Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Заболевание сотрудника может негативно отразиться на деятельности всей компании в целом. Особенно это актуально в случаях, когда болеет специалист, занимающийся очень важными направлениями, например, финансами или технологиями производства. В таких ситуациях необходимо найти временную замену отсутствующему.
Какими способами можно возложить обязанности на другое лицо?
На практике используется два варианта замены работника:
- Замещение. Такой способ подразумевает возложение обязанностей отсутствующего специалиста на другого в полном объеме.
- Совмещение. В этом случае замещающий выполняет только некоторые функции отсутствующего, совмещая со своей основной деятельностью.
Ситуации, когда возложить обязанности необходимо
В силу разных причин работники могут отсутствовать на месте, и руководитель должен найти им замену. Решением подобного вопроса становится возложение обязанностей отсутствующего на другого специалиста. В связи с этим у руководства компании существует несколько методов:
- перевод какого-либо сотрудника на рабочее место отсутствующего с постановкой пустующей должности в приоритет, то есть заместитель временно прекращает профессиональную деятельность в рамках своей должности;
- возложение обязанностей дополнительно, то есть заменяющий сотрудник наряду с основными функциями будет выполнять работу отсутствующего коллеги;
- прием на работу другого сотрудника.
Выбранный вариант замены с описанием деталей должен быть зафиксирован в приказе об исполнении обязанностей временно отсутствующего сотрудника.
В трудовом законодательстве приведены два способа, согласно которым работнику могут быть вменены новые трудовые функции – это совмещение и внутреннее совместительство. Руководитель, выбирая тот или иной вариант, обычно ориентируется на возможность выделения рабочих часов для выполнения дополнительной работы.
Характерные особенности и отличия этих двух способов изложены в таблице ниже:
| Совмещение | Внутреннее совместительство |
| Выполнение дополнительных трудовых функций осуществляется параллельно с основной деятельностью | Дополнительные трудовые функции производятся после непосредственного выполнения основной работы |
| Увеличение рабочего времени не происходит | Увеличение рабочего времени максимум до половины длительности рабочего дня, но не больше 4 часов ежедневно |
| Оплата труда производится по согласованию с нанимателем | Оплата труда производится пропорционально отработанным часам |
| Необходимо внесение изменений в действующую должностную инструкцию, а также оформление дополнительного соглашения к трудовому договору сотрудника | Производится оформление еще одного трудового договора с данным работником – на еще одну должность и на определенную часть ставки |
| Соответствующим приказом руководителя возможно произвести снятие дополнительных обязанностей в любой момент времени и по желанию сотрудника | Снятие дополнительных обязанностей возможно исключительно путем расторжения соответствующего трудового контракта с работником |
Руководитель организации имеет право принятия самостоятельного решения о выборе определенного варианта из вышеперечисленных, согласно сложившейся ситуации.
Когда объем переданных профессиональных функций сравнительно велик, и это вызывает трудности в процессе замещения сотрудника, а также в случаях, если происходит задержка отсутствия работника, то в подобных ситуациях руководство компании должно произвести оформление внутреннего совместительства или временного перевода. Такая практика обычно применяется в случаях ухода сотрудниц в декретный отпуск или отправки работников в длительную командировку.
Важно понимать, что должностные обязанности каждого сотрудника в отдельности зафиксированы в должностной инструкции, поэтому наниматель не вправе требовать выполнения дополнительной работы, которая не предусмотрена нормативными документами. Следовательно, возложение дополнительных трудовых обязанностей, которые выходят за рамки существующей должностной инструкции, должно обязательно сопровождаться формированием дополнительного распоряжения. Однако, данный нормативный акт создается исключительно после согласования с сотрудником, замещающим отсутствующего, всех необходимых деталей: сроки выполнения трудовой деятельности, объем работы и оплата этого труда.
