Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Отчеты по онлайн-кассе: для чего нужны и как сформировать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Применение ККТ подразумевает движение наличных средств организации или ИП. Z-отчет подразумевал закрытие и обнуление кассы в сутки один раз обязательно, выручка сдавалась администратору (старшему кассиру) для дальнейшей инкассации. На основании Z-отчета кассир формировал: Справку-отчет кассира и Журнал кассира-операциониста. Эти документы отражали движение денег по кассе за смену и передавались в бухгалтерию.
Что такое кассовая дисциплина
Кассовая дисциплина — это соблюдение юрлицами и ИП законодательных требований по ведению наличных денежных расчетов. Это касается всех видов приходно-расходных операций с наличкой. Например, выдачи зарплаты, расчетов с подотчетными лицами, передачи выручки инкассаторам.
Обязанность распространяется на всех вне зависимости от режима налогообложения и способа приема наличных — через кассовый аппарат или по БСО.
Правила кассовой дисциплины определяют:
- какие документы оформлять для подтверждения наличных операций;
- как получать и выдавать наличные из кассы;
- на какие цели можно тратить наличные;
- на какую сумму можно заключать сделки при оплате наличными;
- сколько денег можно хранить на остатке в кассе.
Получение наличных в кассу
Основание приема денег в кассу — приходный кассовый ордер.
Алгоритм действий кассира следующий:
- Проверить ПКО: наличие подписей бухгалтера и руководителя, их соответствие образцу, корректность сумм цифрами и прописью.
- Поверить дополнительные подтверждающие документы, если они указаны в ордере.
- Пересчитать внесенные деньги и сверить полученную сумму с документом. Важно, чтобы у человека, который вносит наличность в кассу, была возможность наблюдать за действиями кассира.
- Параллельно проверить платежеспособность банкнот. Задача кассира — проверить их подлинность и не принимать в кассу купюры, утраченные на 60% и более, так как их невозможно обменять по номиналу.
- Если сумма внесенных средств совпадает с указанной в ПКО, поставить подпись и печать на основной части ордера и квитанции, затем — выдать квитанцию тому, кто внес денежные средства.
- Отразить в кассовой книге информацию о принятых денежных средствах.
- Сформировать с помощью кассового аппарата отчет о закрытии смены, оформить приходный кассовый ордер на выручку и другие поступления в кассу.
- Передать кассовые документы бухгалтеру.
Отчет о текущем состоянии расчетов и Х-отчет на онлайн-кассе
В любой момент кассир может снять на онлайн-кассе отчет о текущем состоянии расчетов (не равнозначен Х-отчету). Он позволяет выяснить, какие фискальные документы и в каком количестве не поступили ОФД, время прекращения информационного обмена. Это важно, если фискальные данные ККТ не отправляла оператору дольше 30 дней. В таком случае касса блокируется, и для дальнейшей работы требуется подключение к интернету для выгрузки документов.
Отчет о текущем состоянии расчетов можно снимать много раз в течение смены. Он не обнуляет итоги, выполняет лишь информационную функцию. Его реквизиты представлены в табл. №№ 19, 57, 95 (в зависимости от используемого ФФД) Приказа.
Кассовые документы, используемые в онлайн-кассах
При использовании онлайн-кассы, аппараты должны быть оснащены фискальными накопителями, которые являются аналогом электронной контрольной ленты защищенной (ЭКЛЗ), но сущность онлайн-кассы состоит в том, что вся информация по проведенным операциям зашифровывается, и ее нельзя откорректировать. И одним из документов, хранящихся в финансовом накопителе является отчет о закрытии смены (современный аналог Z-отчета). На основании этого документа также можно сформировать отчеты кассира (при их сдаче). Но онлайн-касса сама отправляет все требуемые отчеты в ФНС.
Допускается оприходование выручки на следующий день после снятия фискального отчета, например, когда режимы работы общества (с 12.00 до 24.00) и администрации (с 10.00 до 19.00) не совпадают.
- Основной – это собственно главный отчетный чек, который и нужно снимать не реже чем раз в 24 часа. Если не осуществить эту операцию, то касса блокируется, поэтому никакие действия с ее помощью совершить будет уже невозможно. К тому же систематическое нарушение регулярного снятия – это основание для административной ответственности (штрафы составляют от 4000 до 50 000 рублей).
