Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кадровое делопроизводство–пошаговая инструкция, с чего начать документооборот». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий.
Шаг 1. Назначение кадровика
Вся деятельность предприятия регламентируется законодательством, поэтому нужно хорошо ориентироваться в Трудовом кодексе и нормативных актах — ведь в будущем придется выполнять следующие задачи:
- вести документацию по приему, увольнению и переводам персонала на другие должности;
- составлять приказы, договоры, положения, заявления;
- заниматься трудовыми книжками;
- вести личные дела работников;
- работать с больничными, отпусками и декретами;
- готовить документацию для начисления пенсии, пособий и компенсаций;
- вести воинский учет;
- работать с архивом;
- выявлять причины текучки кадров.
Кто ответственен за ведение кадрового документооборота в организации с нуля
Нет законом предусмотренного обязательного единого органа, который брал бы на себя всю ответственность. На деле обязанности возлагаются на лицо или отдел в зависимости от того, каков объем предприятия. Начнем с примера самого скромного дела – ИП. В таком случае обычно руководитель сам приводит отбор на место, руководит каждым рабочим и, когда приходит на то время или обстоятельства, рассчитывает его. Иногда такая задача может быть возложена на помощника.
А остальные варианты более характерны для крупных организаций – от ООО и больше. В них, может быть, ответственность распределена на:
- подразделение – отдел кадров или на самостоятельного сотрудника, кадровика;
- отдельно взятого работника,который имеет другую специальность. Таким образом, это может быть дополнительная нагрузка (оплачивается соответственно), например, к бухгалтеру или к юристу;
- стороннюю аутсорсинговую фирму. Есть организации, предоставляющие временные услуги. С ними можно подписать договор, согласно которому они удаленно будут поддерживать кадровое производство, а при необходимости приходить. Но стоит учесть, что есть задачи, которые не имеет право делать человек со стороны. Например, это заполнение и ведение трудовых книжек.
Компания «Business-result group» предлагает услугу по нахождению лучшего решения по управлению персоналом. Проводится аудит всей системы, находятся наиболее эффективные способы для менеджмента.
Кадровый учет в организации: пошаговая инструкция
Когда мы предлагаем воспользоваться нашими рекомендациями и ниже перечисленными этапами, мы говорим о двух случаях.
- Когда вы уже являетесь руководителем фирмы, но понимаете, что набор персонала ведется «кое-как», то есть нет определенной системы, а все документы хранятся в хаотичном порядке. Сперва необходимо заказать аудит, выявить ошибки и нарушения, которые стоит устранить, а только после этого следует начать восстанавливать всю систему с нуля.
- Вы только начинаете предпринимательскую деятельность или в случае в ИП вы нанимаете первого сотрудника – с его появлением сразу следует организовать делопроизводство.
Теперь перейдем непосредственно к шагам.
Что делать в первую очередь
Сохраняйте спокойствие. Для начала расчистите стол и полки в шкафах.
Возьмите несколько десятков картонных регистраторов типа «Корона».
Подпишите их, для начала — карандашом, в соответствии со списком кадровых документов, которые должны быть в любой организации (его я привожу ниже).
Сделайте из этого списка чек-лист и начните разбирать документы по папкам, найдете обязательные — отмечайте в чек-листе.
За каждое нарушение трудового законодательства КоАП РФ предусматривает штрафные санкции:
- Для должностных лиц — 1000–5000 руб.
- Для предпринимателей — 1000–5000 руб.
- Для юридических лиц — 30 000–50 000 руб.
Какие еще ошибки может обнаружить инспектор ГИТ при проверке организации работы по кадровому учету
Государственная инспекция по труду периодически устраивает выездные проверки. Организации дается десять дней, чтобы подготовиться.
Ошибки, которые чаще всего выявляются при проверке, приведены в таблице.
