Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В составлении объяснительных записок очень важно быть внимательным и не допускать ошибок. Не редко бывают случаи, когда правильные объяснения позволяют избежать наказания или же наоборот — неграмотные пояснения могут усугубить ситуацию. Даже малейшие ошибки в пояснениях могут повлечь за собой ситуации, когда всплывают несколько систематических нарушений, а значит они караются более строгим наказанием.
Пример пояснительной записки кадровика
Главному бухгалтеру
Антоновой Е.П.
Объяснительная записка
25.03.2021 года я, Кузнецова Ю.В., начальник кадровой службы, провела неправильное начисление заработной платы охраннику Пальцеву В.К. Ошибка в проведенных мной расчетах повлекла за собой уменьшение положенной к выплате суммы заработной платы. Из-за этого Пальцев В.К. недополучил зарплату в размере 1000 рублей (одной тысячи рублей).
Свою ошибку я совершила неумышленно. Из-за огромной загруженности была допущена неточность во внесении данных в таблицу для расчета, что повлекло за собой неверное начисление заработной платы. Свою вину в случившемся я осознаю. Впредь обещаю более внимательно относиться к своим должностным обязанностям и сосредотачивать свое внимание только на работе.
26.03.2021 года (Кузнецова Ю.В.)
Образцы объяснительных записок
Лучше всего следователь таким правилам:
- писать кратко. Длинные рассказы могут ввести в заблуждение. Часто бывает, что длинные истории влекут за собой длинные приказы о дисциплинарных взысканиях;
- писать лучше всего лишь актуальную информацию, касающуюся строго определенного случая, чтобы руководителю не пришлось читать лишнюю предысторию, не относящуюся к делу. Сразу переходите к сути дела, т.е. к моменту совершения проступка;
- постарайтесь максимально разъяснить всю ситуацию своему руководителю. Никто не запрещает вам доказывать свою невиновность;
- объективность тоже должна быть учтена. Не стоит снимать с себя вину, если, например, вы не были на работе из-за того, что переборщили со спиртным. Если для защиты нет объективных аргументов, легче признать вину;
- во время написания объяснительной записки не стоит уделять внимание красоте, лучше сделать упор на простоте. Чем сложнее предложения, тем хуже будет текст для восприятия;
- хорошее пояснение — краткое пояснение. Все просто, понятно и без бессмысленных слов;
- грамматические и стилистические ошибки, кляксы, перечеркивания, неразборчивое написание и даже испачканная бумага навряд ли помогут руководителю принять нужное вам решение.
Поговорим о правовой базе
Статья 193-я ТК РФ указывает, что объяснительная записка должна быть написана работником до того, как к нему могут быть применены дисциплинарные меры (издан приказ о невыполнении должностных обязанностей). На составление и подачу ее ему дается два дня. В случае невыполнения указанного действия может быть сформирован соответствующий акт.
Важно понимать, что при отсутствии официальных объяснений ответственности за нарушение избежать всё равно не удастся. Если работник не использует свое законное право оправдаться, это остаётся его личной проблемой.
Кроме того, данный документ упоминается в статье 247-й ТК РФ. В ней закреплено положение, согласно которому, в случае нанесения ущерба для выяснения причины случившегося требование ко всем причастным лицам предоставить письменные объяснения является законным и обязательным. В случае отказа от написания документа или передачи работодателю составляется соответствующий акт. Но официальной формы данного документа (пояснительной записки) на законодательном уровне так и не утверждено.
Особенности составления
Как и любой документ, относящийся к внутреннему документообороту, объяснительная записка составляется на имя директора предприятия на чистом белом листе формата A4. В случае наличия утвержденного на предприятии бланка составления записки – составляется на нем.
В тексте объяснительной четко, кратко и ясно описывается суть проблемы, причина, по которой произошел тот или иной инцидент, его последствия. Указываются и обстоятельства, ставшие причиной возникновения ситуации. Желательно также указать, что вы осознаете свою вину и впредь постараетесь быть внимательнее.
В конце документа указывается дата составления, ставится подпись составителя.
После написания и подачи на рассмотрение, документ регистрируется кадровиком или секретарем директора.
Как составить объяснительную записку (пошаговая инструкция, примеры)
Чтобы добросовестный работник не запутался в расчете данного срока, лучше сразу указывать в требовании конкретную дату, до которой объяснительная записка должна быть предоставлена. Сюда можно добавить и конкретное подразделение / должностное лицо, которому она должна быть отдана (см. второй абзац текста требования из Примера 1). Адресат объяснительной записки (на чье имя она составляется, например, генеральный директор) и лицо, которому ее следует передать (например, секретарь или начальник кадровой службы), скорее всего, будут разными людьми. Если бы требование о даче письменных объяснений предъявили работнику в пятницу 05.09.2014, а суббота и воскресенье у него – выходные дни (т.е. в расчете 2-дневного периода не участвуют), то срок своевременного представления объяснительной записки истечет только во вторник 09.09.2014.
