Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок расчета и выплаты компенсации за неиспользованные дни отпуска». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Компенсация, как мы уже заметили, выплачивается за определенный период. В расчет последний рабочий год (или меньший срок, если сотрудник не успел доработать полный период) перед тем месяцем, когда сотрудник потребовал выплат.
Когда отпуск сотрудника можно заменить деньгами
По трудовому законодательству каждый сотрудник имеет право на оплачиваемый 28-дневный отпуск за каждый отработанный год. Отпуск гарантирует, что человек наберётся сил и продолжит работу без риска для здоровья. Поэтому основной отпуск запрещено подменять денежной компенсацией. О наказании за нарушение этого правила поговорим далее.
Существует всего две ситуации, когда работодатель может компенсировать отпуск деньгами, а именно:
Сотрудник просит заменить деньгами дополнительную часть отпуска, превышающую 28 календарных дней.
Некоторым категориям работников положены дополнительные (и удлинённые основные) отпуска. В общей сложности их ежегодный отпуск длится больше 28 дней. Это работники:
- трудящиеся в опасных или вредных условиях;
- инвалиды;
- с ненормированным рабочим днём;
- трудящиеся в районах Крайнего Севера и приравненных местностей;
- педагогические и медработники.
Компенсация части ежегодного оплачиваемого отпуска
В соответствии со статьей 126 ТК РФ сотрудник вправе заменить денежной компенсацией часть ежегодного оплачиваемого отпуска, которая превышает 28 календарных дней. Это возможно в случае если работнику положен удлиненный или дополнительный отпуска (ч. 2 ст. 115, ст. 116 ТК РФ).
Вместе с тем есть некоторые особенности, которые важно знать. Например, сотруднику необходимо написать заявление, чтобы получить компенсацию, так как организация не имеет право по своей инициативе заменить работнику часть отпуска компенсацией.
В том случае, если руководством компании было принято решение заменить отпуск денежной компенсацией необходимо составить заявление в свободной форме, с указанием периода, за который предоставляется данная компенсация. Средний заработок в таком случае будет рассчитываться аналогично расчету компенсации за неиспользованный отпуск.
Компенсация за дополнительный отпуск
Кроме гарантированного отечественным законодательством ежегодного 28-дневного отпуска, отдельные категории персонала организаций имеют право на дополнительный оплачиваемый отпуск. Обычно дополнительные дни отпуска положены работникам, которые трудятся в особенно вредных для здоровья условиях либо в неблагоприятных климатических зонах. Зачастую у граждан возникает резонный вопрос: можно ли заменить материальной выплатой дополнительный отпуск? Да, это вполне реально! Когда работнику не нужны лишние дни отдыха, то допускается замена дополнительного отпуска денежной компенсацией, величина которой пропорциональна числу неиспользованных отпускных дней. Компенсация за дополнительный отпуск перечисляется согласно установленной законом процедуре и строго определенным категориям граждан.
Компенсация за неиспользованный дополнительный отпуск при увольнении
Каждому работнику гарантировано два основных права – право на оплату его труда, а также право на отдых. Последнее выражается в предоставлении еженедельных выходных и ежегодных отпусков.
Годовые отпуска, положенные всем трудящимся лицам, бывают двух видов: предоставляемые на общих основаниях и те, которые служат компенсационным дополнением. Годовые оплачиваемые допотпуска, а также денежные возмездия за них, положены работникам предприятий и фирм только в двух случаях, которые будут подробно рассмотрены в этой статье.
Право работника на отдых выражается в предоставлении ему:
- еженедельных и праздничных выходных;
- ежегодных основных и дополнительных отпусков.
Ежегодный основной отпуск – это время, которое отводится каждому трудящемуся на отдых с сохранением его места работы, непрерывного трудового стажа и среднего заработка. Что касается дополнительного отпуска, то он может быть оплачиваемым и неоплачиваемым. Неоплачиваемый дополнительный отпуск принято называть отпуском за свой счет (ст. 128 ТК РФ).
Предоставлять или нет такой отдых – это уже право руководителя. И только отдельным категориям служащих он предъявляется по их просьбе в обязательном порядке. Длительность отпуска без сохранения среднего заработка не превышает 60 дней .
Расчет компенсационных выплат
Чтобы определить сумму возмещения за неизрасходованный отпуск, если подчиненный решил уволиться, для расчета используется не календарный период, а рабочий, начиная с момента подписания договора. Порядок исчисления является общепринятым, начисления выполняются по утвержденным формулам. Заранее определяется количество дней отдыха за один полностью отработанный месяц. Для этого общее численное значение стандартного периода делится на 12:
28 / 12 = 2,33.
Если сотруднику полагается удлиненный отрезок времени на отдых, то на 12 делится его установленный размер. Полученное значение умножается на число месяцев стажа.
