Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Использование личного автомобиля в служебных целях». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Издержки на ГСМ относятся к производственным, общехозяйственным или коммерческим затратам организации в зависимости от вида трудовой деятельности сотрудника, поэтому компенсация ГСМ — это работа и обязанность сотрудников бухгалтерии. Расходы они признают полностью и отражают проводками.
Оформляем условие о компенсации за использование автомобиля и возмещении расходов, связанных с его использованием
Допустим, при заключении трудового договора стороны договорились, что работник будет использовать свой автомобиль в служебных целях. В таком случае условия о компенсации за его использование и возмещении расходов, связанных с использованием автомобиля, должны быть прописаны в трудовом договоре.
Выглядеть это может следующим образом.
…
5.2. При использовании личного имущества Работника Работодатель обязан выплачивать ему компенсацию. Ее размер определяется соглашением сторон трудового договора и устанавливается приказом руководителя учреждения.
…
В процессе работы заключается дополнительное соглашение, в котором фиксируются точное наименование и марка автомобиля, реквизиты документов, подтверждающих право владения этим автомобилем (ПТС, свидетельство о государственной регистрации и т. д.), а также размер и порядок выплаты компенсации и виды расходов, которые будут компенсироваться. Приведем выдержку из дополнительного соглашения.
Основания для выплаты компенсации расходов
Привлечение личного транспорта для использования в служебных целях должно быть оформлено письменным соглашением между сотрудником и работодателем. Договор заключается отдельным документом или дополнением к трудовому контракту в зависимости от типа соглашения. При заключении договора определяются условия эксплуатации – длительность использования, периодичность и обязанности, при исполнении которых производится применение транспорта. Отдельно оговаривается сумма компенсации, равная законодательной норме или сверх нее.
| Тип договора | Дополнительные условия |
| Условие отражено в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему | Работодатель обязуется выплачивать компенсацию при разъездном характере работы. Управление осуществляется самим собственником |
| Договор аренды | Передача автотранспорта производится по акту. Работодатель обязан заключить договор страхования по ОСАГО, осуществлять все типы ремонтов |
| Договор на оказание транспортных услуг | Договор носит гражданско-правовой характер с указанием конкретного срока и конкретной суммы выплаты |
Договор заключается и при осуществлении разовой поездки. Основанием произведения выплат является приказ, составленный работодателем в произвольной форме. Документ несет краткую информацию о сумме компенсации, периодичности выплат. Приказ издается по окончании месяца на основании расчета, произведенного бухгалтерией предприятия.
Учет компенсации при расчете прибыли предприятия
Предприятия имеют право учесть затраты по выплате компенсации в составе расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль. Суммы относятся к прочим расходам, учитываемым при налогообложении (пп.11 п.1 ст. 264 НК РФ). Компенсация также учитывается при расчете налогооблагаемой базы по единому налогу при использовании упрощенного режима (пп.12 п.1 ст. 346.16 НК РФ).
При учете расходов ⇓
- Включение затрат эксплуатации легкового автомобиля производится в размере нормируемых расходов, грузового транспорта – в полной сумме компенсации.
- Компенсация ГСМ отдельно в состав не включается. По мнению ИФНС, компенсация включает затраты на ГСМ.
- Сумма компенсации за дни простоя, в которые не эксплуатировался транспорт, не включаются.
- Подтверждением фактической эксплуатации транспорта служат путевые листы, выписываемые при передвижении транспортного средства.
- Включаются только суммы, фактически выплаченные лицу.
Начисление НДФЛ и страховых взносов на сумму компенсации
Как уже было сказано выше, условие использования личного автомобиля сотрудника в текущей работе должно быть в обязательном порядке прописано, например, в трудовом договоре. Кроме того, внутри самой компании, в ее актах такой порядок также обязательно закрепляется.
Определение точной суммы компенсации нужно не только для того, чтобы обезопасить обе стороны таких отношений, но и чтобы определиться с налогообложением этих выплат.
