Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Годовая инвентаризация в 2022 году: порядок, документы, проводки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Основное отличие в дате. Для спланированного мероприятия число и месяц известны с начала года, ее исполнение – обязательное требование к деятельности компании, независимо от обстоятельств. Постепенно работники подготавливают все к проведению, подсчитывают некоторые группы товаров, перекладывают все и систематизируют, чтобы потом просто считать. С одной стороны, это дополнительный порядок. А с другой – прекрасная возможность создать только видимость наличия сотен экземпляров. Если человек воровал, то ему ничто не помешает замаскировать итоги своей деятельности, чтобы продолжать действовать в том же ключе.
Пошаговая инструкция по составлению приказа
Алгоритм такой:
Шаг 1. Указываем название документа.
Шаг 2. В соответствующие поля вписываем наименование организации (ИП), указываем ОКПО, пишем дату составления.
Шаг 3. Заполняем основную часть распоряжения. Здесь следует уточнить тип проверки и ее цели, перечислить участвующих в мероприятии членов инвентаризационной комиссии и ее председателя. Их имена и отчества разрешается сокращать.
Шаг 4. Указываем, какие материальные ценности и в каких отделах и обособленных подразделениях фирмы надлежит проверить.
Шаг 5. Указываем точные сроки проведения проверки с датой ее начала и окончания.
Шаг 6. Сообщаем о причинах необходимости инвентаризировать ценности.
Шаг 7. Указываем сроки сдачи итогов проверки в бухгалтерию.
Шаг 8. Заверяем документ у руководителя.
Шаг 9. Присваиваем номер и регистрируем в специальном журнале.
Шаг 10. Знакомим с ним всех заинтересованных лиц, включая работников отделов и подразделений, где пройдет проверка.
Выявлены излишки имущества
Рыночная стоимость излишков имущества, выявленных в результате инвентаризации, включается в бухгалтерском и налоговом учете в состав доходов по состоянию на дату, на которую проводилась инвентаризация:
Рыночную стоимость такого имущества можно подтвердить одним из следующих документов:
-
или справкой, составленной самой организацией на основе доступной информации о ценах на такое же имущество (например, из СМИ);
-
или отчетом независимого оценщика.
Проводка в бухгалтерском учете будет такая:
|
Проводка |
Операция |
|
Д 01 (10, 41, 43, 50) — К 91 |
Отражены излишки, выявленные при инвентаризации |
До начала все материально ответственные работники, отделы которых будут участвовать в пересчете, готовят расписки. В них должно быть прописано, что на день проведения ВИ все отчеты составлены и готовы к проверке. Затем создают приказ, в котором определяют:
- состав комиссии;
- временные рамки;
- место действия.
Как мы уже говорили, документ регистрируется в специальной книге для контроля. Он становится основанием, в соответствии с которым проводятся все действия.
Заявить о необходимости могут не только начальники компании, но и:
- сотрудники следственных органов;
- суды – в соответствии с постановлением;
- главный офис – если это дочерняя организация или филиал.
Закон не обязывает коммерческие фирмы пользоваться определённым бланком для составления распоряжения, вследствие чего организации вправе сформировать приказ самостоятельно в свободной форме. Необходимо лишь соблюсти общие требования, предъявляемые к такому документу:
- указать реквизиты документа (наименование организации, число, населённый пункт и т.д.);
- обозначить причину проведения проверки;
- на каком объекте она будет проводиться;
- какие именно ценности подлежат инвентаризации (товары, документы и т.д.);
- состав комиссии с указанием её председателя;
- сроки проведении процедуры и крайнюю дату предоставления отчёта.
Однако составлять документ самостоятельно совершенно необязательно, ведь существует разработанная Госкомстатом и утверждённая в соответствующем Постановлении форма ИНВ-22, в которой уже изложены все необходимые моменты. Остаётся только лишь заполнить готовый бланк.
Заполнением документа руководитель в крупной фирме не может заниматься самостоятельно в силу занятности другими видами деятельности. Распоряжение отдаётся сотрудникам юридического отдела, отдела кадров или секретарям. Директор получает на стол уже готовый вариант распоряжения для подписи.
Форму ИНВ-22 можно заполнить шариковой ручкой или же на компьютере. Если использовать компьютерные средства, в любом случае документ придётся распечатать для заверения подписями.
Что представляет собой процедура инвентаризации
Так называется процедура проверки количественных и качественных характеристик имущества учреждения и состояний ее финансовых обязательств на установленную дату, обеспечивающая контроль за сохранностью объектов основных средств. Производится данное действие путем сверки фактических данных с регистрами бухгалтерского учета, а в процессе составляется образец приказа о проведении годовой инвентаризации 2019 года.
Регулируют проведение имущественной описи в организации следующие нормативно-правовые акты:
- 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011;
- Приказ Минфина № 49 от 13.06.1995, утверждающий методические указания по данной процедуре и регламентирующий порядок ее проведения.
Как оформлять результаты проверки
По факту проведения проверочных мероприятий ИК анализирует полученную информацию и составляет на ее основании опись (акт инвентаризации). Под актами должны расписаться материально ответственные лица, засвидетельствовав тем самым свое присутствие и согласие с итогами процесса сверки.
Если в ходе проверки были выявлены излишки или недостачи, ведущие к расхождениями с данными бухучета, формируется сличительная ведомость. Для основных средств унифицированные формы итоговой документации будут фиксироваться в описи ИНВ-1 и ведомости ИНВ-18.