|
Ошибка |
Как исправить |
|
В правилах внутреннего трудового распорядка отсутствует информация об ответственности работодателя. |
Частота выявления такой ошибки при плановой проверке 90 %. Исправить ее можно, издав новые ПВТР, в которых будет присутствовать глава о дисциплинарной и материальной ответственности руководителя. |
|
Работники не ознакомлены с ЛА, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. |
|
|
В документах нет информации об индексации заработной платы. |
Разработка дополнительных соглашений к трудовым договорам. |
|
Игнорирование мнения профсоюзов при разработке ЛА. |
Создание нового документа. |
|
В ПВТР не прописан второй выходной день и/или дни выплаты зарплаты. |
|
|
Отсутствие информации в трудовом договоре об окладе сотрудника, районном коэффициенте, процентной надбавке для трудящихся на Крайнем Севере. |
|
|
В трудовом договоре не указаны СОУТ. |
Если специальная оценка условий труда была произведена, это должно быть отражено в договоре. В противном случае стоит внести фразу «Условия труда определит СОУТ, она будет проведена в установленные законодательством сроки». |
|
Табель учета рабочего времени заполнен неверно: отсутствуют сведения о работе в сверхурочное время и праздничные дни, неправильно указана продолжительность рабочего дня, нет информации о прогулах и опозданиях. |
Создание корректирующего листа и внесение в него правильных сведений. |
|
Неправильно оформленный график отпусков: не отражен перенос, не зафиксирован факт ознакомления работника с приказом за 2 недели до отпуска, не учтены льготные категории, неправильно разделен отпуск (одна часть должна длиться не менее 14 дней). |
Создание нового графика, формирование уведомлений об отпуске (должны быть подписаны сотрудниками). |
|
Отсутствие инструкции по охране труда для сотрудников, работающих на ПК |
Работодатели нередко забывают, что при работе за компьютером более четырех часов необходимо соблюдать правила охраны труда. Должны быть разработаны соответствующие инструкции, а сотрудники под подпись ознакомлены с ними. |
Документы кадрового учёта
Единого перечня кадровых документов, обязательных для всех компаний, законодательством не предусмотрено. Существуют только отдельные документы, ведения которых требует Трудовой кодекс РФ. Кроме того, есть кадровые документы, которые могут запросить контролирующие ведомства: трудовая инспекция, налоговая, прокуратура и другие госорганы. Поэтому их ведение тоже является обязательным
Перечень обязательных документов зависит от размеров бизнеса. Например, микропредприятия могут вести упрощённый кадровый учёт. Это значит, что организации микробизнеса освобождены от необходимости оформления ряда локальных нормативных актов.
В общий список обязательных кадровых документов входят:
- трудовые договоры и допсоглашения к ним;
- трудовые книжки;
- личные дела;
- личные карточки;
- приказы (о приёме на работу и об увольнении, о предоставлении ежегодного отпуска или отпуска за свой счёт, о премировании или применении дисциплинарного взыскания и другие);
- штатное расписание и ЛНА о внесении в него изменений;
- графики отпусков и уведомления персонала об отпусках;
- командировочные документы;
- табели по учёту рабочего времени работников;
- должностные инструкции;
- положение об оплате труда;
- расчётный лист;
- согласие на обработку персональных данных и др.
Должность специалиста по кадровому учёту является во многом начальной, но и она требует стремиться к дальнейшему развитию:
-
Читайте и занимайтесь по книгам. Вам надо поддерживать актуальными свои знания в сфере законодательства и кадрового делопроизводства. А различные самоучители помогут подготовиться к дальнейшему росту по карьерной лестнице.
-
Ищите программы повышения квалификации. Ваша должность при желании даёт перспективы дальнейшего движения. Изучайте новые тренды, к примеру, решения для автоматизации, тот же электронный документооборот. Они помогут упростить вашу работу и повысить её продуктивность.
-
При любом опыте, специалисту важно иметь практику. Обеспечит её трудоустройство по профилю. Если вы начинающий специалист, вам будет полезно пройти стажировку.
Кто должен заниматься кадровым учетом
В зависимости от численности штата компании и ее финансовых возможностей, организацией кадрового делопроизводства могут заниматься как отдельные ее сотрудники, так и обособленные структурные подразделения. Вести кадровый учет могут:
- Непосредственный руководитель предприятия. Чаще всего такой способ применяется в молодых компаниях с небольшой штатной численностью (до 20-25 человек).
- Специалист по ведению кадрового делопроизводства. Сотрудник может быть принят на работу с оформлением трудового договора или по договору аутсорсинга.
- Сотрудник штата по совместительству. Нередко обязанности по ведению кадрового учета возлагаются на имеющихся сотрудников – бухгалтера, секретаря, офис-менеджера и др. При выборе такого варианта крайне важно оформить совместительство в соответствии с ТК РФ ( статьями 60.2 и 151) – необходимо получить письменное согласие работника на выполнение дополнительных обязанностей, назначить ему соответствующую доплату, а также проследить, чтобы выполнение дополнительной работы не привело к увеличению продолжительности трудового дня.
- Кадровая служба. Это специальное подразделение, которое создается специально для решения вопросов, связанных с кадровым делопроизводством.
Подводя итог данной статье, стоит отметить, что кадровый учет и управление персоналом – это взаимосвязанные процессы, где от качества организации первого будет полностью зависеть кадровая политика предприятия.
