Преимущества электронного документооборота

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Преимущества электронного документооборота». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Одно из главных преимуществ электронного документооборота – это значительное сокращение расходов на печать (траты на бумагу, оргтехнику и расходные материалы к принтерам), почтовую пересылку и хранение документов.

Стоит ли вашей компании переходить на ЭДО?

Крупным компаниям, работающим с сотнями и тысячами внешних документов каждый месяц, внедрение ЭДО поможет сократить издержки и сберечь сотни тысяч рублей в год, снизить риски утери документов и риски, связанные с ошибками в документации и получением штрафов от налоговой. Если организация работает со счетами-фактурами, сдает декларации по НДС, у компании множество филиалов и большое число контрагентов из разных регионов, переход на ЭДО вполне оправдан.

ЭДО подходит также малому и среднему бизнесу, так как таким компаниям важно получать оплату за товары или услуги как можно быстрее – в день выставления документов. Электронный документооборот ускорит обмен документами, а чем скорее документы дойдут до получателя, тем быстрее будут оплачены.

Сокращение расходов: противоположные результаты

Внедрение ЭДО и ЭЦП может дать какую-то экономию в печатных листах. Но как насчёт денег?

Предположим, что компания много печатает и хочет избавиться от расходов на принтеры, расходные материалы и сервис. Одна ЭЦП стоит от 1000 до 6000 рублей в год, в зависимости от сферы деятельности компании. Внедрение ЭДО стоит около 3000 рублей в месяц (система 1С, отправка 100 комплектов включена в стоимость, каждый дополнительный – 10 рублей).

Если оформить ЭЦП на 1 сотрудника, то при должном объеме документов никакие другие задачи он решать не сможет. Только проверять и подписывать счета, договоры, накладные, акты и так далее. Поэтому к стоимости ЭЦП и ЭДО прибавится годовая зарплата подписанта. И вряд ли подписание любых документов, включая финансовые отчётности, доверят человеку на невысокой должности с маленькой зарплатой. Это просто небезопасно. Есть и другая проблема: что будет, если единственный сотрудник с ЭЦП заболеет, уедет в отпуск или уволится?

Можно оформить ЭЦП на 10 сотрудников, но это стоит от 10 до 60 тысяч рублей в год. И ещё, как минимум, 36 тысяч рублей оператору ЭДО.

Если же внедрять ПО, годовая API- лицензия на использование ЭДО (ЭВМ «Диадок») обойдётся в 18 тысяч рублей. Та же компания предлагает услуги посредника: от 4200 рублей в месяц за передачу 600 документов до 68.4 тысяч рублей в месяц за передачу 12 тысяч документов.

И к любым расходам на ЭЦП и ЭДО необходимо прибавить стоимость печати документов, потому что полностью исключить её компания не сможет.

Сокращение расходов: временный переход на ЭЦП и ЭДО

Некоторые фирмы знают о вышеперечисленных подводных камнях, поэтому не рассматривают постоянный переход на ЭДО и ЭЦП. Но в условиях карантина спешат временно внедрить эти технологии, чтобы сэкономить на удалённой организации печати.

Минимальный пакет на 1 сотрудника стоит от 3 тысяч до 5 тысяч рублей в месяц. При этом, тот же сотрудник ежемесячно печатает примерно 300-500 листов. Стоимость печати 300-500 листов, включая оборудование, сервис и расходные материалы, обходится компании от 500 до 2 тысяч рублей (конечная цифра зависит от формата и параметров печати, а также от оборудования). Поэтому прежде, чем временно внедрить ЭДО и ЭЦП, сравните расходы на поддержание офисной инфраструктуры на удалёнке со стоимостью перехода на другие технологии. И помните о скрытых расходах.

Как установить ЭДО

Как работать с ЭДО? Для начала нужно выбрать оператора, который предоставит площадку для обмена ЭДО. Программы для ЭДО называют системой электронного документооборота (СЭД). При выборе СЭД нужно опираться на требуемый для компании функционал, стоимость, наличие техподдержки, возраст на рынке и распространённость системы среди ваших заказчиков. На данный момент самыми популярными СЭД являются: Контур Диадок, СБИС, ДЕЛО, 1С-ЭДО, Директум. На рынке есть как программы, которые устанавливаются на сервер компании, так и веб-решения.

