Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как сделать возврат по онлайн-кассе — подробная инструкция и рекомендации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Возврат по онлайн-кассам происходит иначе, чем возврат на ККТ старого типа. Как технически провести процедуру возврата зависит от модели вашей онлайн-кассы и ее возможностей, а также программного обеспечения и версии прошивки.
Покупатель должен прийти с чеком и паспортом. Если речь идет о взаимодействии между кассиром и покупателем, товарные возвраты через онлайн-кассы начинаются с оформления заявления. Покупатель пишет заявление в произвольной форме, однако в нем обязательно должны быть зафиксированы его ФИО, паспортные данные, причина отказа от покупки, стоимость покупки, дата обращения и подпись.
Некоторые магазины заранее печатают бланки таких заявлений, чтобы избежать ошибок при оформлении. После того, как покупатель заполнил бланк, кассир обязан сверить корректность указанных в заявлении паспортных данных и реквизитов чека.
Многие предприниматели задаются вопросом: как оформлять возвраты по онлайн-кассам, если чек не сохранился, например, был покупателем потерян. В этом случае необходимо восстановить сведения о покупке с фискального регистратора и указать в заявлении, что чек утрачен.
Чтобы надежно сохранить все сведения о проведенных покупках, рекомендуем приобрести кассовый аппарат АТОЛ 25Ф. Этот фискальный регистратор полностью соответствует требованиям 54-ФЗ и отличается сверхбыстрой скоростью печати — до 250 мм/сек.
Обратите внимание, что забирать чек у покупателя не нужно (хотя многие это делают), достаточно сделать копию. Написанное покупателем заявление на возврат денег является для ФНС действенным подтверждением того, что деньги действительно были возвращены клиенту, а не были изъяты предпринимателем с целью избежания налогов.
Как на онлайн-кассе оформить частичный возврат?
Если клиент хочет обменять или вернуть продавцу не все приобретенные позиции, тогда работник обязан провести по онлайн-кассе частичный возврат, также как делает это при обратном получении всей покупки. Только в фискальном документе сотрудник указывает не всю ранее уплаченную сумму, а только стоимость изделий, которые поступают обратно в магазин.
Как сделать возврат по онлайн-кассе день в день?
Если возврат товара происходит день в день (в ту же смену, когда была оформлена продажа), тогда ответственный работник проводит по онлайн-кассе соответствующую операцию — формирует и печатает стандартный чек с признаком расчета «возврат прихода».
Что делать при отсутствии денег в кассе?
Бывают случаи, когда клиент обращается к кассиру с возвратом товара сразу после инкассации. При этом отсутствует чисто физическая возможность выдать ему деньги.
Если подходить к ситуации формально, то у магазина есть 10 дней для выполнения предъявленных требований. Клиент может написать заявление о возврате и прийти за деньгами в другое договоренное время. Всё будет законно.
Предприниматели могут предусмотреть и более лояльные для покупателя варианты действий. Всё зависит от специфики работы магазина и квалификации бухгалтеров. Деньги могут быть перемещены с другой кассы или взяты подотчет у собственных работников. Конечный вариант зависит от желания администрации выполнить требования покупателя законно и в минимальные сроки.
Как на онлайн-кассе оформить частичный возврат?
Если покупатель желает вернуть продавцу либо обменять не все приобретенные им товары, а только часть из них, продавец должен оформить обратный возврат по онлайн-кассе, указав в фискальном документе вместо всей уплаченной клиентом суммы только стоимость того товара, который возвращается в магазин.
Если покупатель обнаруживает недостатки у части приобретенных им товаров, он имеет право попросить продавца снизить их стоимость. В данном случае продавцу необходимо выполнить следующие действия:
- оформить на всю стоимость покупки возвратную квитанцию;
- создать и выдать покупателю документ, в котором будет указана новая цена продукции, а также переплаченная сумма.
Возвращается кредитный товар: как оформлять чеки
Принимая обратно товар, реализованный в кредит, магазин должен проверить, что по каждой транзакции (например, ежемесячной) в счет погашения данного кредита покупателем у него были сформированы:
1. Чек платежа за основную часть кредита (в установленной сумме):
- с признаком «приход» в знакомом нам реквизите «признак расчетов»;
- с признаком «оплата кредита» в другом реквизите — «признак способа расчетов».
Это следует из Правил применения форматов фискальных документов, утвержденных приказом ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@.