- По отделам – решение о предоставлении такой отчетности принимают уполномоченные лица (например, менеджеры отделов или старшие кассиры). Нет необходимости делать это ежедневно. Поэтому, как правило, такая операция проводится раз в месяц, при сдаче отчетности и подведению итогов по каждому отделу в магазине. После снятия обнуляются все сведения по ним.
- По кассирам – такие отчеты тоже получают не каждый день, а по мере необходимости, в соответствии с внутренним распорядком. В нем нередко отражается фамилия продавца, но если даже такой информации нет, каждая система «помнит», сколько операций на аппарате совершил конкретный сотрудник. Чтобы обнулить все эти сведения и получить данные, применяют именно эту разновидность z-отчета.
- Наконец, по товарам – такая операция позволяет обнулить сведения по операциям с конкретными товарами (услугами) или группой товаров. Подобные системы стоят далеко не на всех кассовых аппаратах. Как правило, необходимость получения этих данных возникает в больших магазинах (например, перед проведением инвентаризации).
Как хранить Z-отчет онлайн-кассы
При использовании онлайн-касс все данные по проведенным операциям аккумулируются в памяти фискального накопителя. Такая функция нужна, в том числе и для того, чтобы у пользователей при возникновении временных технических неполадок была возможность отправить в ФНС сведения по пробитым чекам после устранения причины сбоя в работе ККТ.
Нужно ли хранить Z-отчеты онлайн-кассы? По нормам п. 4 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ все созданные отчеты о закрытии рабочей смены должны сохраняться в первоначальном виде (без права внесения в них корректировок) в течение минимум 30 дней (календарных).
Если возникла необходимость использовать отчет о закрытии смены при заполнении кассовой документации, его можно вывести на печать.
Сколько хранить Z-отчеты по онлайн-кассе? Законодательные требования по обеспечению сохранности отчетов, закрывающих кассовую смену, распространяются на электронные документы, а бумажные их варианты хранят в соответствии с внутренними правилами документооборота.
Куда подшивать Z-отчет (онлайн-касса) после его распечатки? К кассовым документам, в которые внесены данные по проведенным операциям на основании отчета ККТ.
Что делать после снятия
Полученный чек необходимо передавать по строгой форме. Он направляется напрямую в приложение или справку операциониста, прописывается в журнале с набором сопутствующих данных. К ним относится дата, общая сумма финансовых средств до открытия и после закрытия смены, конкретные записи по расходу и приходу.
Дальнейший путь зависит уже от определенной схемы, предусмотренной на предприятии. Алгоритм может меняться, строгих норм на этот счет не предусматривается. Документация уходит старшему по смене, отправляться в бухгалтерию, передавать менеджеру или администратору и даже в руки руководителю филиала или всей компании.
Главный аспект в том, что сведения необходимо хранить не менее пяти лет со дня получения. И лучше строго соблюдать этот аспект, проверка может выявить несоответствие.
Чтобы избежать штрафов, санкций со стороны ИФНС, а кроме того, до минимума упростить отчетность озвученной сферы, логичнее всего использовать современные программные методики. Лучшие из них предоставляет проект «Клеверенс», ведь он:
-
Подготовил коробочные пакеты и готов предоставить индивидуально разработанные системы под персональные требования.
-
Ориентируется на мобильное управление отчетностью, чтобы упростить задачу контроля и осуществления. Достаточно сотрудника со смартфоном, которой сможет регулировать процедуры.
-
Отлично знает российское законодательство, готовит приложения исходя из текущих и даже будущих норм, которые находятся в стадии принятия или одобрения.
Что представляет собой зет-отчет
Z-отчет или отчет с гашением обязательно требуется снимать с кассы в конце каждой смены. Он включает в себя все совершенные операции и его нужно сформировать не позднее чем через сутки после начала работы. Такой отчет снимается даже если за смену не производились операции по кассе.
Готовый документ должен в обязательном порядке быть передан в ФНС, а в самом устройстве данные хранятся в течении 30 дней. Это позволяет сделать передачу даже если возникли перебои с интернетом. При этом, если налоговый орган не получил документ в течение месяца, фискальный накопитель будет заблокирован, и могут последовать штрафные санкции.