После заключения договорённостей с оператором и установки системы, следует выпустить электронные подписи для всех сотрудников. Только так вы сможете полностью перейти на электронный документооборот.

После этого начнётся период адаптации сотрудников и клиентов к новому порядку. Для работников лучше провести обучающие мероприятия, чтобы они быстрее освоили программу.

Клиентов нужно не только оповестить о нововведениях, но и помочь им наладить обмен документами с компанией. Серьёзно отнеситесь к этому этапу, так как напуганные потребители могут уйти от вас.

ЭДО – это будущее в сфере бизнеса и делопроизводства. Ваши клиенты хотят получать свои документы быстро и просто. Не бойтесь нового и развивайтесь.

Какие же задачи выполняет ЭДО?

обеспечивает прозрачность деятельности организации и эффективность управления, за счет автоматического контроля выполнения задач на предприятии;

осуществляет поддержку соответствия международным стандартам качества;

оказывает поддержку эффективному накоплению, управлению и доступу к информации и знаниям. Обеспечивает кадровую гибкость за счет хранения всей истории деятельности сотрудника на предприятии;

производит протоколирование всех процессов;

оптимизирует и автоматизирует бизнес-процессы и механизмы их выполнения и контроля на предприятии;

за счет исключения бумажных документов из оборота происходит большая экономия ресурсов путем сокращения издержек на бумагу, картриджи. Благодаря ЭДО предприятию легче контролировать движение документов по каналам организации;

упрощает и удешевляет хранение документов за счет электронного архива.

Главными преимуществами электронного документооборота по сравнению с бумажным являются:

возможность поиска файлов в системе по множеству фильтров и параметров;

полный учет производственной или какой-либо другой документации;

оперативное составление отчетов предприятия;

оперативное управление предприятием и обмен информацией по защищенным каналам с любой точки (не обязательно быть всем вместе на одной территории, чтобы взаимодействовать);

унифицированные шаблоны для создания документов;

наблюдение и контроль над персоналом;

распределение прав доступа к корпоративной информации по определенным критериям и параметрам;

сокращение затрат на бумагу (а если более глобально, то в какой-то степени решение проблем экологии);

возможно сокращение штата сотрудников, занимающихся работой с бумагами, а также сокращение арендуемого (занимаемого) помещения за счет отсутствия бумажных архивных документов.

Что же касается минусов ЭДО (электронного документооборота), то их не так уж и много. Это достаточно дорогостоящее программное обеспечение и временные затраты, как на обучение сотрудников, так и на оцифровку уже имеющихся документов. Но если вы только начинаете вести предпринимательскую деятельность, то проблем с внедрением электронного документооборота у вас не должно возникнуть, так как персонал будет уже на начальном этапе работать в данной системе.

Возможности интеграции СЭД

Интеграция СЭД с другими системами с целью создания единого информационного пространства для обмена документами и данными является популярным трендом для современных «цифровых» организаций. Поэтому выбирая редакцию СЭД, следует оценить и ее интеграционные возможности. Рассмотрим их на базе СЭД ТЕЗИС.

Базовая редакция ТЕЗИС обладает локальными интеграционными возможностями. С ней интегрирована настольная утилита ТЕЗИС:Помощник, которая, обеспечивает интеграцию СЭД с Microsoft Office и Libreoffice, а значит дает возможность обмена данными между СЭД ТЕЗИС и приложениями, установленными на рабочей станции пользователя.

Стандартная редакция ТЕЗИС уже предлагает более расширенные возможности интеграции за счет специализированных шлюзов. Помимо локальной интеграции, как у Базовой версии, система интегрируется с сервисом обработки и преобразования PDF документов ABBYY Recognition Server, который позволяет распознавать текст скан-копий документов, а в перспективе — еще и с ПО для сравнения распознанных документов ABBYY ScanDifFinder, которое позволит проводить сравнение и выявлять различия между бумажными и электронными версиями одного и того же документа.