Объяснительная записка составляется по письменному требованию руководства. После обнаружения проступка работника руководитель в этот же день должен предъявить своему сотруднику требование о предоставлении разъяснений случившего в письменном виде.
При этом в требовании желательно запросить виновника инцидента поставить подпись либо напротив даты получения уведомления, либо напротив пункта об отказе писать объяснительную записку. Таким образом будет документально установлена точная дата получения работником требования.
На написание объяснительной законодательством отводится два рабочих дня. Срок этот отсчитывается не со дня совершения проступка, а со дня получения работником требования. При этом важно понимать, что считаются именно рабочие дни, а не календарные.
Например, сотрудник получил уведомление в пятницу, соответственно свою записку с изложением произошедших событий он должен сдать руководству во вторник. Если бы он получил требование в понедельник, то сроком сдачи объяснительной будет являться среда.
Что необходимо указать в объяснительной
Обязательно в данном документе должно содержаться кто его составил и кому он адресуется. Работнику надо указать свои данные так, чтобы работодатель смог его идентифицировать (Ф.И.О., должность, структурное подразделение).
Вам будет интересно:
Уведомление работника о сокращении штата: как составить, в какие сроки направляется
В тексте объяснительной нужно отразить точную дату и время, когда работник не осуществлял свои трудовые обязанности. Если у него есть уважительные причины, то их нужно обязательно здесь указать и при необходимости подтвердить соответствующими документами.
В этом документе работник может оценить свои действия, и признать себя либо виновным, либо невиновным. Также желательно, чтобы сотрудник записал в этом документе свое отношение к случившемуся и к возможности привлечения его к ответственности.
Если работник считает себя виноватым, то ему рекомендуется в объяснительной указать, что в будущем случившееся не повторится.
Внимание! При составлении объяснительной желательно отразить все факты как можно более подробно, но придерживаясь лаконичной формы.
Юридическое значение объяснительных записок
Статья №193 Трудового Кодекса (ТК) РФ обязывает руководителя перед принятием решения о степени виновности и мере наказания работника получить его письменные объяснения, которые непременно должны учитываться в процессе служебного расследования.
Объяснительная записка наделена большим юридическим значением, ведь она позволяет:
- объективно и всесторонне оценить ситуацию;
- выявить виновных в происшествии;
- принять меры по предупреждению подобной ситуации в будущем;
- исключить дальнейшие трудовые споры, основанные на искажении фактов;
- справедливо наказать (или отменить наказание) виновного.
Для предоставления руководителю юридически ценного документа необходимо соблюдать все правила и нормы при его оформлении. Доказательной силы с юридической точки зрения записка не имеет и носит информационный характер.
Что будет в случае отказа сотрудника писать объяснительную
Подчиненный правомочен отказаться от предоставления объяснений, причем наказания и ДВ за это не предусматривается. Руководство не вправе принуждать и заставлять подчиненного оформлять записку. Однако подобное сопротивление не освобождает служащего от ответственности за «необъясненное» нарушение.
В подобном случае руководителем составляется акт об отказе сотрудника предоставить письменные объяснения, подписанный двумя свидетелями.
Итак, запросить объяснительную записку – обязанность руководителя, написать или отказаться от ее составления – право работника. Отказ никоим образом не может расцениваться в качестве дисциплинарного проступка или нарушения ТК.
Отказаться от составления документа можно, но не совсем разумно. Спрятав «голову в песок» проблемы не решить, и велика вероятность усугубления ситуации.
Гордое молчание в этом случае может быть расценено так, как будто проступок работником совершен намеренно и умышленно по причине строптивого характера. Объяснения с приложенными доказательствами невиновности или уважительных причин помогут сгладить ситуацию и избежать взысканий.
Если отношения натянуты до предела и разгорелся конфликт, обеим сторонам рекомендуется обезопасить свою позицию. Работодателю составлением письменного запроса объяснений, подчиненному – их предоставлением в положенный срок, желательно завизировать или зарегистрировать второй экземпляр и оставить себе.
Объяснительная на тему почему не выполнен показатель
Образец объяснительной записки об отсутствии на рабочем месте Пример: Вообще, в соответствии с законодательством, отсутствие на рабочем месте без уважительной на то причины более 4 часов считается прогулом, вслед за которым может последовать увольнение либо другое дисциплинарное взыскание. Причины такого отсутствия могут быть серьезными и уважительными, поэтому объяснительная записка в этом случае поможет работнику оправдаться перед руководителем. Прежде чем приступать к написанию подобного рода объяснительной, нужно тщательно проанализировать обоснование своего отсутствия.