Упускать из виду кадровые вопросы нельзя ни в коем случае, ведь от них зависит не только деятельность организации, но чаще всего и судьбы работников. Стоит только представить себе, как возмущены те люди, которые не могут получить свою заслуженную пенсию или какую-либо другую выплату из-за некачественного исполнения своих обязанностей кадровиком.
Рассмотрев вопрос о том, как правильно организовать кадровый учет с нуля пошагово, можно приступать к реализации программы по налаживанию этого процесса на предприятии. Самое главное – не пренебрегать рекомендациями Трудового Кодекса, постановлениями Министерства труда, Госкомстата, Росархива и других государственных ведомств.
После того как все кадровые процессы внутри были налажены, не стоит упускать их из виду. Важно помнить о том, что работников, которые занимаются учетом кадров, хотя бы изредка следует направлять на курсы кадрового делопроизводства, для повышения их квалификации. А также следует проводить плановый аудит процессов учета в области кадров. Это поможет поддерживать на должном уровне работу в данном направлении.
Основы КДП — что важно знать
Работники, впервые столкнувшиеся с этой аббревиатурой, могут задаться вопросом: что такое восстановление КДП. Этим термином кадровики называют процесс, направленный на исправление ошибок и недочетов, допущенных при ведении кадрового делопроизводства. Оформление всех кадровых бумаг должно происходить согласно нормам и правилам действующего трудового законодательства, но не все компании уделяют этому достаточное внимание.
После того как мы разобрались с тем, КДП — что это в кадрах, рассмотрим ситуации, когда восстановление кадрового делопроизводства необходимо:
- в организации отсутствует специалист по ведению кадрового делопроизводства;
- грядет проверка деятельности фирмы контролирующими органами;
- если нередко возникают трудовые споры с работниками и т. д.
Составление инструкции по кадровому делопроизводству
Инструкция КДП – что это? Фактически это подробное руководство по организации отдела или службы кадров и ведению дел в них. Руководитель организации назначает лицо, ответственное за разработку этого документа. Как правило, этим занимается начальник отдела кадров, юрист или главный бухгалтер. Также инструкцию по КДП может составить и сам руководитель организации (такое зачастую практикуется в небольших компаниях). Когда инструкция готова, ее необходимо утвердить приказом директора или управляющего, а также заверить подписями всех заинтересованных должностных лиц. Все сотрудники знакомятся с инструкцией под личную подпись.
Основные вопросы, регулируемые данным документом:
- перечень обязательных кадровых документов организации;
- порядок подготовки документов, которые регулируют трудовые взаимоотношения;
- правила оформления кадровой документации;
- порядок документооборота в кадровой службе;
- контроль выполнения документов;
- порядок передачи дел из ОК в архив.
Часто задаваемые вопросы
Организация кадрового учета имеет определенные тонкости и нюансы:
| Порядок восстановления | Процедура не отражена в законодательстве.
Обычно она состоит из следующих шагов:
|
| Особенности у ИП с наемными работниками | Предприниматель принимает персонал на работу по стандартному сценарию.
Договор заключается в несколько этапов:
|
| Ведение на малом предприятии |
|
| Упрощение учета на микропредприятиях | Все условия труда закрепляются в соглашении с работником. В 2020 году руководители данных компаний и ИП вправе отказаться от составления локальных нормативных актов. В течение 4 месяцев с момента утраты статуса микропредприятия, руководство обязано оформить «традиционную» кадровую документацию. |
Итак, организация на предприятии кадрового делопроизводства — сложная процедура. Она требует детального изучения нормативной базы и отслеживания всех изменений. Грамотное построение кадрового учета способствует построению трудовых отношений в рамках законодательства. Для подготовки кадровика работодатель может воспользоваться услугами специализированных компаний.
Кадровый учет в организации: пошаговая инструкция
Когда мы предлагаем воспользоваться нашими рекомендациями и ниже перечисленными этапами, мы говорим о двух случаях.
- Когда вы уже являетесь руководителем фирмы, но понимаете, что набор персонала ведется «кое-как», то есть нет определенной системы, а все документы хранятся в хаотичном порядке. Сперва необходимо заказать аудит, выявить ошибки и нарушения, которые стоит устранить, а только после этого следует начать восстанавливать всю систему с нуля.
- Вы только начинаете предпринимательскую деятельность или в случае в ИП вы нанимаете первого сотрудника – с его появлением сразу следует организовать делопроизводство.
Теперь перейдем непосредственно к шагам.
Готовимся к 2021 году: кадровые мероприятия
Производственный календарь на январь 2021 с изменениями
Обязательные кадровые документы
Производственный календарь на 2021 год
Праздники в 2021 году. Как отдыхаем?