Расширенная редакция ТЕЗИС за счет открытого кода обладает неограниченными интеграционными возможностями. Гибкая платформа CUBA, широкие возможности которой открываются пользователям Расширенной редакции ТЕЗИС, позволяет не только неограниченно модифицировать функциональность самой системы, но и налаживать выгрузку данных с веб-сервисов, через REST API, путем обмена XML- файлами или взаимодействия на уровне базы данных. И это — помимо всех функций интеграции, предлагаемых предыдущими редакциями.

Таким образом, наиболее широкими интеграционными возможностями обладает Расширенная редакция, то есть решение, обладающее максимальными возможностями модификации. Стандартная редакция позволяет интегрироваться с определенными системами за счет готовых средств, а Базовая ограничивается интеграцией с офисными пакетами. Таким образом, в этом раунде оценки плюсов и минусов СЭД три плюса получает модифицируемая Расширенная редакция системы, два плюса достаются Стандартной редакции, в то время как Базовой остается всего один.

1. С помощью КЭДО можно подписывать кадровые документы электронной подписью. Это удобно, если у вас распределенная команда или офисы в разных городах.

2. Плюсы КЭДО:

• упрощает КДП с удаленными и офисными сотрудниками;
• ускоряет подписание массовых документов;
• экономит время кадровиков;
• делает КДП прозрачнее.

3. Недостатки кадрового ЭДО — дополнительные расходы компании, работники должны иметь под рукой компьютер или смартфон.

4. В КЭДО можно подписывать любые кадровые документы, за исключением:

• бумажных трудовых книжек,
• приказов об увольнении офисных сотрудников,
• актов о несчастном случае на производстве,
• инструктажей по охране труда.

5. Чтобы перейти на КЭДО, нужно:

• выбрать систему для электронного документооборота;
• протестировать безопасность системы и ее возможности;
• настроить интеграции и перенос данных;
• оформить локальные нормативные акты, получить согласие сотрудников;
• обеспечить доступ сотрудников в личный кабинет и организовать выпуск электронных подписей;
• собирать обратную связь сотрудников.

Какие документы можно отправлять?

Система ЭДО позволяет компаниям обмениваться следующими документами:

1. УПД и счетами-фактурами. Правила их передачи установлены Минфином и ФНС.
2. Торг-12 и актами. Их форматы рекомендованы налоговой службой и подходят для передачи в органы контроля.
3. Иными заверенными электронной подписью документами, для которых нет установленного формата ФНС.

Наиболее популярными документами, с которыми работают клиенты, являются:

• договора
• счета-фактуры
• акты
• первичные документы

Как правило, сначала организации переводят в ЭДО все первичные документы и счета-фактуры. С последними связаны налоговые вычеты, поэтому им уделяется особое внимание. Организации должны составлять эти документы в соответствии с установленными законом требованиями. Если счета-фактуры не будут соответствовать формату, утвержденному приказом ФНС от 19.12.2018 г. № ММВ-7-15/820, они не будут иметь юридической силы.

Недостатки бумажного документооборота

У больших компаний бумажный ЭДО достигает огромного объема документов, из-за чего сотрудники тратят много рабочего времени на их обработку. Это очень неудобно по таким причинам:

• получение документов в непригодном виде. При транспортировке документов и передаче из рук в руки их вид становится непригодным для использования (мокрые, грязные, порванные). Кроме того, они вполне могут потеряться, из-за чего приходится повторно готовить новый пакет;
• большой объем затрат труда и времени. Документы нужно не только составлять и отправлять, но и заново собирать пакет документов при их утрате или неверном оформлении. Это дополнительные расходы, к которым также добавляются затраты, связанные с обработкой поступающей документации, например, с внесением бумажных документов в программу 1С;
• ошибки и неточности в документах. При ручной обработке документов, к примеру, при внесении их в программу, возникает «человеческий фактор», из-за чего возрастает риск появления недостоверной информации;
• финансовые расходы. При бумажном документообороте в разы увеличиваются расходы на канцелярские принадлежности, принтер и бумагу, а также затраты на отправку документов и экспресс-доставку.