Для того чтобы узнать, нужно ли облагать суммы компенсации НДФЛ, необходимо обратиться к пункту 3 статьи 217 НК РФ. Там закреплено, что если работа предусматривает поездки по служебной надобности и это закреплено во внутренних документах, то компенсация за использование своей машины в этом случае НДФЛ не облагается. Это правило действительно только для той суммы компенсации, которая указана в документах. Если сотрудник получит больше, то величина превышения уже будет являться его доходом и с нее нужно будет заплатить НДФЛ. Относительно обложения налогом есть два письма Минфина от 2017 года – №03-04-06/62150 и №03-04-06/45592.
Что касается страховых взносов. Статья 422 НК РФ определяет список выплат, которые не облагаются страховыми взносами. Перечень этот закрытый. Компенсация за использование своей машины в работе входит в этот перечень. Однако нужно помнить, что организация должна располагать документами, подтверждающими принадлежность машины сотруднику, а также всеми расчетами по величине компенсации, документами, которые докажут, что автомобиль используется именно для работы. Кроме того необходимо иметь все документы, подтверждающие расходы.
Перечень выплат, которые не облагаются взносами от НС и ПЗ совпадает с перечнем выплат, которые не облагаются страховыми взносами.
Волкова О., эксперт службы правового консалтинга Гарант
Как правильно оформить
Компенсация сотруднику компании выплачивается на основании приказа руководителя. Для этого гражданин подает администрации заявление, в котором указывает следующие сведения:
- обстоятельства использования машины по служебной необходимости;
- периодичность применения авто.
К заявлению прилагаются документы:
- на автомобиль, включая техпаспорт и свидетельство о постановке на учет;
- путевой лист;
- чеки, другие документы, подтверждающие расходы сотрудника на машину.
Как работодатель компенсирует затраты на бензин
Сотрудник может договориться с работодателем и поехать в командировку на личном автомобиле. После возвращения работодатель посчитает, какие из затрат на топливо были произведены в рабочих целях, и компенсирует их.
Возместить все расходы по чекам работодатель не может: это невыгодно с точки зрения налогов. Дело в том, что в чеках указана общая сумма, которую потратил сотрудник. При этом он мог ездить по личным делам, например в магазин за продуктами. Получается, если сотруднику выплатят всю сумму по чекам, то оплатят и личные поездки. Когда налоговая проверит затраты и увидит расходы на нерабочие нужды, работодателя обяжут уплатить НДФЛ с компенсации затрат на нерабочие поездки.
То, как работодатель компенсирует расходы на бензин, он закрепляет в коллективном договоре, приказе о командировках или другом локальном нормативном акте. Перед поездкой сотрудник может ознакомиться с документом и узнать, как будут считать компенсацию. Если не устроит точность расчета, можно отказаться от поездки на личном автомобиле или договориться с работодателем о других условиях в специальном соглашении.
Некоторые компании заключают с сотрудниками соглашение о компенсации. В нем могут прописать фиксированную сумму, которая включает затраты на бензин. Так работник еще до командировки знает, сколько получит.
Если работодатель и работник не заключили соглашение о компенсации или прописали в нем, что затраты на бензин компания компенсирует дополнительно, работодатель считает рабочие расходы. Для этого ему нужно знать:
Стоимость бензина работодатель считает как среднее значение по чекам с АЗС. Километраж и расход топлива он может определить несколькими способами.
Расчет размера возмещения
Выплаты производятся любому сотруднику компании, независимо от занимаемой им должности, который с разрешения руководства использует свое транспортное средство для служебных целей. В Трудовом кодексе РФ (статья 188) предусмотрено два вида денежной компенсации владельцу авто:
Возмещение за пользование и естественный износ машины;
Покрывание финансовых затрат, связанных со служебной эксплуатацией машины (выделяются деньги на приобретение бензина и т.п.).
В соглашении между сотрудником и начальством может быть указано, что сумма компенсации будет состоять сразу из двух этих частей. В действующем законодательстве не указано никаких требований по поводу минимальной суммы выплат или схемы проведения расчета. Но инстанции, контролирующие уплату налогов и взносов предприятиями, рекомендуют как основу для расчета денежной компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях, использовать такие официальные бумаги:
Письмо Минздравразвития РФ № 1343-19. Согласно этому документу рассчитывается степень износа и срок полезного использования автомобиля.