2. Чек с «нефискализируемыми» процентами по кредиту — в случае если магазин берет проценты без привлечения услуг банка.
«Приход» процентов не фискализируется (письмо ФНС России от 20.12.2016 № ЕД-4-20/24495). Поэтому на сумму процентов магазин может выдать чек, напечатанный на принтере без фискального накопителя.
А если банк привлечен, то все чеки в подтверждение оплаты кредита он выдаст покупателю сам.
При возврате товара магазин должен сформировать два полноценных фискальных чека:
- первый — чек на возврат на онлайн-кассе по сумме погашенной основной части кредита — с признаком «возврат прихода»;
- второй, на сумму уплаченных процентов — с признаком «расход» и с признаком «полная оплата» в реквизите «признак способа расчета».
Формирование второго чека обусловлено тем, что денежные средства по возврату процентов покупателю так или иначе будут выдаваться на руки.
Как сделать возврат прихода по онлайн-кассе на законных основаниях: документальное оформление
Невзирая на то, что для покупателя алгоритм действий достаточно прост и практически не требует прикладывания усилий, продавцу приходится дополнительно подготавливать немало бумаг, чтобы в последующем не возникло проблем с налоговой службу. Среди них могут быть:
-
Фискальные документы, то есть созданные непосредственно на ККТ. К ним относятся все кассовые чеки, в том числе те, что были сделаны с целью коррекции сведений.
-
Оправдательные – подтверждающие правомерность совершения процедуры. Ими могут стать заявление от покупателя, акт сдачи приобретенного ранее изделия, гарантийное письмо.
-
Кассовые, которые создаются для учета всех сделок, проводимых в торговой точке. К ним относятся приходные и расходные бумаги, кассовая книга.
С внедрением нововведений в законы о торговой деятельности формировать подобные отчеты стало проще, так что делать это следует в обязательном порядке, что в случае необходимости предоставить в налоговую службу.
Кому необходима онлайн-касса и ОФД
На сегодня наличие подобной кассы ОФД, контролирующей в удалённом режиме объём выручки и полноту уплаты налогов, необходимо всем юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям. Исключением остаются следующие категории:
ИП, занимающиеся продажей театральных билетов и абонементов;
ИП, сдающие в аренду жилую недвижимость в многоквартирных домах;
ИП и юрлица, реализующие бахилы;
организации сферы образования;
организации сферы физкультуры и спорта;
организации сферы культуры и досуга;
ТСЖ и жилищные кооперативы для приёма оплаты за услуги ЖКХ и иные в рамках уставной деятельности.
Документы, необходимые для оформления возврата денежных средств
| Возврат товара | День в день | На следующий день и позже |
| Старая ККТ | 1. Покупатель должен предъявить чек или любой другой документ подтверждающий факт покупки;
2. Оформление накладной по форме в двух экземплярах, один для продавца (как основание для корректировки кассовой операции), для покупателя – основание для получения денег обратно; 3. Возврат денег производится до конца рабочего дня из того же кассового аппарата, который напечатал чек о совершенной покупке; 4. При закрытии ККТ в конце дня должен быть составлен акт о возврате денег по форме КМ-3; 5. Внести запись в кассовый журнал. |
1. Покупатель должен предъявить чек или любой другой документ подтверждающий факт покупки, а также паспорт;
2.Покупатель должен написать заявление от своего лица с указанием паспортных данных, при этом данные о приобретенном товаре в данном заявлении может указать продавец (код товара, дата покупки, цена, размер); 3. Оформление накладной по форме в двух экземплярах, один для продавца (как основание для корректировки кассовой операции), для покупателя – основание для получения денег обратно; 4. Возврат денег производится в течение трех рабочих дней после оформления возврата через главную кассу организации; 5. Деньги выдаются на основании расходно-кассового ордера. |
| Новая ККТ | 1. Оформление возврата производится одинаково независимо от дня возвращения товара;
2. Покупатель должен предъявить чек или любой другой документ подтверждающий факт покупки, а также паспорт; 3. Продавец должен выбить новый чек с признаком расчета «возврат товара»; 4. Деньги возвращаются из главной кассы организации на основании расходно-кассового ордера. |
Последовательность проведения возврата по онлайн-кассе
Особенности оформления процедуры зависят от того, что стало причиной для возврата. Если он производится для того, чтобы исправить ошибку кассира, то сделать его нужно в тот же день.
