Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «ФНС упростила правила организации ЭДО с налогоплательщиками». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В соответствии с п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ) первичные учетные документы можно составлять на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Как выбрать оператора
Таким требованиям должны соответствовать организации по передаче электронных данных:
- Обеспечение защиты информации. Отчётность и документация содержат коммерческую тайну, соответственно, не подлежат разглашению. При выборе необходимо обратить внимание на применяемые механизмы защиты данных.
- Организация программного доступа. Взаимодействие в рамках электронного обмена документами требует установки и отладки ПО. Это входит в сферу деятельности компаний-операторов и оплачивается в качестве отдельной услуги.
- Техническая поддержка. Для налаживания постоянного и бесперебойного обмена электронными данными требуется постоянная обратная связь от оператора. Это позволит в кратчайшие сроки решить все возникшие проблемы и устранить неполадки.
- Стоимость услуг. большинство организаций работает по системе тарифных планов, устанавливая фиксированную стоимость услуг за месяц, полгода или год обслуживания.
Переход на электронный документооборот
Основные правила работы с электронными документами определены в Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон № 63-ФЗ).
Под электронной подписью понимается информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и используется для определения лица, подписывающего информацию (п. 1 ст. 2 Закона № 63-ФЗ).
Виды электронных подписей установлены ст. 5 Закона № 63-ФЗ:
- простая электронная подпись,
- усиленная электронная подпись (которая подразделяется на квалифицированную и неквалифицированную).
Перечень документов, которые ФНС может направлять через интернет
Новый Порядок направления документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий, предусматривает 48 наименований, которые разрешено направлять через информационную систему. С их полным перечнем можно ознакомиться ниже.
| № | Название |
|---|---|
| 1 | Требование о представлении пояснений |
| 2 | Уведомление о контролируемых иностранных компаниях |
| 3 | Уведомление о вызове налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) |
| 4 | Налоговое уведомление |
| 5 | Решение о приостановлении операций по счетам налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) в банке и переводов его электронных денежных средств |
| 6 | Решение об отмене приостановления операций по счетам налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) в банке и переводов его электронных денежных средств |
| 7 | Решение о проведении выездной налоговой проверки |
| 8 | Решение о приостановлении проведения выездной налоговой проверки |
| 9 | Решение о возобновлении проведения выездной налоговой проверки |
| 10 | Справка о проведенной выездной налоговой проверке |
| 11 | Решение о проведении выездной налоговой проверки консолидированной группы налогоплательщиков |
| 12 | Решение о приостановлении проведения выездной налоговой проверки консолидированной группы налогоплательщиков |
| 13 | Решение о возобновлении проведения выездной налоговой проверки консолидированной группы налогоплательщиков |
| 14 | Акт о воспрепятствовании доступу должностных лиц налогового органа, проводящих налоговую проверку, на территорию или в помещение (за исключением жилых помещений) проверяемого лица |
| 15 | Постановления о проведении осмотра территорий, помещений лица, в отношении которого проводится камеральная налоговая проверка, документов и предметов |
| 16 | Решение о продлении или об отказе в продлении сроков представления документов (информации) |
| 17 | Постановление о производстве выемки, изъятия документов и предметов |
| 18 | Протокол о производстве выемки, изъятия документов и предметов |
| 19 | Постановление о назначении экспертизы |
| 20 | Протокол об ознакомлении проверяемого лица с постановлением о назначении экспертизы и о разъяснении его прав |
| 21 | Акт налоговой проверки |
| 22 | Извещение о времени и месте рассмотрения материалов налоговой проверки |
| 23 | Решение об отложении рассмотрения материалов налоговой проверки в связи с неявкой лица, участие которого необходимо для их рассмотрения |
| 24 | Решение о привлечении к участию в рассмотрении дела о налоговом правонарушении свидетеля, эксперта, специалиста |
| 25 | Протокол рассмотрения материалов налоговой проверки; |
| 26 | Решение о проведении дополнительных мероприятий налогового контроля |
| 27 | Решение о привлечении к ответственности за совершение налогового правонарушения |