А письмо ФНС от 27.01.2010 N МН-17-3/15@. По этому документу советуют определять интенсивность использования транспортного средства.
Поэтому стоит заключить с владельцем предприятия соглашение об использовании личного авто для осуществления рабочих поездок и в этом документе указать способ расчета денежного возмещения на свое усмотрение. Наиболее часто устанавливаются расценки за каждый километр «служебного» пробега авто.
Использование личного транспорта в служебных целях
Автор: Шадрина Т., эксперт журнала
В предыдущих номерах нашего журнала тема использования личного имущества работника в служебных целях освещалась на раз. В этой статье более подробно рассмотрим эксплуатацию личного автомобиля. Необходимость его использования может возникнуть уже в процессе работы, а может оговариваться при приеме на работу. В любом случае использование личного автомобиля в служебных целях должно быть оформлено надлежащим образом. Кроме того, работник вправе рассчитывать на компенсацию за использование, износ (амортизацию) автомобиля. Расскажем, какие документы нужно оформить и в каком случае работнику полагается компенсация.
Есть два способа оформления использования личного автомобиля работником в служебных целях:
1. В трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему предусматривается возможность использования имущества работника и определяется размер компенсации за использование, износ, амортизацию.
Рассмотрим эти варианты подробнее.
Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях
Нужно ли выплачивать компенсацию сотрудникам, которые используют личный транспорт для служебных поездок? Как рассчитать размер компенсации и провести ее по бухгалтерии? В статье рассказываем, кому и в каких размерах выплачивается компенсация и как она отражается в финансовом учете.
В Московском городском суде (определение № 33-37107) бывшая сотрудница — региональный торговый представитель — требовала возместить компенсацию за использование личного транспортного средства в служебных целях. Работодатель с иском не согласился, так как между ним и сотрудницей соглашение на использование личного автомобиля не заключалось.
Однако по должностной инструкции, работнику необходимы навыки вождения, чтобы лично посещать каждого заказчика и искать новых клиентов. Поэтому суд обязал работодателя выплатить бывшей сотруднице расходы за использование автомобиля в размере 1200 рублей за каждый месяц работы.
Организация компенсирует расходы сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Это могут быть курьеры, менеджеры, снабженцы, прорабы, руководители компании и другие сотрудники, если разъездной характер работы закреплен в трудовом договоре и должностной инструкции.
Компенсация — это возмещение расходов, связанных с использованием и амортизацией личного транспорта. Кроме компенсации, работодатель покрывает расходы на бензин, ремонт и парковку машины в рабочее время.
Когда, кому и сколько выплачивать, фиксируется в дополнительном соглашении к трудовому договору.
Компенсации могут носить регулярный или разовый характер, например, компенсация за поездку главного бухгалтера в налоговую инспекции.
Пример №1: об отсутствии определенных данных в ПЛ
Для читателя может быть интересным одно из решений ФАС СЗО, принятое в пользу предприятия. Дело заключается в следующем.
Налоговая инспекция указывала на то, что в ПЛ и отчетах по расходам горюче-смазочных материалов, которые предприятие составляло каждый месяц, нет данных о маршруте следования служебных легковых машин, а также о числе рейсов и номеров удостоверений водителей. Ничего не говорилось и о периоде выезда и возвращения авто в гараж, данных спидометра, остатков бензина и его расходе за каждый день.
В обоснование затрат компанией были представлены следующие документы: инструкции по эксплуатации служебных авто, приказы о порядке их использования, ведомости о талонах на бензин, регистры бухучета, ПЛ. Рассмотрев материалы дела и представленные доказательства, суд вынес решение о том, что для определения основы налога на прибыль принимаются любые доказательства, включая косвенные. Информация, содержащаяся в ПЛ (в частности, пробег авто, расход бензина, его остатки в баке) в совокупности с другими бумагами, подтверждают экономическую обоснованность расходов.
Компенсация расходов, связанных с использованием автомобиля
Есть и другой распространенный способ, как оформить использование личной машины для нужд работодателя. Он основан на статье 188 Трудового кодекса, где говорится: при использовании работником личного имущества в интересах и с ведома работодателя, компания должна выплатить сотруднику компенсацию за износ и возместить все расходы.
