Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Путевые листы в 2023 году: оформление и налоговые риски». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Основная часть организаций вправе использовать разработанную самостоятельно форму путевого листа. Унифицированную форму, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, обязаны использовать только автотранспортные предприятия, т.е. организации, которые осуществляют деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являются отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.
Отмена обязанности ведения журнала регистрации путевых листов
Вплоть до 1 марта 2023 г. собственники (владельцы) транспортных средств обязаны были регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов (п. 17 Приказа Минтранса России от 11.09.2020 № 368).
Журнал можно было вести на бумажном носителе или в электронной форме.
Новый НПА об обязанности ведения такого регистра не упоминает, следовательно, отказаться от него или продолжать заполнять — решать самой организации или ИП.
Если журнал больше не ведется, не торопитесь от него избавляться: срок хранения журналов, баз данных учета путевых листов — 5 лет (п. 554 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Обязательные реквизиты путевого листа
При разработке собственной формы путевого листа следует учитывать, что существуют установленные на законодательном уровне обязательные реквизиты, которые, по мнению чиновников, должны присутствовать в путевых листах. Если какого-то из обязательных реквизитов не будет — это повод налоговикам для снятия расходов.
Минфин России в своих разъяснениях (см., например, письмо от 23.03.2021 N 03-03-07/20599) также поясняет, что для документального подтверждения расходов на приобретение топлива для служебных автомобилей налогоплательщику необходимо руководствоваться перечнем обязательных реквизитов и порядком заполнения путевых листов, утвержденными приказом Минтранса.
Например, одним из обязательных реквизитов путевого листа являются сведения о транспортном средстве, которые включают в себя показания одометра (полные километры пробега). Таким образом, величина пробега указывается на основании показаний одометра, а значит, показания одометра относятся к числу обязательных реквизитов путевого листа. В некоторых компаниях путевые листы содержат данные о пробеге, а показания одометра при этом отсутствуют. Соответственно, не ясно, как вообще определяется пройденное автомобилем расстояние. Такой порядок крайне рискован. Налоговые органы могут указать, что такой путевой лист составлен с нарушениями и, соответственно, не может подтверждать расходы на списание ГСМ.
Наличие рисков подтверждает и судебная практика, содержащая примеры споров, в которых налоговые органы, признавая расходы неправомерными, наряду с другими признаками указывали также и на отсутствие в путевых листах сведений о показаниях одометра (постановления ФАС Поволжского округа от 24.07.2014 по делу № А12-23368/2013, Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 20.02.2016 № Ф08-523/2016, Арбитражного суда Центрального округа от 09.04.2021, Ф10-412/2021 по делу № А09-3820/2019).
Другое дело, когда одометр неисправен. Но и здесь не получится проставить данные о пробеге, что называется с потолка. В письме ФНС от 16.07.2010 № ШС-37-3/6848 сказано, что нужно, во-первых, задокументировать сам факт поломки. Во-вторых, найти альтернативный способ подтверждения пройденного расстояния, например, по данным системы ГЛОНАСС (письмо Минфина РФ от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).
Срок действия путевого листа
Путевой лист нужно оформить или сформировать в электронном виде до выпуска транспортного средства на линию.
Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.
| Продолжительность рейса | Когда оформлять | Срок действия |
|
В день делается один или несколько рейсов в течение смены |
До старта первого рейса |
В течение дня |
|
Рейс продолжается больше одной смены |
До начала рейса |
На срок рейса или на число календарных дней, на которые приходится смена |
Срок действия путевого листа с 2023 года
Правила, касающиеся периода действия п/л, отражены в новом Приказе №390. В I главе п. 2 регламентирован порядок заполнения срока действия путевки:
- заполняют число, м-ц, год, когда документ выдается на 1 день;
- если рейс длится более, необходимо указывать период (даты) с какого по какое число длится командировка.
Раньше путевой лист могли оформить максимум на 30 дней. Если поездка длилась дольше, требовалось выписывать 2 путевки. Теперь срок действия не ограничен. Вместе с тем нельзя использовать 1 путевой лист несколько дней, если график работы водителя укладывается в рамки ежедневной смены. Во II главе (пункты 8; 9; 10) норматива говорится:
- путевка оформляется на каждое ТС юрлица или ИП;
- документ выдается перед началом рейса, который может длиться более суток, или на 1 смену. Срок действия: восьми часовой день + не более 4 (в исключительных случаях — 5) часов на отдых;
- допускается на 1ТС выписывать 2 п/л, если водители работают посменно.
Из вышесказанного следует, что водитель может находиться за рулем не более 12 часов. Время выезда с места постоянной парковки фиксируется. Поэтому за превышение трудовой нормы могут наложить штраф, как за просроченный, а значит недействующий или отсутствующий путевой лист. Если график превышен незначительно (отвозили последнего пассажира, занимались устранением поломки), наказания не будет. Но за продолжительную работу более установленной нормы могут последовать административные санкции в виде штрафа.