| 28 | Решение об отказе в привлечении к ответственности за совершение налогового правонарушения |
| 29 | Решение о принятии обеспечительных мер |
| 30 | Решение об отмене обеспечительных мер |
| 31 | Решение о замене обеспечительных мер |
| 32 | Решение о приостановлении исполнения решений налогового органа, принятых в отношении физического лица |
| 33 | Решение о приостановлении исполнения решений налогового органа, принятых в отношении физического лица |
| 34 | Решение об отмене решения о привлечении к ответственности за совершение налогового правонарушения в части привлечения физического лица к ответственности за совершение налогового правонарушения |
| 35 | Акт об обнаружении фактов, свидетельствующих о предусмотренных Налоговым кодексом Российской Федерации налоговых правонарушениях (за исключением налоговых правонарушений, дела о выявлении которых рассматриваются в порядке, установленном статьей 101 Налогового кодекса Российской Федерации) |
| 36 | Решение о привлечении лица к ответственности за налоговое правонарушение, предусмотренное Налоговым кодексом Российской Федерации (за исключением налогового правонарушения, дело о выявлении которого рассматривается в порядке, установленном статьей 101 Налогового кодекса Российской Федерации) |
| 37 | Решение об отказе в привлечении лица к ответственности за налоговое правонарушение, предусмотренное Налоговым кодексом Российской Федерации (за исключением налогового правонарушения, дело о выявлении которого рассматривается в порядке, установленном статьей 101 Налогового кодекса Российской Федерации) |
| 38 | Решение о возмещении (полностью или частично) сумм налога на добавленную стоимость |
| 39 | Решение об отказе в возмещении сумм налога на добавленную стоимость |
| 40 | Решение о возмещении (полностью или частично) суммы налога на добавленную стоимость, заявленной к возмещению |
| 41 | Решение об отказе в возмещении (полностью или частично) суммы налога на добавленную стоимость, заявленной к возмещению |
| 42 | Решение о возмещении суммы налога на добавленную стоимость, заявленной к возмещению, в заявительном порядке |
| 43 | Решение об отказе в возмещении суммы налога на добавленную стоимость, заявленной к возмещению, в заявительном порядке |
| 44 | Решение об отмене решения о возмещении суммы налога на добавленную стоимость, заявленной к возмещению, в заявительном порядке |
| 45 | Решение об отмене решения о возмещении суммы налога на добавленную стоимость, заявленной к возмещению, в заявительном порядке в связи с представлением уточненной налоговой декларации по налогу на добавленную стоимость |
| 46 | Решение о возмещении суммы акциза, заявленной к возмещению |
| 47 | Решение об отказе (полностью или частично) в возмещении суммы акциза, заявленной к возмещению |
| 48 | Мотивированное заключение |
Кому ФНС выдаёт электронную подпись
Выдача электронных цифровых подписей в ФНС осуществляется руководителям юридических лиц (генеральным директорам и иным лицам, имеющим право действовать от имени компании без доверенности), индивидуальным предпринимателям, нотариусам. Исключениями являются представители финансового сектора — кредитные организации, операторы платёжных систем, некредитные финансовые организации и ИП, являющиеся профессиональными участниками рынка ценных бумаг. Финансовому сектору КЭП выдаёт Удостоверяющий центр Банка России. Кроме того, должностные лица госорганов и органов местного самоуправления, руководители государственных некоммерческих организаций и коммерческих организаций, подлежащих казначейскому сопровождению получают КЭП в Удостоверяющем центре Федерального казначейства.
Как работать с КЭП от ФНС
Электронная цифровая подпись для юридических лиц и ИП должна использоваться только его владельцем в соответствии с требованиями ФЗ-63 «Об электронной подписи». Токен (носитель с ключами ЭП) необходимо подключить к компьютеру в момент подписания документа, а после извлечь.
Крайне не рекомендуется оставлять токен в USB-входе и передавать его другим лицам. Если нужно предоставить возможность сотрудникам подписывать документы от лица компании по доверенности, то им заказать КЭП можно в коммерческом удостоверяющем центре, который имеет аккредитацию по новым правилам (с 01.07.2020). СберКорус аккредитован по новым правилам и предлагает выгодные тарифы и условия выпуска КЭП для сотрудников организаций и физических лиц.
Возможен ли обмен документами между двумя системами?
Если хоть один контрагент пользуется другой системой ЭДО — роуминг понадобится обеим компаниям. В этом случае понятие роуминг схоже с аналогичным понятием у операторов мобильной связи. Он необходим каждой компании для быстрой передачи документов через 1С, подключенной к разным операторам ЭДО.