- Посередине бланка пишется: «объяснительная записка»;
- В описательной части расписываются обстоятельства и причины, которые привели к невыполнению служебных обязанностей;
- В конце документа ставится дата и подпись сотрудника.
- Обратите внимание! Если есть необходимость, к записке можно приложить доказательства своей невиновности или только частичной вины. Если в дисциплинарном нарушении есть не только ваша вина, то следует упомянуть о других участниках инцидента, однако прямо обвинять кого-то не стоит. Образец записки Для лучшего понимания, что такое объяснительная по поводу невыполнения служебных обязанностей, приведем образец такого документа: Директору кредитно-потребительского кооператива «Солнце Антонову В. М.
Генеральному директоруООО «МИА-СПА » Малиновской Н. С. администратора Ромашкиной В. П. ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКАо невыполнении плана продаж За сентябрь 2021 года спа-салоном «Миа не выполнен план продаж услуг, выполнение составляет около 70%. Я, администратор салона «МИА Ромашкина Валентина Павловна, проанализировав возможные обоснования такого положения вещей, пришла к следующим выводам относительно причин: Требования к оформлению и срокам выполнения Объяснительная записка – это один из видов документов, дающий понять должностному лицу, имеющему все полномочия к руководству, причины невыполнения заданной работы, а также факты нарушения трудового порядка. Записки объяснительного типа могут использоваться и как сопроводительные сообщения к различной документации (планам и отчетам).
Как правильно написать объяснительную записку
- отсутствие на рабочем месте;
- совершение ошибки в работе, несоблюдение должностной инструкции;
- невыполнение рабочего плана;
- в налоговую службу;
- от кассира;
- в детский сад;
- в университет;
- классному руководителю в школе;
- отсутствие на родительском собрании.
- Оправдательная — содержит информацию, которая объясняет собственное поведение, совершение какого-либо действия или, наоборот, бездействия.
- Объяснительная — сотрудник объясняет действия, от него не зависящие, которые совершили другие лица, или они сложились по определенным обстоятельствам.
Примеры и типичные ошибки
Панацеи от неправильного заполнения не существует, поскольку работодатели различаются по требованиям, выделению главного и второстепенного, однако примеры объяснительных записок о нарушениях, содержащих типичные ошибки можно разбить по группам:
- Перекладывание ответственности на работодателя или представителей предприятия при явном признании вины с формулировкой:
- «опоздал, поскольку вчера задержался по просьбе конкретного сотрудника», — фраза, перечёркивающая личную благодарность человека за задержку и не дающая положительных «баллов» со стороны руководства;
- «конкретного задания не выполнил в срок ввиду накладки с отпусками работников отдела, которым положено выполнение данной работы по должностным инструкциям», — формулировка, ставящая в двусмысленное положение руководство, подписавшего на отпуска соответствующие приказы;
- «проигнорировал запланированную встречу с контрагентом, поскольку подобного рода поручения не входят в круг моих должностных обязанностей», — фраза, подставляющая сотрудника, который поручил встретиться и правила внутреннего распорядка, исключающие чёткое установление иерархии и субординации;
- «не представил отчёт своевременно или допустил ошибку в связи с накопившейся усталостью от работы в авральном режиме, и невозможности использовать в силу производственной необходимости накопившиеся отгулы», — формулировка, намекающая на неправильно установленный режим времени труда и отдыха.
- Множественное число с формулировкой типа: «мы не предоставили…», «впредь обязуемся не допускать подобных нарушений», поскольку даже при поступлении обезличенной жалобы, объяснительная записка остаётся документом, составляемым от первого лица.
Можно ли не писать записку и чем это грозит?
Как уже было упомянуто, обязательным данное действие не является. В написании ее в первую очередь заинтересован сам работник в целях положительного решения разрешения ситуации. Статьи 193-я и 246-я Трудового кодекса предлагают отказ от предоставления объяснительной зафиксировать при помощи специального акта. Но шансы избежать наказания при этом, естественно, значительно уменьшаются. Других конкретных последствий отказ от написания не несет.
Лишая себя возможности высказать личное мнение и предоставить свое видение ситуации, чаще всего вы не добьетесь смягчения дисциплинарного взыскания (например, отмены выговора за невыполнение должностных обязанностей). Ведь любому руководителю подобный отказ покажется нежеланием признавать собственную вину или ошибку, особенно в тех случаях, когда она очевидна.
Объяснительная записка — это внутренний документ организации, который объясняет определенные действия или происшествия.