Водителей, совершающих длительные командировки, тем более заграничные, тоже контролируют. В таких ТС должен устанавливаться тахограф. Кто ездит в европейские страны, знает, за нарушение трудового графика (отсутствие прибора или его неисправности) налагают штрафы (от 400 €), несравнимые с нашими.
Штраф за неправильный путевой лист
Во время аудита в транспортной компании могут выявить п/л с неправильным оформлением. Когда ошибки касаются расхода топлива или указания маршрута, документ могут признать недействительным. Налог на прибыль увеличится в разы.
При отсутствии записи медика, автомеханика-контролера штрафные санкции возлагаются не только на организацию, но и должностных лиц за ст. 12.31.1. КоАП.
| Вид административного правонарушения | Штраф на Граждан | Штраф на Должн. лица | Штраф на Юрлицо (ИП) |
| Не соответствие требуемой квалификации ответственных сотрудников (часть 1) | — | 20 тыс. р. | 100 тыс. р. |
| Отсутствие отметки о прохождении предрейсового медосмотра (часть 2) | 3 тыс. р. | 5 тыс. р. | 30 тыс. р. |
| Отсутствие отметки контролера о предрейс. техосмотре ТС (часть 3) | 3 тыс. р. | 5 тыс. р. | 30 тыс. р. |
Какие важные документы нужны для особых случаев грузоперевозок по России
Иногда приходится доставлять необычную продукцию. Тогда необходимо иметь при себе официальные бумаги:
- удостоверение, по которому компании разрешена транспортировка огромных, опасных и других необычных партий;
- свидетельство, из него понятно, что водитель прошел специальную подготовку и может заниматься перевозкой, а также отработал и получил водительский стаж более 3 лет без перерыва деятельности;
- сертификат, который указывает на безопасность продукции и подтверждает свойства тары;
- знак отличия для необычных товаров;
- свидетельство о том, что ТС было подготовлено к выполнению задач;
- маршрут с прописанным сроком разрешения на доставку;
- Ф. И. О., адреса, телефонные номера всех лиц, которые имеют отношение к процессу отправки конкретной партии;
- путевой лист, где прописан номер опасности по всем требованиям ООН.
Если партия обладает слишком большие или необычные габариты, сильно отличается от привычных, то придется и на это получить разрешение. Иначе двигаться по дорогам не выйдет. За получение такой справки предстоит заплатить госпошлину.
Сколько действует путевой лист
Путевой лист выписывается на один рабочий день или рейс, если он превышает продолжительность смены. В течение дня один и тот же автомобиль может совершать несколько рейсов. В этом случае оформляется один документ перед первой поездкой, в нём отмечаются все рейсы за смену. Путевой лист грузового автомобиля, отправляющегося в командировку более чем на сутки, тоже выписывают один. В нём отмечают все передвижения для отслеживания маршрута и расхода топлива.
Если машиной пользуются несколько водителей, можно оформить путевой лист на каждого или один на всех. Во втором случае в нём отражаются данные каждого из них — сведения о машине остаются одни и те же — с обязательным разграничением срока использования. Например, Петров выезжал с 9:00 до 12:00, километраж такой-то, маршрут и прочие данные о его рейсе, а Сидоров с 14:00 до 18:00 — и также отразить сведения о его поездке. Свободная форма бланка позволяет его корректировать.
Штраф за отсутствие путевого листа в 2022-2023 году
Согласно статье 12.3 КоАП РФ, если инспектор ГИБДД остановил водителя, у которого отсутствует путевой лист, в качестве наказания может быть вынесено устное предупреждение или денежное взыскание для водителя в размере 500 рублей.
Путевые листы также должны храниться в течение 5 лет на предприятии. Путевки вместе с Журналом регистрации путевых листов являются частью документации по БДД, а также свидетельством выполнения норм труда и отдыха для сотрудников трудовой инспекции. В случае проверок УГАДН при обнаружении отсутствия путевых листов владельцу предприятия придется заплатить сумму в размере до 100000 рублей за нарушение профессиональных и квалификационных требований к работникам, за нарушение закона «О безопасности дорожного движения» №196-ФЗ.
Также сотрудник проверяющих органов может вынести штраф за ошибки заполнения путевого листа на более крупную сумму.
Какой штраф за езду без путевого листа
Ответственность за отсутствие путевого листа несет только водитель. Индивидуальные предприниматели, должностные и юридические лица несут ответственность за неправильно оформленный документ. Все дело в том, что отсутствие путевки свидетельствует о том, что медицинский осмотр водителя и технический осмотр автомобиля не были проведены соответствующим образом.