Ст. 139 ТК РФ и Положение № 922 содержат нормы, регламентирующие порядок расчета суммы компенсации за неотгулянный отпуск, а также унифицированную формулу исчисления.
(S / 29,3) / 12 * K, где
- S – общий суммарный доход сотрудника, полученный за один календарный период;
- K – продолжительность отпуска (28 – стандартный, 56 — удлиненный);
- 29,3 – среднее количество дней в месяце (из расчета одного года).
В ст. 295 ТК Рф закреплено: лица, занятые на сезонных работах вправе рассчитывать на оплачиваемый отпуск или компенсацию при увольнении. Но в действительности же, все граждане, трудоустраивающиеся в компании на короткий срок, дни, предоставляемые для отдыха, по целевому назначению не используют. В данной ситуации сумма возмещения исчисляется из расчета 2 рабочих дня за один полностью отработанный месячный период. Денежная компенсация предусмотрена и в ст. 291 ТК для работников, оформивших договор сроком до двух месяцев. Ее размер определяется по аналогичной формуле.
Данные нормы позволяют утверждать, что правила, закрепленные в ст. 115 ТК, устанавливающие стандартную продолжительность отпуска в 28 календарных дней, к этим категориям сотрудников не применяются. Прописывая подобные правовые нормы, Законодатель руководствовался п. 29 Правил об отпусках (очередных и дополнительных), утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 года. И действительно, в настоящее время Верховный Суд признал данные положения соответствующими ТК РФ.
Особая ситуация возникает, когда стаж сотрудника в данной компании составляет не более года. Проработав в течение 11,5 или 12 месяцев, он также вправе рассчитывать на денежное возмещение ежегодного оплачиваемого отпуска. Если же рабочий период колеблется от 5,5 до 11 мес., компенсационные выплаты в полном объеме ему положены лишь в исключительных случаях.
Увольняя работника и компенсируя его отпуск деньгами, нужно заполнить его кадровые документы. В личной карточке сотрудника это графы с 4 по 7. Также нужно сделать запись в графе отпусков в разделе примечаний, отметив факт компенсации и реквизиты соответствующего приказа. Компенсация за неиспользованный дополнительный отпуск при увольнении классифицируется как расходы на оплату труда в налоге на прибыль и УСН 15%. А вот НДФЛ и страховыми взносами она облагается в полной мере.
Это важно знать: Материальная помощь перед отпуском
Перед подсчетом компенсации сначала разберитесь с тем, положена ли она вообще работнику. Но самая важная часть компенсации – это расчет ее суммы. Если вы с этим справитесь, никаких проблем не возникнет.
Расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении работника
Компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается в двух случаях: взамен отпуска, превышающего 28 календарных дней (ст. 126 ТК РФ), и при увольнении работника (ст. 127 ТК РФ).
Денежная компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается в двух случаях: компенсация взамен отпуска, превышающего 28 календарных дней (ст. 126 ТК РФ), и компенсация при увольнении работника (ст. 127 ТК РФ).
Порядок выплаты компенсации установлен пунктом 28 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР от 30.04.30 № 169 (далее — Правила об отпусках).
Стаж работы у данного работодателя и право на компенсацию. Право уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск сотрудник получает по истечении шести месяцев работы у данного работодателя.
Резонно предположить, что если работник увольняется, не отработав полгода, то он не имеет права на отпуск, следовательно, и на компенсацию. Однако ни в Трудовом кодексе, ни в Правилах об отпусках мы не найдем подтверждения данному предположению.
В пункте 35 Правил об отпусках говорится, что количество дней работы, составляющих менее половины месяца, исключается из расчета стажа, дающего право на компенсацию. Из этого следует, что право на компенсацию неиспользованного отпуска при увольнении имеет сотрудник, отработавший более половины месяца. Эта позиция подтверждается и письмом Роструда от 08.06.2007 № 1920-6.
Если ко дню увольнения работник успел потрудиться у данного работодателя более половины месяца, у него возникает право на компенсацию неиспользованного отпуска.
Расчет в нестандартных ситуациях
При расчете оплаты за неиспользованный отпуск могут складываться следующие ситуации:
- Увольняющийся отработал меньше половины месяца — компенсацию ему не начисляют (п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 № 169).
- Доход присутствует только в месяце увольнения. Тогда средний заработок определяют по этому месяцу делением начисленной зарплаты на расчетную величину среднего числа календарных дней в нем (п. 7 постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922), которую считают от числа 29,3 пропорционально доле календарных дней работы в общем количестве дней в месяце увольнения (п. 10 постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).
- Дохода в расчетном периоде не было. Тогда для расчета среднего заработка берут такой же период, предшествующий ему (п. 6 постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922). Если доход отсутствует и в нём, то средний заработок считают от оклада или тарифной ставки (п. 8 постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).