График отпусков на 2021 год
Трудовые отношения между работником и работодателем начинаются с документов, сопровождающих прием на работу. Каким будет оформление документов при приеме на работу в 2021 году, расскажем в нашей статье.
Закон не содержит однозначный ответ относительного того, необходим ли такой документ или нет. Прямое указание в тексте нормативных актов отсутствует.
Вместо этого на работодателя возложен ряд обязанностей в сфере кадрового, бухгалтерского делопроизводства, невыполнение которых является нарушением.
Так, ст. 21 ТК РФ определяет право администрации предприятий создавать внутренние (локальные) правовые акты, которые призваны упорядочить определенные правоотношения внутри компании, ввести своеобразные алгоритмы, обеспечить однообразие действий.
Инструкция по кадровому делопроизводству – это локальный правовой акт, разрабатываемый и утверждаемый предприятием в целях оптимизации действий, выполняемых в процессе приёма кандидатов на должность, увольнения, оформления отпусков и других операций по работе с персоналом.
Инструкцией обычно предусматривается:
- Круг лиц, ответственных за ведение кадрового делопроизводства (если компания располагает филиалами, следует указать, каким образом оформляются процессы в них, как подразделение должно взаимодействовать по вопросам управления персоналом).
- Алгоритм операций, то есть что необходимо сделать, к примеру, в случае прогула работника и т.д.
- Перечень внутренних, типовых документов, примеры их заполнения.
Обычно управление персоналом осуществляется отделом кадров предприятия. Наряду с рассматриваемой инструкцией должно быть утверждено положение данного подразделения, должностные инструкции кадровых работников.
При осуществлении кадрового делопроизводства инспекторы должны выполнять, прежде всего, условия трудового договора и ДИ. Рассматриваемая инструкция выступает не рекомендательным, а обязательным документом, следовать которому обязан каждый сотрудник.
- Специалист по кадрам
- Менеджер по персоналу
- Рекрутер
- Директор по персоналу
Курс соответствует требованиям профессионального стандарта «Специалист по управлению персоналом», утв. приказом Минтруда РФ от «06» октября 2015 г. № 691н!
На занятиях курса «Кадровая работа в современной организации. Уровень 2. Организация кадрового делопроизводства» Вы познакомитесь с требованиями к работе с кадровыми документами в 2021 году, приобретёте знания и практические навыки по организации работы с документами, регулирующими трудовые отношения, а также особенностями ведения электронного документооборота.
За время учёбы вы выполните сквозной учебный проект и создадите портфолио из своих работ.
Вы будете иметь на руках весь необходимый материл на бумажном носителе и в электронном виде.
Во время обучения вы познакомитесь с уникальными специалистами и экспертами, новые полезные знакомства и связи, получите индивидуальную обратную связь по своим кейсам от преподавателя, который поможет проанализировать каждую задачу и найти выход из сложившейся ситуации.
Между занятиями вы самостоятельно выполните практикумы и решите учебные кейсы. У вас будет возможность обменяться мнениями с другими слушателями, поделиться впечатлениями и получить подробную консультацию от преподавателя в специально созданной для этого группе в Microsoft Teams.
И конечно, по окончании курса Вы получите весомый документ, уважаемый работодателями.
Кроме того, вам предоставят доступ к закрытому HR-клубу слушателей и выпускников, где и после окончания обучения вы сможете обсудить интересующие вас темы, задать вопросы и получить на них профессиональные ответы.
Специалисты, обладающие знаниями и навыками, которые формирует курс «Кадровая работа в современной организации. Уровень 2. Организация кадрового делопроизводства», в настоящее время крайне востребованы и пользуются уважением работодателей. Реальные истории наших выпускников подтверждают это.
Пройдя обучение, Вы углубите свои знания, получите новые навыки и поднимитесь на новую профессиональную ступень!
- Выполнять требования к оформлению документов в 2021 г.
- Оформлять номенклатуру дел кадровой службы
- Вести электронный документооборот
- Работать с локальными нормативными актами
- Регламентировать технологию работы с кадровыми документами с помощью локальных нормативных актов по кадровому делопроизводству (инструкция по кадровому делопроизводству, табель форм документов и др.)
- Учитывать особенности ведения трудовых книжек в 2020, 2021 гг.
- Вносить изменения в документы по личному составу
- Регистрировать, учитывать и хранить документацию по персоналу
- Прошивать многостраничные документы, журнальные формы
- Систематизировать, хранить, подготавливать документы к архивному хранению
Специалисты, обладающие этими знаниями и навыками, в настоящее время крайне востребованы.
Большинство выпускников наших курсов делают успешную карьеру и пользуются уважением работодателей.