С 2017 года вся старая документация для ведения отчетности по кассовым операциям, такой как журнал кассира, не требуется к заполнению. Их вести теперь не обязательно, но необходимо ведение приходных и расходных ордеров. Также нужно вести кассовую книгу, которая может быть в следующих формах:
- электронной с предоставлением возможности получения бумажной копии;
- только на бумаге;
- только электронной.
Если отчетность ведется в бумажной форме, то все бланки необходимо пронумеровать и прошить. Согласно приказу федеральной налоговой службы, в Z-отчете должны содержаться следующие реквизиты:
- название юридического лица и ФИО руководителя;
- ИНН;
- ФИО и должность сотрудника, работающего с кассой;
- адрес регистрации предприятия;
- название и нумерация документа;
- общая сумма всех операций;
- число чеков;
- номер устройства;
- идентификатор ФН;
- время и номер смены.
Что такое Z-отчет по кассе и как его сделать
Для перехода в режим составления понадобится кнопка «РЕЖ». Нажать ее нужно будет повторно. Количество раз зависит от установок. В открывшемся меню уже надо начать формирование. Для этого понадобится клавиша – «ИТ». По ее нажатию инициируется процедура. Но для входа необходимы реквизиты пользователя. Если они не установлены заранее, то можно ввести . Либо тот, который используется на данной точке.
Отличий с предыдущим пунктом практически нет. Лишь кнопка, которая приведет в меню меняется на новую «АН/РЕ». В остальном процесс организуется по той же схеме.
Это, пожалуй, самый простой вариант для работы конкретно над озвученной задачей. Нам понадобится третий режим для печати. Найдите соответствующую кнопку смены опций и дважды нажмите на нее. На дисплее отобразится выбор. Остается лишь щелкнуть по «вводу» и согласиться с выбранным решением.
Необходимо открыть главное окно с определением режима процедур. Там найти пометку «Отчеты ККТ». Именно этот раздел нам и понадобится. В появившемся окне закройте смену двойным нажатием на кнопку ввода.
Есть ли штрафы за несоблюдение сроков хранения
За нарушение сохранности первичной операционной документации предусмотрены налоговая и административная ответственность. В законодательных нормативах прописано, сколько хранить кассовые документы ООО, НКО и бюджетных учреждений. Срок хранения составляет 5 лет. Если компания нарушит установленный законом период, ей придется заплатить:
- от 5000 до 10 000 рублей на должностное лицо — за первое нарушение (ч. 1 ст. 15.11 КоАП РФ);
- от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо или дисквалификация на период от 1 до 2 лет — за повторное нарушение (ч. 2 ст. 15.11 КоАП РФ).
За нарушение правил хранения и комплектования архивных документов штраф составляет (ст. 13.20 КоАП РФ):
- от 1000 до 3000 рублей — для физических лиц;
- от 3000 до 5000 рублей — для должностных лиц;
- от 5000 до 10 000 рублей — для организаций.
Предусмотрена и налоговая ответственность. За грубое нарушение правил учета доходов и расходов компания заплатит от 10 000 до 30 000 рублей (п. 1, 2 ст. 120 НК РФ).
Нужны ли Z-отчётности при онлайн-кассах
Документ, аналогичный отчёту с гашением, предусмотрен и в кассовых аппаратах нового образца. Отчёт кассира-операциониста по онлайн-кассе привязан к промежутку времени в 24 часа. ФЗ №54 (п.2, ст. 4.2) об использовании контрольно-кассовой техники гласит, что такое ограничение связано с запретом на формирование кассовых чеков по истечении этого временного периода с момента составления другой отчетности – об открытии смены.
Когда формируется Зет-отчётность (о закрытии сессии) в это время в онлайн ККТ уже не происходят процессы, связанные:
- С обнулением сведений.
- С фиксированием в фискальной памяти итогового результата.
Отчётность в налоговую структуру направится автоматически. Если подтверждения от неё нет, ККТ направит её повторно.