Чтобы исправить ситуацию, когда допущена ошибка в цене или количестве товара, нужно сформировать чек «Возврат прихода», а затем распечатать новый с правильными данными. Кассир выдает корректный фискальный документ и денежную разницу покупателю. В этом случает запрашивать у клиента ничего не требуется.
Для того чтобы у специалистов налоговой не возникало вопросов о правомерности действий кассира, ему необходимо написать служебную записку, указав информацию о чеке, оформленном с ошибкой и подтвердив то, что после это были сформированы еще два чека. К записке нужно прикрепить чеки: неправильный и сформированный с целью возврата средств.
Такие манипуляции можно провести очень быстро на смарт-терминале Эвотор 5. Интуитивно-понятный интерфейс позволяет легко разобраться в особенностях проведения стандартных операции. Это влияет на скорость процесса обслуживания клиентов.
Для того чтобы вернуть товар покупатель должен прийти с паспортом и кассовым чеком. Первое что ему нужно сделать – это написать заявление в произвольной форме, где должны быть указаны его паспортные данные, причина отказа от приобретенной продукции, сумма покупки, дата обращения и личная подпись.
В некоторых торговых точках уже имеются заранее подготовленные бланки заявлений, упрощающие процедуру. После получения оформленной заявки кассиру следует сверить указанную информацию с оригиналами документов.
Если фискальный чек у покупателя не сохранился, продавцу нужно будет восстановить данные о покупке с фискального регистратора и указать в заявлении, что чек не сохранился.
Следует помнить, что забирать оригинал фискального чека у заявителя не нужно. Достаточно приложить к заявке его копию. При необходимости подтверждения представителям ФНС того, что деньги действительно возвращены клиенту, а не изъяты с целью уменьшения налогов, достаточно будет предоставить заявление, написанное покупателем собственноручно.
Как оформить чек коррекции
Если по факту в ККТ оказалось больше денег, чем показывает отчет о закрытии смены, вероятно, при проведении каких-то операций не были пробиты чеки либо были указаны неверные суммы. Если чек на операцию есть, но в нем содержится ошибка, можно сделать возврати и пробить правильный чек. Если же операция прошла мимо кассы, нужно сформировать чек коррекции. Иначе ФНС может оштрафовать за неприменение ККТ.
Чек коррекции может быть составлен как на приходные, так и на расходные операции. Коррекция прихода проводится, если фактический объем денежных средств больше указанных в отчете. Чек коррекции расхода, наоборот, нужен для исправления ситуации, когда в кассе оказалось больше выручки, чем должно было быть.
Перед коррекцией нужно составить служебную записку, в которой описать, почему требуется корректировка, а также указать дату и время нарушения.
Основания для возврата
Продавец может принять реализованную продукцию по онлайн-кассе при выполнении следующих условий:
- со дня продажи товара не прошло 14 дней;
- при внешнем осмотре не должны обнаруживаться признаки эксплуатации товара;
- возвращаемый товар должен быть пригодным для дальнейшей реализации (наличие пломб, ярлыков и прочее);
- наличие кассового чека на проданную продукцию.
Потребитель может принести товары в магазин. Причинами для их передачи продавцу на повторную реализацию могут выступать следующие факторы:
- наличие брака, поломки;
- несоответствие требованиям, предъявляемым к эксплуатации;
- несоответствие комплектации, расцветки, размера и прочее.
При отсутствии кассового чека по причине его порчи либо утраты покупатель может привести свидетелей. Они должны подтвердить факт приобретения продукции.
Обратите внимание! Продавец не может отказать потребителю в возврате при отсутствии кассового документа. Сведения о реализации продукции присутствуют в реестре продаж. Кассир может сформировать дубликат чека.
Основываясь на нормативах отечественного законодательства, деньги передаются покупателю на протяжении 10 дней. Но чаще всего они возвращаются в день, когда гражданин приносит приобретенную продукцию для перепродажи после заполнения необходимой документации.
Если надо вернуть товар больших размеров, требующий доставки, то можно поступить одним из нижеперечисленных способов:
- Обратиться в магазин для организации доставки крупногабарита в магазин.
- Лично организовать доставку, а затем письменно потребовать возмещения затрат. Для их подтверждения к заявке следует приложить документацию, подтверждающую расходы.