Стоит отметить, что отдельного штрафа водителю за просроченный путевой лист нет, данное нарушение будет расцениваться как отсутствие путевки.
В соответствии с КоАП РФ за нарушения, связанные с путевым листом, грозят штрафы:
| Вид нарушения | Размер штрафа для водителя | Размер штрафа для должностных лиц | Размер штрафа для организаций и ИП | Статья КоАП |
|---|---|---|---|---|
| За отсутствие путевого листа легкового и грузового автомобилей | Письменное предупреждение или 500 рублей | — | — | Ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ |
| За отсутствие технического осмотра авто | — | 5 000 рублей | 30 000 рублей | П. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ |
| За отсутствие отметки о медицинском осмотре | — | 5 000 рублей | 30 000 рублей | П. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ |
| Штраф за отсутствие медосмотра у водителя | — | 2 000 — 3 000 рублей | 30 000 — 50 000 рублей | Ст. 11.32 КоАП РФ |
| За несоответствие действительности отметки о прохождении медосмотра (например, если водитель за рулем находился в нетрезвом виде) | — | 20 000 рублей | 50 000 рублей | Ст. 12.32 КоАП РФ |
| За несоответствие действительности отметки о техническом осмотре автомобиля | — | 5 000-8 000 рублей | 50 000 рублей | П. 2 ст. 12.31 КоАП РФ |
Обязательные атрибуты путевого листа
Норматив, содержащий перечень обязательных блоков (атрибутов) путевки грузового автотранспорта, – это Приказ Минтранса №390 последней редакции 2022 года. Какие сведения отражают в п/л:
• порядковый номер учета путевки теперь не нужен, только его наименование. Например, путевой лист грузового автомобиля № …;
• указание периода действия: открывающая дата, если водитель работает посменно; день выдачи с указанием окончания срока, когда действительность документа прекращается – командировка, превышающая сутки.
• данные об организации, собственнике грузового авто: правовой статус и наименование (например, ООО “Сокол”), адрес, телефон, ОГРН (для ИП вместо названия юрлица – ФИО предпринимателя);
• информация о грузовом автотранспорте: марка, госномер, в том числе, прицепа, когда есть; показания одометра (до отбытия с парковки, по возвращению назад) с указанием поминутного времени проведенного предрейсового техконтроля, заверенного подписью контролера, фамилии с инициалами;
• данные о водителе: ФИО и запись о пройденном предрейсовом медосмотре, заверенная подписью медика, осуществляющего медосмотр, с распечаткой фамилии с инициалами.
Примечание: Медицинский осмотр до отправки в рейс проходят все водители-перевозчики. О чем в путевом листе говорит запись врача. После рейса он обязателен для сотрудников, перевозящих опасные грузы. Отмечать в путевке его прохождение необязательно, но в журнал послерейсовых медосмотров необходимо записать результаты процедуры.
Кого, как и на какую сумму оштрафуют за нарушения в путевых листах
В прошлом году правила заполнения путевых листов были изменены, что нарушило привычные для многих организаций алгоритмы оформления и выдачи этих документов.
Между тем, проверяющие из разных контролирующих органов все чаще обращают внимание на наличие путевых листов и правильность их заполнения.
Кто может ездить без путевых листов? Кого могут оштрафовать? На какую сумму? Кто может проверять путевые листы? На эти и другие вопросы отвечает Эксперт программы «Путевые листы и ГСМ» компании СКБ Контур Игорь Голдырев.
В тексте КоАП РФ фигурируют термины «должностные лица» и «юридические лица», но при этом имеются оговорки, что юридическим лицом с точки зрения закона в данном случае считается не только коммерческая/бюджетная организация, но и индивидуальный предприниматель. Самозанятые физлица в статьях КоАП РФ не упомянуты, но мы подозреваем, что инспектор ГИББД, выписывающий штраф, не будет обращать внимание на разницу между ИП и самозанятыми гражданами.
Бесплатно получить демо‑версию сервиса для заполнения и учета путевых листов
Изменения в порядке записи показаний одометра
Важное изменение для путевых листов — новые правила внесения даты, времени и показаний одометра. По действующему приказу показания одометра записываются при выезде транспортного средства с парковочного места, которое предназначено для стоянки по завершению рейса, и по возвращению автомобиля на парковку.
Минтранс добавил еще один случай включения пробега в путевой лист. Если несколько водителей работают на одном транспортном средстве, и на него выписывается несколько путевых листов.
С 1 марта 2023 года каждый раз при приеме-сдаче автомобиля требуется зафиксировать показания одометра с датой и временем. Эти сведения должны быть заверены в путевом листе ответственным лицом подписью на бумажном носителе или электронной подписью.