Документальное оформление процедуры возложения дополнительных обязанностей на сотрудника организации
-------------¬ Поручает выполнение дополнительных обязанностей ---------¬
¦Работодатель+------------------------------------------------>¦Работник¦LT------------ ------------/------------¬ LT--------
¦ -------------+-----------¬-------------+-----------¬ ¦ ¦
¦ ¦ Работа выполняется по ¦¦ Работа выполняется по ¦ ¦
¦ ¦ должности (профессии), ¦¦ должности (профессии), ¦ ¦ ¦
¦ ¦ отличной от основной ¦¦ аналогичной основной ¦ ¦
¦ L-------------------------L------------------------- ¦ ¦
¦ ------/-----¬ --------/-------¬ ¦
¦-------+-----¬------+----------------+-------¬--------+------¬¦ ¦
¦¦ совмещение ¦¦ исполнение обязанностей ¦¦расширение зон¦¦
¦¦ профессий ¦¦ временно отсутствующего ¦¦ обслуживания,¦¦ ¦
¦¦(должностей)¦¦ работника без освобождения ¦¦ увеличение ¦¦
¦¦ ¦¦ от основной работы ¦¦ объема работы¦¦ ¦
¦L-------------L-------------------------------L---------------¦
¦ ¦ ¦
¦ да -----+---¬нет
¦ ----+выражает+---¬ ¦
¦ ¦ ¦согласие¦ ¦
¦ ¦ L--------- ¦ ¦
¦ --------------------------------------------+-¬--------------+¬
L-------->¦ Составляется заявление или предложение ¦¦ Составляется ¦¦
¦ о выполнении дополнительных обязанностей ¦¦ заявление ¦
L----------------------------------------------¦ об отказе ¦¦
----------------------------------------------¬¦ от выполнения¦
¦ Составляется дополнительное соглашение ¦¦дополнительно馦
¦ к трудовому договору ¦¦ работы ¦
L----------------------------------------------L---------------¦
----------------------------------------------¬
¦ Издается приказ (распоряжение) о возложении +- - - - - - - - -
¦ дополнительных обязанностей ¦ Ознакомление
L---------------------------------------------- работника
с приказом
(распоряжением)
под расписку
Рис. 2
Дополнительные обязанности, возложенные на сотрудника, должны выполняться в течение продолжительности рабочего дня (смены), установленного по основному месту работы, поэтому в табеле учета рабочего времени следует указывать профессию (должность) работника и продолжительность рабочего дня только по основной работе.
Сведения о дополнительной работе сотрудника в трудовую книжку не вносятся, поскольку в соответствии со ст. 66 ТК РФ работодатель ведет трудовую книжку только на работников, для которых работа является основной, и на тех, кто работает по совместительству (по их желанию).
Образец приказа о совмещении должностей
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Закрытое акционерное общество "Стройторгбаза" (ЗАО "Стройторгбаза") ¦
¦ ¦
¦ ПРИКАЗ N 49 ¦
¦ О поручении выполнения дополнительной работы в порядке совмещения ¦
¦ должностей ¦
¦ ¦
¦ На основании ст. ст. 60.2, 151 ТК РФ и в связи с наличием вакантной¦
¦должности экспедитора ¦
¦ ¦
¦ ПРИКАЗЫВАЮ: ¦
¦ ¦
¦ 1. Поручить в период с 06.10.2015 по 31.12.2015 в порядке совмещения¦
¦должностей водителю Волченкову Д.Ю. выполнение дополнительной работы по¦
¦должности экспедитора в течение установленной продолжительности рабочего¦
¦дня наряду с работой, определенной трудовым договором. ¦
¦ 2. За выполнение трудовой функции по должности экспедитора установить¦
¦ежемесячную доплату в размере 14 000 (четырнадцать тысяч) руб. ¦
¦ 3. Обеспечить контроль за исполнением настоящего приказа. ¦
¦ 4. Главному бухгалтеру Васиной А.Н. обеспечить расчет и своевременные¦
¦доплаты, указанные в п. 2 настоящего приказа. ¦
¦ ¦
¦ Генеральный директор Федин Федин П.С. ¦
¦ ¦
¦ С приказом ознакомлен(а): ¦
¦ Водитель Волченков Волченков Д.Ю.¦
¦ Главный бухгалтер Васина Васина А.Н. ¦
¦ 05.10.2015 ¦
L--------------------------------------------------------------------------
Рис. 5
Выполнение дополнительной работы может быть оформлено как предложение работодателя.