Как выбрать оператора ЭДО
Оператор ЭДО — одобренная налоговой инспекцией организация, которая обеспечивает обмен документами между пользователями. Обратите внимание на ряд критериев:
- Стоимость. Что входит в ежемесячный тариф, а что нужно оплачивать отдельно. При этом не смотрите на самую низкую цену. Если вам понадобятся дополнительные услуги, их стоимость может сделать контракт в разы дороже, чем заявленный тариф.
- Безопасность. Как организован доступ к сервису, был ли аудит безопасности системы, где, как и сколько хранятся документы, будет ли к ним доступ после расторжения договора.
- Удобство. Можно ли пользоваться сервисом через мобильные устройства, понятный ли интерфейс.
- Роуминг. Необходим, если контрагенты пользуются другими сервисами.
- Автоматический обмен данными. Интеграция с учетной системой.
- Техподдержка. Этот критерий особенно важен для тех, кто работает в режиме нон-стоп. Скорость устранения возможных сбоев прямо влияет на финансовые результаты компании.
Электронный документооборот с налоговой
Налогоплательщики ведут электронный документооборот с налоговой через сервисы для сдачи отчетности. Обмен информацией обеспечивают операторы ЭДО в сфере b2g («бизнес-государство»). А обмен документами с контрагентами происходит через системы ЭДО операторов в сфере b2b («бизнес-бизнес»). Поэтому пользователям удобнее работать, если системы ЭДО и интернет-отчетности интегрированы.
Сервис для сдачи отчетности Контур.Экстерн и система ЭДО Диадок связаны. Достаточно нескольких кликов для отправки в налоговую инспекцию документов из Диадока. Пользователям других систем отчетности понадобится сначала скачать электронные документы из Диадока на компьютер, а затем загрузить их в систему для представления в налоговую.
Для чего нужна электронная подпись
Все документы нужно подписывать, электронные — тоже. В этом случае в роли подписи выступает специальная программа, которая защищена от взлома. Она гарантирует, что документ «подписал» именно её обладатель. Это и есть «усиленная квалифицированная подпись». Её выпускают специальные удостоверяющие центры, например контуровский.
Подпись необходима для любого электронного документооборота: для сделок, отчётности и работы с сотрудниками. Иногда её выпускают в рамках тарифа. Например, предприниматели покупают Эльбу и получают подпись для сдачи отчётности бесплатно.
Кстати, для сдачи отчётности недостаточно выпустить подпись. Необходимо работать со специальным оператором, например с той же Эльбой. Это правило придумали, чтобы обезопасить базу данных госорганов. Вдруг злоумышленники будут бомбардировать сервер налоговой запросами или подсовывать в отчёты вирусы.
Электронный документооборот с ФНС
Перейти на электронный документооборот с налоговой инспекцией по собственной инициативе может любая компания или индивидуальный предприниматель — ФНС это лишь поощряет. Однако согласно действующему законодательству, определенным группам налогоплательщиков сдача отчетности через интернет вменена в обязанность. В частности, сдавать отчетность в электронном виде должны все плательщики НДС, а также компании либо ИП с количеством работников более 50 человек.
Обмен документами с ФНС реализуется через одну из компаний-операторов электронного документооборота (ЭДО), список которых можно найти на сайте налоговой службы. Каждый документ перед отправкой должен быть подписан квалифицированной электронной подписью (КЭП) — это касается как налогоплательщиков, так и налоговиков.
Документ налоговой службы сначала оформляется на бумажном носителе в установленном порядке. На позднее следующего рабочего дня он переводится в электронный формат и отправляется налогоплательщику. Дата отправки документа подтверждается оператором ЭДО.
Основные принципы электронного документооборота
В процессе электронного документооборота стороны обмениваются следующими электронными документами:
- запрос;
- обращение;
- информационное сообщение о представительстве;
- квитанция о приеме;
- уведомление об отказе в приеме;
- подтверждение даты отправки;
- ответ на запрос;
- письмо налогового органа;
- рассылка;
- технологические электронные сообщения;
- извещение о получении;
- сообщение об ошибке.
К сведению. Подтверждение даты отправки — формируемый специализированным оператором связи или налоговым органом электронный документ, содержащий данные о дате и времени отправки налогоплательщиком (представителем), налоговым органом документа в электронной форме по ТКС.