- В календарном году, рассматриваемом для расчета количества дней оплаты отпуска, были отпуска за свой счет, и их общая продолжительность за год превысила 14 календарных дней. Разница между фактической протяженностью отпусков за свой счет и 14 календарными днями должна сократить период, за который будет оплачен отпуск.
- Работник взял отпуск авансом и затем увольняется, не отработав относящийся к нему календарный год полностью. С него надо удержать излишне выплаченные отпускные (п. 2 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 № 169), если нет оснований для оплаты их в полном объеме.
О том, как рассчитать сумму излишне выплаченных отпускных, читайте в материале «Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении».
Законная компенсация за отпуск: условия получения без увольнения и при увольнении
Компенсация полагается работнику на таких условиях:
- он за все трудовые года не использовал свое отпускное право;
- сотрудник не смог отдохнуть за последний год по тем или иным важным причинам;
- он уходит по собственной инициативе, а отпуск остался неиспользованным полностью или частично;
- окончился срок договора, но право на отпуск не реализовалось;
- окончились сезонные работы по договору;
- сокращение штатов, ликвидация предприятия;
- сотрудник трудился неполный рабочий день;
- увольнение по инициативе руководителя за нарушения.
Важно! Если при вычислении компенсации за добавочный / пролонгированный отпуск за расчетный период поднялась ЗП, насчитываемая сумма проиндексируется на коэффициент повышения.
Список законодательных источников по теме
- ТК, статьи:
- №114-115, 116;
- № 122, ч. 1 и ст. №124 ч. 4;
- №126 -127;
- № 139;
- №237.
- Письма Роструда 2007-го г. № 473- 6 – 0 от 1-го марта и далее за № 1921- 6 от 8-го июня.
Выплаты за отпуск с последующим увольнением
Есть ситуации, когда сотрудник часть отпуска берет по факту с последующим увольнением, а за остаток желает получить компенсацию. Рассмотрим алгоритм действий и особенности такого варианта обстоятельств:
| Параметр | Описание |
| Процесс оформления | Гражданин может взять отпуск перед уходом с работы фактически. Тогда последним днем будет считаться крайняя дата окончания такого отдыха, а весь расчет и все финишные процедуры (выдача трудовой книжки и пр.) проведут в последний день перед отпуском.
То есть, если помимо взятого по факту, есть еще часть неиспользованного, то компенсацию сотруднику выплатят перед уходом на отдых, и при этом уволенным он будет считаться после его окончания. В заявлении необходимо в обязательном порядке прописать прошение о предоставление части отдыха по факту, указывать дату увольнения не обязательно. По умолчанию, это последнее число отпуска, но дату его начала и продолжительность в днях вписать надо. |
| Последняя дата работы | По всем заключительным процедурам – по расчету, отметкам в трудовой книжке и ее вручению увольняемому – применяется норма, предписывающая все перечисленное осуществить в последнее число перед отпуском (ст. 127 ТК). |
| Какие суммы выплачивают | Все суммы перечисляют авансом в последнее число перед уходом в отпуск – так, как если бы гражданин уже отбыл его фактически. Денежный аналог неиспользованных дней перечисляется только в случае, если они есть после учета фактически отгулянного.
Исчисления производят по уравнениям, указанным нами выше: определяют, сколько лицу предоставлено дней за весь период трудовых отношений на данном предприятии, отнимают продолжительность будущего отдыха, предоставленного фактически, так как если бы он уже был отгулянным. Результат и будет являть собой невзятый период. Затем исчисляют среднедневной заработок и подставляют все переменные в одну из формул, указанных выше. |
Отчисляют ли НДФЛ с компенсации за невзятые отпуска при увольнении
С денежной замены невзятых отпусков НДФЛ отчисляют всегда (абз. 6 п. 3 ст. 217 НК). Эту подать отчисляют не позднее следующего дня после ее перечисления увольняющемуся (п. 6 ст. 226 НК). Ставка для нее – 13 и 30% (для резидентов/нерезидентов РФ).
Деньги за не взятый отдых, получаемые гражданином, не являются оплатой трудовых обязанностей, а поэтому отображаются датой, которой они были перечислены по факту (п. 1 ст. 223 НК).
Информацию по этому налогу вписывают по нарастающему порядку в Разд. 1 и 2 в форме 6 НДФЛ (ст. 226 НК РФ). Справкой 2-НДФЛ отражают этот параметр, используя код 2013 согласно письма ФНС № ММВ-7-11/820@. Выплаченное отображают формой 6-НДФЛ за период до увольнения гражданина, а в 2-НДФЛ эти данные вносят когда оформляют и сдают годовые отчеты после этой процедуры.