Образец заявления об отказе от выполнения дополнительной работы
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Генеральному директору Федину П.С.¦
¦ от водителя Волченкова Д.Ю. ¦
¦ ¦
¦ Заявление об отказе от выполнения дополнительной работы ¦
¦ ¦
¦ Прошу отменить данное мне поручение о выполнении в течение¦
¦установленной продолжительности рабочего дня наряду с работой,¦
¦определенной трудовым договором, дополнительной работы по должности¦
¦экспедитора с 5 декабря 2015 г. ¦
¦ ¦
¦ Водитель Волченков Волченков Д.Ю.¦
¦ 02.12.2015 ¦
L--------------------------------------------------------------------------
Рис. 7
На основании поступившего письменного заявления Волченкова Д.Ю. об отказе от выполнения дополнительной работы работодатель издал приказ (рис. 8).
Что собой представляют дополнительные обязанности
Дополнительные обязанности – это те обязанности, которые не зафиксированы в трудовом договоре. Выполняются они наравне с основными профессиональными функциями. Их определение зафиксировано в статье 60.2 ТК. Руководитель может возложить допобязанности на любого сотрудника в зависимости от существующей потребности. Однако некоторые ограничения все-таки существуют. В частности, возложение обязанностей возможно только при выполнении этих условий:
- Наличие письменного согласия сотрудника.
- Документальное оформление, составление распоряжения на возложение дополнительных функций.
- Наличие оснований для увеличения объема работы (к примеру, один из сотрудников временно отсутствует).
Как правило, работа перераспределяется между сотрудниками при отсутствии одного из специалистов по уважительной причине (болезнь, отпуск). Процедура актуальна и в том случае, если работу может исполнить только человек с определенной специальностью, но данной должности в штатном расписании нет. Работа может перераспределяться также в рамках одной профессии. К примеру, в компании работало 2 инженера. Один из них был уволен. Функции уволенного специалиста перешли к действующему специалисту.
При перераспределении функций нужно учитывать загруженность специалиста, его профессиональные качества. Руководитель должен быть уверен в том, что сотрудник справится с возложенными на него обязанностями.
Два способа возложения обязанностей дополнительных должностей
Существуют различные причины, когда работодателю или сотруднику может потребоваться изменение круга обязанностей. Например, сокращается должность, и другой компетентный сотрудник согласен взять на себя новую деятельность за дополнительную оплату. Или же работодатель хочет, чтобы работник выполнял дополнительные функции, на которые у него остается достаточно рабочего времени (например, курьер может, находясь в офисе, принимать звонки).
В ТК РФ изложены 2 варианта, по которым сотруднику могут быть вменены новые обязанности: внутреннее совместительство и совмещение. Выбирая первое или второе, работодатель ориентируется на то, можно ли выделить конкретные часы для дополнительных обязанностей, или они по-разному распределяются в продолжение рабочего времени.
Характеристики и различия этих двух способов приведены в таблице.
| СОВМЕЩЕНИЕ | ВНУТРЕННЕЕ СОВМЕСТИТЕЛЬСТВО |
|---|---|
| Дополнительные обязанности выполняются параллельно с основной работой. | Дополнительные обязанности подразумевают выполнение сначала основной работы. |
| Рабочее время не увеличивается. | Рабочее время увеличивается (максимум до половины рабочего дня, но не более 4 часов в день). |
| Оплата по согласованию с работодателем. | Оплата пропорционально отработанному времени. |
| Нужно дополнительное соглашение к действующему трудовому договору и изменение должностной инструкции. | Нужно заключить еще один трудовой договор с этим сотрудником – на дополнительную должность на часть ставки. |
| Дополнительные обязанности можно снять в любой момент приказом руководства. | Для снятия дополнительных обязанностей нужно расторгать соответствующий трудовой договор. |
На период больничного листа возложить обязанности
Приказ о замещении на время больничного — образец его доступен на нашем сайте — необходим, если механизм такого замещения не прописан в трудовом договоре заместителя. Изучим, каким образом может составляться этот приказ. Если работник, занимающий ответственную должность в компании, ушел на больничный, работодатель может временно — в порядке замещения — привлечь другого человека.