Квитанция о приеме — формируемый налоговым органом электронный документ, подтверждающий факт приема на обработку представленного налогоплательщиком (представителем) запроса (обращения) в электронной форме по ТКС.
Извещение о получении — формируемое получателем для отправителя технологическое электронное сообщение, информирующее отправителя о получении электронного документа.
Формы и Форматы документов утверждены Приказом ФНС России от 09.06.2011 N ММВ-7-6/362@.
Если налогоплательщик является участником электронного документооборота, чтобы получить информацию от налоговых органов, ему необходимо отправить в налоговый орган запрос (обращение) в электронной форме, подписанный ЭП. Если за информацией обращается представитель налогоплательщика, то необходима доверенность, подтверждающая его право на получение информационных услуг или ответа налогового органа, которая представляется налоговому органу до запроса (обращения). Копия доверенности сохраняется в налоговом органе в течение трех лет после истечения ее срока.
Право подписи электронной подписью участвующих в электронном документообороте документов имеют должностные лица налогоплательщика (представителя) и спецоператоры, чьи полномочия установлены (подтверждены) в соответствии с законодательством РФ. Документы, направляемые налоговым органом, подписываются с использованием средств электронной подписи, применяемых для автоматического создания электронных подписей в системе.
В ответ на запрос налогоплательщику (представителю) направляется комплект ответов и (или) уведомлений об отказе в приеме, сформированных налоговыми органами по месту учета налогоплательщика.
В Методических рекомендациях приведены основания, по которым информация по запросу налогоплательщика (его представителя) не предоставляется:
- запрос направлен в налоговый орган, в компетенцию которого не входит предоставление информации по нему;
- запрос не соответствует установленному формату;
- запрос представителя налогоплательщика направлен без приложения к нему информационного сообщения о представительстве, подтверждающего в установленном порядке полномочия представителя на получение информации;
- отсутствует ЭП налогоплательщика (представителя), владелец ЭП, подписавший запрос не имеет соответствующих полномочий, данные подписанта из запроса не соответствуют данным владельца сертификата ключа проверки электронной подписи, ЭП не соответствует документу.
В таких случаях налогоплательщику (представителю) направляется уведомление об отказе в приеме с указанием причины отказа.
При направлении запроса налогоплательщику должны учитываться следующие правила:
- в одном запросе указываются сведения по одному налогоплательщику за один отчетный год, за один период;
- в одном запросе может быть запрошен только один из перечисленных выше документов;
- в запросе надо указывать дату, по состоянию на которую формируется ответ на него. В случае если в запросе не указана дата или указана будущая дата, ответ формируется на дату регистрации этого запроса в налоговом органе;
- при направлении запроса на получение информации в целом по организации идентификатор конечного получателя в имени файла и реквизит «ИФНС» заполняются равными «0000», реквизит «КПП налогоплательщика» не заполняется;
- дополнительные реквизиты запроса (КБК, ОКАТО/ОКТМО) могут заполняться при запросе выписки и акта сверки. В случае незаполнения дополнительных реквизитов ответ на запрос формируется по всем налоговым обязательствам налогоплательщика. В случае если в запросе указаны КБК и ОКАТО/ОКТМО, по некоторым из которых в налоговом органе отсутствуют открытые налоговые обязательства, налоговый орган формирует ответ только по открытым налоговым обязательствам. В случае если в налоговом органе отсутствуют открытые налоговые обязательства по всем указанным в запросе КБК и ОКАТО/ОКТМО, то в ответе делается соответствующая запись.
Отметим также следующие особенности представления отдельных документов в электронном виде:
- справка о состоянии расчетов формируется в налоговом органе по всем открытым в нем налоговым обязательствам;
- акт сверки предназначен только для информирования плательщика о состоянии его расчетов и не подлежит возврату в налоговый орган с заполненными графами «Данные налогоплательщика», «Расхождения», «Результаты совместной сверки»;
- при представлении справки об исполнении обязанности перечень ответов, сформированных налоговыми органами, в которых налогоплательщик состоит на учете по различным основаниям, предусмотренным НК РФ, автоматически анализируется, и при отсутствии задолженности проставляется запись «не имеет неисполненную обязанность». В противном случае налогоплательщику направляется справка с записью «имеет неисполненную обязанность» с указанием в приложении кодов налоговых органов, в которых он имеет неисполненную обязанность.