Каков период их хранения
Порядок сохранности регистров по кассе регулируется и бухгалтерским, и налоговым законодательством. В ст. 23 НК РФ разъясняется, каков срок хранения денежных документов по кассовым операциям: организации обязаны сохранять документацию со сведениями бухгалтерского и налогового учета в течение 5 лет. Доходные и расходные регистры по требованию налоговиков хранятся столько же.
Определяет период, сколько хранятся документы по кассе в организации, и 402-ФЗ. В ст. 29 закона о бухгалтерском учете установлен минимальный срок сохранности первичных учетных регистров. Он составляет 5 лет после окончания отчетного года, что совпадает с требованиями НК РФ.
Предприятие самостоятельно организовывает хранение и обеспечивает условия, требуемые для сохранности документации. При необходимости в компании создают архив и переводят туда все регистры прошлых лет (п. 2 ст. 13 125-ФЗ от 22.10.2004).
Если компания проводит ревизию кассы, составляется специальный ревизионный акт. В 402-ФЗ нет отдельного положения, сколько времени хранится акт ревизии главной кассы и как его хранить. Но в законе о бухучете четко прописан период хранения кассовых документов. Все регистры, связанные с дисциплиной по кассе, хранятся в компании в течение 5 лет.
Подтверждает минимальные сроки хранения кассовой книги в организации (и других документов кассы) и приказ Росархива № 236. В п. 277 приказа № 236 приводятся сроки хранения банковских регистров и документов кассы, корешков денежных чековых книжек, ордеров, табелей и других бланков.
В соответствии с п. 277 перечня № 236, сроки хранения приходного кассового ордера составляют 5 лет. РКО, кассовая книга, журналы кассира и чеки хранятся в течение аналогичного периода.
Есть еще одна отчетность, называемая отчетом без гашения. Что это такое X отчет — будет рассмотрено в этом разделе.
Х отчет без гашения — это еще один документ, формируемый контрольно-кассовым устройством. Он содержит информацию о всей наличности, которая была пробита на нем в течение смены. Этот документ можно формировать в любое время, он нигде не фиксируется и не требует отправки в ФНС.
Другие его названия: утренняя отчетность или нулевой чек. Так его называют из-за того, что раньше налоговая инспекция требовала его снятия в самом начале смены, то есть утром. Делалось это для того, чтобы убедиться в отсутствии наличности в кассе и показать, что выручка в начале смены равна нулю. На сегодняшний день этот документ не обязателен к снятию каждое утро, так как всю необходимую информацию теперь можно хранить в защищенной электронной кассовой ленте.
Кассовый чек и его аналог — БСО
Кассовый чек — всем хорошо знакомый фискальный документ, созданием которого сопровождается каждый расчет наличными деньгами и банковской картой в магазине. Чеки формируются не только при реализации товара, но и при его возврате, также в некоторых других случаях.
В соответствии с текущей редакции закона 54-ФЗ, кассовый чек должен иметь множество разных реквизитов, которые перечислены в пункте 1 статьи 4.7 этого закона.
Заменой кассового чека для некоторых налогоплательщиков может быть бланк строгой отчетности (БСО). Бланк должен содержать те же обязательные реквизиты, что и кассовый чек. Применять БСО вместо чека ККТ позволено организациям и предпринимателям, которые занимаются оказанием услуг населению.
Сформировать БСО на компьютере нельзя — они создаются с применением специальных автоматизированных систем. Приобрести их можно в типографиях либо сформировать онлайн за небольшую плату, после чего распечатать на обычном принтере.
Z-отчеты не отличаются разнообразием, но бывают нескольких видов:
- Основные. Главный документ, снимаемый в конце смены. Он очищает все регистры кассового аппарата, то есть обнуляет выручку за рабочий день и завершает смену. Он обязательно должен проводиться, иначе касса будет заблокирована;
- По отделам. Бумага показывает все то же самое, но конкретно по каждому отделу продаж. Отчет обнуляет счетчик накопления отделов. Не является обязательным для снятия каждый день;
- По кассирам. Определяет сумму денежных средств, пробитую тем или иным работником кассы. Снятие его означает, что накопления по кассирам обнулятся;
- По товарам. Выводит количество проданных товаров в случае, если в аппарате заложена база всех товаров.