Механизм подобного замещения регламентируется положениями ст. 72.2 ТК РФ. Узнать больше об особенностях применения унифицированных форм на предприятиях вы можете в статье
«Унифицированные формы первичных документов (перечень)»
На нашем сайте можно скачать заполненный образец приказа о возложении обязанностей на время больничного. Есть ряд нюансов, характеризующих прием на время больничного основного работника (на занимаемую им должность) другого сотрудника компании.
Оформляется замещение посредством составления допсоглашения к действующему трудовому договору с заместителем.
При этом он вправе отказаться от подписания этого соглашения. Если изначально в трудовом договоре работника записано, что он замещает кого-либо в случае болезни, механизм с применением приказа не реализуется, а замещение осуществляется в силу действия трудового договора.
Если же на работу берется новый сотрудник, с ним заключается срочный Договор, который закончит свое действие после выхода с больничного основного работника. Узнать больше о специфике правоотношений, связанных с оформлением больничных листов, вы можете в статьях: Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях
Временное возложение обязанностей по вакантной должности
Во всех организациях иногда случаются ситуации, когда необходимо временно заменить одного из сотрудников. Для проведения этой процедуры по установленным правилам есть определенный разработанный алгоритм действий, начало которому дает приказ о замещении отсутствующего работника.
ФАЙЛЫСкачать пустой бланк приказа о замещении временно отсутствующего работника .docСкачать образец приказа о замещении временно отсутствующего работника .doc Причины для замещения Поводом для замены кого-либо из персонала могут послужить самые разные обстоятельства. Наиболее распространенные:
- уход одного из сотрудников на больничный;
- уход в декретный или плановый обычный отпуск;
- отъезд в командировку и т.п.
Следует отметить, что не всегда в таких случаях назначается временный заместитель.
Временный перевод и совмещение: особенности
Такой перевод – один из самых удобных вариантов оформления в таких ситуациях. Сроки временных переводов зависят обычно от того, какой была причина.
Например, можно установить, что исполнение новых обязанностей заканчивается, когда основной сотрудник выходит из отпуска. В некоторых случаях для этого не требуется даже согласия от сотрудника. Например, когда назрела общая производственная необходимость.
Совмещение обычно оформляются, если основные сотрудники уходят в декрет либо в длительные отпуска. Здесь на помощь приходит статья 60.2 Трудового Кодекса.
Предполагается, что совместитель выполняет как свою основную работу, так и дополнительную. Данный период обычно также связан со следующими понятиями и явлениями:
- Перерасчет заработной платы, в большую сторону.
- Значительное расширение по зоне обслуживания.
- Увеличение непосредственного объёма работы.
Работник занимает должность бухгалтера, в связи с чем получает оклад в 6200 рублей. У него есть младший коллега с заработной платой, равной 5500 рублям. И на определенный период времени он теряет трудоспособность.
Замещение заболевшего сотрудника по договорённости с работодателем предполагает наличие 60% доплаты от оклада отсутствующего. Благодаря чему за один месяц заработная плата составит до 9920 рублей.
При таком вознаграждении работодатель не сталкивается с серьезными дополнительными тратами. Ведь за перечисление отвечает Фонд социального страхования. Замещение связано с временной нетрудоспособностью.
А вот отправление в длительную командировку – другой случай, здесь платит именно руководитель.
Согласно Трудовому законодательству, любая работа – и основная, и дополнительная должна выполняться только за отдельную плату. Такое положение создано для полноценной защиты гражданских прав любых категорий населения.
В должностной инструкции часто пишут о том, что временно отсутствующие сотрудники могут замещаться бесплатно. Но такие положения полностью нарушают действующие законы. Потому стоит обращаться в вышестоящие органы для разрешения спорной ситуации.
Не бойтесь обращаться за помощью к коллегам. Присмотритесь, как они научились умерять аппетиты начальника. Пусть они расскажут вам, как им удалось поставить босса на место.