Почему электронный документ равен бумажному?
Документы, полученные через систему ЭДО, обязательно подписываются квалифицированной электронной подписью (ЭП) представителя организации. Цифровые документы, подписанные ЭП, равнозначны аналогичным документам на бумажном носителе. Они имеют ту же юридическую силу, что и бумажные оригиналы с печатью, и могут использоваться при проверках налоговыми инспекциями.
Согласно п.2 ст. 93 НК РФ и писем ФНС от 09.02.2016 № ЕД-4-2/1984@ и от 23.11.2015 № ЕД-4-2/20421, если организация получила УПД по ЭДО, она может предоставить их в налоговую инспекцию несколькими способами:
-
На электронном носителе по ТКС (телекоммуникационные каналы связи с контролирующими органами) или через личный кабинет налогоплательщика.
-
На бумажном носителе, распечатав УПД, с электронной подписью из Личного кабинета на сайте оператора ЭДО.
Обратите внимание! Второй способ подходит, если для затребованного вида документа не утверждён формат ФНС (договоры, соглашения, товарно-транспортные накладные, счета на оплату).
Варианты систем электронного документооборота
В реестре ФНС зарегистрировано более 70 операторов электронного документооборота. Среди них есть как самостоятельные сервисы, так и подразделения других организаций. Инструменты для ЭДО часто предусмотрены в рамках экосистем продуктов для бизнеса – например, они есть у 1С или Контура. Такие предложения интегрированы с другими сервисами экосистемы – например, бухгалтерией или CRM – и могут быть рассчитаны на использования внутри нее.
Среди популярных вариантов систем электронного документооборота, в том числе действующих внутри различных экосистем, можно выделить следующие:
|
Название |
Преимущества |
Стоимость |
|
Контур.Диадок |
Обмен документами с другими операторами Интеграция с другими сервисами СКБ-Контур и 1С Автоматическая обработка кодов маркировки Бессрочное хранение архивных документов Настраиваемая структура подразделений с уровнями доступа для сотрудников |
От 1 900 рублей в год |
|
СБИС Электронный документооборот |
Обмен документами с другими операторами, в том числе по электронной почте Интеграция с другими сервисами СБИС и 1С Инструменты для работы с маркировкой и ЕГАИС Готовые решения для отдельных отраслей |
От 1 500 рублей в год |
|
Астрал.ЭДО |
Обмен документами с другими операторами Интеграция с другими сервисами Астрала и 1С Электронная подпись (оплачивается отдельно) Инструменты для документооборота в группе компаний Неиспользованный остаток документов переносится на следующий год |
От 500 рублей в год |
|
1С-ЭДО |
Обмен документами с другими операторами Интеграция с другими сервисами 1С Интеграция с интернет-банками Электронная подпись (оплачивается отдельно) Любое количество пользователей с разными уровнями доступа |
От 3 000 рублей в год |
|
Точка — Сервис для бухгалтеров |
Интеграция с популярными системами учета, включая 1С Настраиваемые инструменты для хранения документов Подгрузка чеков из приложения Точки Электронная подпись (оплачивается отдельно) |
Включена в обслуживание счета |
|
СберКорус |
Обмен документами с другими операторами Интеграция с другими сервисами Сбера и 1С Инструменты для работы с маркировкой и ЕГАИС Специальные условия для работы с маркетплейсами |
От 250 рублей в год |
|
Nopaper |
Бесплатная электронная подпись Управление документооборотом в мобильном приложении Бессрочное хранение архивных документов |
Рассчитывается индивидуально |
Перевыпуск электронной подписи
Срок действия электронной подписи — 1 год с момента ее изготовления. Чтобы продлить ЭП после завершения срока ее действия, нужно пройти процедуру перевыпуска.
Существуют и другие ситуации, которые могут привести к перевыпуску ЭП до окончания срока действия сертификата ключа, такие как:
- изменение реквизитов юридического лица или владельца электронной подписи;
- выход из строя сертифицированного носителя, на котором записана электронная подпись;
- форматирование сертифицированного носителя, на котором записана электронная подпись;
- потеря сертифицированного носителя;
- компрометация электронной подписи.