Данный способ не требует большого количества бумаг. Достаточно личного заявления водителя, копии технического паспорта автомобиля и приказа директора об установлении размера и порядка выплаты компенсации. На основании этих документов бухгалтерия начисляет компенсацию и списывает ее в расходы.
Но и здесь не обходится без сложностей. Бухгалтеры зачастую не могут разобраться, допустимо ли утвердить разным водителям разные суммы компенсации, и как учесть затраты на ГСМ.
Автомобиль индивидуального предпринимателя
Затруднения возникают и у предпринимателей, которые используют личный автомобиль для осуществления предпринимательской деятельности. Не совсем понятно, как правильно оформить такую эксплуатацию, чтобы без проблем списать издержки на бензин, техосмотр и ремонт. На практике применяются различные варианты оформления.
Первый – заключить договор аренды автотранспортного средства без экипажа. В рамках этого договора ИП выступает сразу в двух ролях: арендодателя и арендатора. По условиям договора все расходы, связанные с машиной, несет арендатор. Как следствие, он имеет полное право учесть эти суммы при налогообложении. Формально все законно, но по сути договор, заключенный с самим собой, выглядит несколько абсурдно.
Второй вариант подразумевает, что предприниматель выплачивает себе компенсацию за износ собственного автомобиля, и плюс к этому возмещает расходы на ГСМ, ремонт и техосмотр. Такой подход тоже производит довольно странное впечатление, ведь речь идет не о двух сторонах – работнике и работодателе, а об одном и том же человеке.
Третий вариант предусматривает составление письменного решения с перечнем имущества, которое ИП использует в своей предпринимательской деятельности. В этом списке, в числе прочего, поименован автомобиль. Благодаря этому, предприниматель может беспрепятственно списать все суммы, связанные с эксплуатацией машины. Именно этот вариант кажется нам наиболее обоснованным и простым в применении.
* Нормы расхода приведены в Методических рекомендациях, введенных в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.08 № АМ-23-р.
В статье 188 Трудового кодекса РФ речь идет о выплате компенсации работнику «за использование, износ (амортизацию)» имущества. Но что именно кроется за этим самым «использованием» – непонятно. Пробел постарались восполнить чиновники.
Так, недавно в письме от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366 Минфин указал: в компенсации уже учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации машин (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт). Данная позиция является устоявшейся (см. письма от 10.04.2017 № 03-03-06/1/21050 и от 23.09.2013 № 03-03-06/1/ 39239). Причем в более ранних разъяснениях финансисты подчеркивали: в компенсацию входят вообще любые издержки, появляющиеся при использовании транспорта, в том числе расходы на его техобслуживание (письмо от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140 и др.). Вторят им и столичные налоговики (письмо УФНС РФ по г. Москве от 22.02.2007 № 20-12/016776).
Договор оказания транспортных услуг
Используется гораздо реже – в основном, если на личном транспорте осуществляется перевозка грузов. Представим компанию по организации квартирных переездов. Вместо того чтобы приобретать автомобиль или брать его в аренду, она могла бы заключить с грузчиком, имеющим в собственности нужный автомобиль, договор на оказание транспортных услуг.
Таким образом, грузчик выполнял бы свои непосредственные обязанности (погрузку и разгрузку) в рамках трудового договора. И уже в частном порядке оказывал бы услуги по перевозке этих грузов из точки А в точку Б. Однако для этого ему пришлось бы оформить ИП, ведь предпринимательская деятельность без регистрации в РФ запрещена.
Пример соответствующего расчета
Примером подлежащей выплате компенсации может служить такой расчет.
Предприятие ООО «Ареал», специализирующееся на торговле, заключило с сотрудником предприятия соглашение об использовании его транспорта в июне 2020 года. За этот месяц фактически транспортное средство эксплуатировалось двенадцать дней. Так как объем двигателя автомобиля превышает две тысячи кубических сантиметров, максимальная сумма выплат составляет три тысячи рублей.
Расчет производится следующим образом:
1. Расчет ежедневной компенсации:
3 000 рублей / 22 рабочих дня = 136,37 рублей.
2. Расчет суммы выплаты по итогу месяца:
136,37 рублей × 12 дней эксплуатации = 1 636, 44 рублей.