Эффективность электронного документооборота

Одним из главных преимуществ электронного документооборота является минимизация трудовых и временных затрат на выполнение ежедневных операций. ЭДО позволяет повысить скорость обработки и передачи документов. Документы, на обработку которых у сотрудников уходили часы, теперь можно провести по документообороту в несколько кликов.

Раньше требовалось, чтобы каждый сотрудник при работе с бумажными документами контролировал их подписание. Теперь же эту работу можно поручить только одному сотруднику, который будет проверять статусы документов и анализировать отчет по ним. Также он может отправлять бумажные документы, если по каким-то причинам партнер не может воспользоваться ЭДО.

При таком подходе процент подписания документов существенно возрастет, а сроки подписания значительно сократятся. Кроме того, не возникает необходимости звонить контрагентам и напоминать о том, что нужно подписать документы, — для этого можно вполне использовать автоматические рассылки.

ЭДО позволяет в бесперебойном режиме обмениваться документами с контрагентами. При этом его схема достаточно проста и удобна.

Преимущества электронного документооборота перед бумажным такие:

1. Сокращение трудозатрат;
2. Удобство хранения и поиска документов;
3. Все документы формируются в базе и передаются электронно;
4. Высокая скорость и большой процент подписания документов;
5. Уменьшение расходов.

Используемые сокращения

Для лучшей читаемости, далее по тексту будут использоваться сокращения:

• ЭДО – электронный документооборот;

• ЭД – электронный документ;

• ЭП – электронная подпись;

• ЭЦП – электронная цифровая подпись;

• УКЭП – усиленная квалифицированная электронная подпись;

• СЭД – система электронного документооборота;

• УПД – универсальный передаточный документ;

• ПО – программное обеспечение.

Электронный документооборот очень похож на электронную почту, но есть и существенные особенности.

Прежде, чем начать ЭДО с вашим контрагентом, нужно отправить ему приглашение, подписанное вашей УКЭП. Он должен ответить на приглашение, подписав ответ своей ЭП. Только после этого у вас будет действовать взаимный обмен электронными документами.

Рассмотрим, как выглядит внешний ЭДО:

• Ваш контрагент формирует документ, подписывает его УКЭП и отправляет вам.

• Вы получаете ЭД и если согласны с ним, действуете так: нажимаете кнопку «подписать», вводите пароль от своей ЭЦП и нажимаете кнопку «отправить». Документ переходит в статус «ожидается подтверждение». Сразу после этого вашему контрагенту приходит уведомление, после которого можно отгружать товары, переводить оплату или совершать другие действия, описанные в документе.

• Если вы не согласны с полученным ЭД, его надо отклонить. Нажимаете соответствующую кнопку, указываете причины отклонения, и документ переходит в статус «ожидается исправление».

• Если вы нашли ошибку после того, как подписали и отправили документ, надо воспользоваться функцией аннулирования. Так можно поступить в любой момент, когда вы нашли в нем ошибку. Но если отправитель уже начал исправлять документ, аннулировать его не получится. Аннулирование чаще инициируется отправителем, для получателя правильно использовать опцию «отклонить».

Системы с развитыми дополнительными сервисами

Я думаю, что вы не раз слышали такое понятие как CRM (customer relation management) — это сервис управления связями с клиентами, управления проектами, биллинга и так далее. Такого рода сервисы разнообразны и могут включать различные наборы услуг.

Прежде чем внедрять программы электронного документооборота на крупных предприятиях советую вам провести глубокий анализ представленных систем и выбрать оптимальную, с применимым только для вашей организации перечнем систем. Важно, чтобы СЭДО представляли возможность эффективного управления предприятием и прозрачностью всех его процессов, но в тоже время высоким уровнем конфиденциальности.

При выборе платформ советую вам особое внимание уделить организации архивов электронных документов, автоматизации документооборота с учетом индивидуальных особенностей вашего предприятия и вовлечение в уже действующую систему.

Похожие записи:

• Что положено за третьего ребенка в Саратовской области в 2023 году
• За рождение четвертого ребенка тоже предложили выдавать маткапитал
• Где строят жилье для ФСБ в Москве