Если начальник обращается к вам с приказом о переработках, подберите в ответ правильные аргументы. Эти доказательства должны быть понятны и очевидны. Руководителю необходимо осознать, что если вы будете брать на себя дополнительную ответственность, от этого пострадает весь отдел и даже компания. Скажите, что у вас уже есть работа, которую вы хотите делать качественно и в срок. Если вы возьметесь за новые обязанности, качество уступит место количеству. Спросите его: «Какое задание для вас является приоритетным: то, что я выполнял до этого, или то, которое вы мне сейчас предлагаете?» Узнав о приоритетах, вы сможете целиком сосредоточиться на выполнении одного из них.
Часто работодатель сталкивается с ситуацией, когда должность есть, а человека по каким-либо причинам нет. На время отсутствия работника можно оформить совмещение должностей для кого-нибудь из существующих сотрудников. Положения, которыми регулируются совмещение и совместительство, представлены в Трудовом Кодексе РФ — это статьи 60.1 (совместительство) и 60.2 (совмещение).
Для начала следует разобраться, что понимается под совмещением. Совмещение – это работа, которую человек делает совместно с основной деятельностью в пределах рабочего дня по той же или другой должности за дополнительные деньги. При этом не должно страдать качество основной работы.
Не перепутать с совместительством, которое представляет собой регулярную работу в свободное время от основной деятельности, и, возможно, у другого работодателя. Статья 60 ТК РФ даёт подробную информацию по этой теме. Чтобы оформить совмещение, необходимы такие условия:
Рекомендуем прочесть: Договор функциональных обязаностей диспетчера
Как исполняются обязанности временно отсутствующего сотрудника?
Образец оформления документов при возложении дополнительных обязанностей отсутствующего работника на другого работника с доплатой Генеральному директоруД.Д. Директорову СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА10.08.2018 г. О возложении обязанностей. Прошу на период болезни Иванова И.В. (таб. № 25) с 10.08.2010\4г.
возложить исполнение должностных обязанностей механика цеха № 1 на мастера по ремонту оборудования цеха № 2 Сидорова С.С. (таб. № 29) без освобождения от своей основной работы, с доплатой 50% от оклада отсутствующего работника за период замещения.. Начальник (и) Петров П.П.(структурного подразделения) СОГЛАСОВАНО: Директор по экономике Начальник ОТиЗ Начальник отдела кадров С возложением обязанностей иусловиями оплаты согласен (а) ( ) . .20 г.
Возложение обязанностей без освобождения от основной работы
Документальное оформление Любые перемены в графике труда следует оформлять соответствующими бумагами, в том числе возложение обязанностей временно отсутствующего работника (РБ). Приказ на данную тему ничем не отличается от иных подобных документов. В нем указываются все реквизиты, как полагается. Еще необходима ссылка на соответствующую статью ТК.
В качестве основания указывается приказ или иной документ, характеризующий причину отсутствия должностного лица и докладную записку начальника подразделения. Приведем пример: «На основании ст. 67 ТК РБ и в связи с отсутствием на рабочем месте секретаря руководителя Иващенко С.Н.:
- Исполнение обязанностей секретаря руководителя возложить на специалиста по кадрам Ищенко Р. Т. с ее письменного согласия на период (указать) с сохранением ответственности за выполнение основной работы.
- Бухгалтерии производить доплату Ищенко Р.Т.
Оформление служебной записки о возложении обязанностей на время отпускного периода
Прежде чем издавать в организации распорядительный документ о возложении трудовых функций одного сотрудника на другого, следует согласовать данный процесс между этими лицами. Для этого, гражданин, уходящий в отпуск, оформляет соответствующую служебную записку, которая должна содержать следующие сведения:
- Должность руководителя, которому направляется документ;
- Наименование организации-нанимателя;
- ФИО начальника;
- Наименование документа: «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА»;
- Дата оформления;
- Текстовая часть, содержащая такую информацию:
- Вследствие чего происходит возложение обязанностей на другого сотрудника (из-за ухода заявителя записки в отпуск);
- Период передачи трудовых функций;
- Личность работника, который временно займет должность гражданина, ушедшего в отпуск;
- Условия, на которых осуществляется передача обязанностей;
- Данные лица, оформляющего документ.