Работодатель обязан по запросу увольняемого дать ему 2-НДФЛ в 3-дневный срок после обращения, впрочем, это касается и любых других справок. Ни при каких обстоятельствах он не вправе отказывать в этом (ст. 62 ТК). Указанную справку также часто дают по умолчанию при расчете, так как она требуется для множества ведомств, в которые предположительно будет обращаться уволенный (органы занятости и соцзащиты, налоговые, финансово-кредитные учреждения при взятии кредитов и пр.) Этот документ отображает величину полученных доходов.
Требование предоставления компенсации дополнительного отпуска
Когда производится окончательный расчет при увольнении сотрудника, он получает право на предъявление требований о компенсации ему неиспользованного дополнительного отпуска, но не тогда, когда “лишние” дни отдыха упомянуты во внутренних актах компании, тогда как закон не предусматривает их предоставления. Наниматель может напомнить сотруднику, что он вправе взять отпуск в настоящий момент, а увольнение будет оформлено за день до предполагаемого выхода на рабочее место после отдыха.
Компенсация за упущенный дополнительный отпуск не будет предоставлена автоматически – нужно подавать на имя руководителя соответствующее заявление. Перечисление средств в счет компенсации осуществляется одновременно с прочими выплатами в день официального увольнения. Если у подчиненного имелось право на дополнительный отпуск в прошлом году, компенсации подлежат и те дни отдыха тоже.
Особые обстоятельства расчета
Рассмотрим особые обстоятельства расчета компенсации за неиспользованный отпуск. К ним относят:
- при стаже в организации от 11 до 12 месяцев можно рассчитывать на весь отпуск, как если бы фактически год отработан полностью. Исключение – стаж, равный 11 месяцам в силу округления (п. 28 Правил № 169 и письма Роструда № 1519-6-1 от 18.12.2012);
- даже если человек фактически трудился от 5,5 до 11 месяцев, право на весь отпускной период возникает при наличии таких внешних факторов, как ликвидация нанимателя, сокращение персонала, призыв на военную службу и др. Данное условие расчета денежной [компенсации за неиспользованный отпуск] следует использовать, только если человек трудился в компании меньше 1 года (п. 28 Правил 169 и письмо Роструда № 2368-6-1 от 09.08.2011).
Для более точного понимания механизма вычисления компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении рассмотрим конкретный случай.
ПРИМЕР
Администратор Верещагин принял решение об увольнении из ООО «Искра» 18 июля 2018 г. На работу в данную организацию он устроился 01 июня 2017 года. Согласно графику, ему был предоставлен основной отпуск в количестве 14 дней. А по принятому в компании положению об оплате труда, количество неотгуленных дней отпуска округляют до целого числа. Рассчитанный средний дневной заработок Верещагина составил 1754 руб.
Невозможность замены деньгами
Для некоторых людей вопрос о том, положена ли компенсация за неиспользованный отпуск, не может быть поднят ни при каких обстоятельствах. В данную категорию входят беременные женщины и работники до 18 лет.
Для людей, занятых во вредных или опасных условиях труда, компенсация за отпуск по ТК РФ за дополнительные дни отдыха также недопустима. Однако на компенсацию за неиспользованный дополнительный отпуск при увольнении указанная норма законодательства не влияет.
Если сотрудник имеет право на денежную компенсацию за неиспользованный отпуск без увольнения в 2018 году, он в целях проведения данной операции в бухгалтерском и кадровом учете обязан написать заявление на компенсацию отпуска, образец которого может быть следующим.
Кто не может получить денежную компенсацию
Отдохнуть каждый человек может через полгода после устройства на работу. При этом вам могут предоставить сразу полный отпуск. График, по которому сотрудники отправляются гулять, утверждается в конце года, до 15 декабря на предстоящий год. Однако, если вы устроились на работу в январе, вам не придется ожидать год – начисление отпуска идет от вашего персонального года, со дня устройства на место. Если же вы хотите отгулять полный срок и получить полную сумму за это, придется отработать сперва 11 месяцев.
Большинству дают всего лишь 28 дней для того, чтобы набраться сил перед очередным рабочим годом. Но есть и счастливчики, которым дается больше времени. Это:
- работники Крайнего Севера и аналогичных территорий;
- работающие во вредности или на опасной работе;
- иные категории – они перечислены в ст.116 ТК РФ.
Выплаты за рабочую деятельность регулируются ТК РФ
Впрочем, законодательно установлено лишь право вашего работодателя заменить полноценный отдых деньгами, но не обязанность.
Если вы:
- беременная женщина;
- несовершеннолетний;
- работаете во вредности или опасности;
- чернобылец.
В таком случае вы обязаны отгулять положенные вам дни, и на лишние средства не надейтесь. Но и здесь есть послабления для работников вредных и опасных производств. Им нельзя заменить на купюры только лишь неделю дополнительного отпуска. Если вам дается, например, дополнительная декада, три дня из нее можно взять деньгами.