После завершения процесса анализа итоговых сведений проводится заседание инвентаризационной комиссии, на котором фиксируются результаты проведенной оценки и определяются возможные варианты исправления обнаруженных нарушений. После собрания составляются протокол и ведомость ИНВ-26 (Постановление ГК № 26 от 27.03.2000), иллюстрирующая отсутствие (наличие) расхождений и варианты устранения ошибок.
Документы, оформленные на собрании, направляются руководителю организации. Далее руководство рассматривает исходные материалы оценки и принимает решения по факту контрольных мероприятий. Свой вердикт руководитель излагает посредством распоряжения о результатах сверки.
Как оформлять результаты проверки
По факту проведения проверочных мероприятий ИК анализирует полученную информацию и составляет на ее основании опись (акт инвентаризации). Под актами должны расписаться материально ответственные лица, засвидетельствовав тем самым свое присутствие и согласие с итогами процесса сверки.
Если в ходе проверки были выявлены излишки или недостачи, ведущие к расхождениями с данными бухучета, формируется сличительная ведомость. Для основных средств унифицированные формы итоговой документации будут фиксироваться в описи ИНВ-1 и ведомости ИНВ-18.
После завершения процесса анализа итоговых сведений проводится заседание инвентаризационной комиссии, на котором фиксируются результаты проведенной оценки и определяются возможные варианты исправления обнаруженных нарушений. После собрания составляются протокол и ведомость ИНВ-26 (Постановление ГК № 26 от 27.03.2000), иллюстрирующая отсутствие (наличие) расхождений и варианты устранения ошибок.
Документы, оформленные на собрании, направляются руководителю организации. Далее руководство рассматривает исходные материалы оценки и принимает решения по факту контрольных мероприятий. Свой вердикт руководитель излагает посредством распоряжения о результатах сверки.
Итоги проверки ТМЦ и еще один приказ
По окончании процедуры подсчета и сопоставления результатов члены комиссии должны надлежащим образом оформить результаты проверки. Все выявленные расхождения необходимо зафиксировать в ведомости учета результатов (форма № ИНВ-26) из Постановления Госкомстата от 27.03.2000 № 26. А после обсуждения результатов и вынесения инвентаризационной комиссией вердикта, который записывается в специальном протоколе, руководитель должен издать еще один приказ, на этот раз об итогах проверочных мероприятий и результатах, которые были достигнуты. Следует привести реакцию руководителя фирмы на предложения членов комиссии и распоряжения о необходимых действиях. Это могут быть: дополнительная проверка, санкции для виновных лиц, введение дополнительных мер безопасности. Этим же локальным актом назначаются ответственные за его исполнение работники, которых также следует ознакомить с документом под подпись. Контроль за исполнением распоряжения обычно оставляет за собой директор фирмы.
Заполняем приказ о проведении инвентаризации (форма ИНВ-22)
Большинство распорядительных документов имеют похожую форму заполнения. Касается это и приказа ИНВ-22.
В верхней части формы необходимо указать такие данные:
- Фактическое наименование юридического лица;
- Указать подразделение компании (предприятия), если инвентаризация ТМЦ проводится не на всем предприятии, а только в отделе или подразделении;
- Указать № приказа, дату его оформления;
- Далее заполняется строка «для проведения инвентаризации». В ней указывают имущество, материальные ценности, которые требуют проверки или перерасчета.
- Ниже указывается список членов комиссии, в состав которой входят члены руководящего состава предприятия, представители бухгалтерии компании и материально ответственное лицо.
Обязательно необходимо в бланке прописать данные всех членов комиссии, указать ФИО, должность члена комиссии. Напротив этих записей члены комиссии ставят подписи.
Ниже необходимо прописать имущество (сырье, пассивы, активы и т.д.), подлежащие инвентаризации. Указывается дата начала и окончания проверки. Также надо указывать цель проведения проверки. Это может быть смена материально ответственных лиц на предприятии (компании), переоценка ТМЦ или контрольная проверка.
Во время осмотра ТМЦ данные вносят в графы инвентаризационной описи.
ИНВЕНТАРИЗАЦИОННАЯ ОПИСЬ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ N
| КОДЫ | ||
| Форма N ИНВ-1 по ОКУД | 0309001 | |
| Организация | по ОКПО | |
| Структурная единица организации | ||
| Основание для проведения инвентаризации: | приказ, постановление, распоряжение | Номер |
| (ненужное зачеркнуть) | Дата | |
| Дата начала инвентаризации | ||
| Дата окончания инвентаризации | ||
| Номер счета бухгалтерского учета |
Правила оформления приказа
Основные правила, которых нужно придерживаться при оформлении приказа:
- Вверху приказа указываем полное наименование организации, причем название должно быть полностью идентично названию в учредительных документах. Под названием указывается структурное подразделение организации (при проверке в подразделении). Справа вверху указываются основные статистические коды организации ОКПО и ОКУД.
- Также указываем номер приказа и его дату.
- Четко указывается объект/вид объектов, подлежащий проверке (например, ТМЦ, касса, и др.)
- В приказе необходимо обозначить членов комиссии с указанием их ФИО и занимаемых ими должностей. Председателем комиссии должен быть назначено руководящее лицо или его заместитель.
- Необходимо конкретно указать место проведения проверки (иногда название подразделения просто продублировать)
- В приказе четко обозначаются сроки проведения проверки.
- Затем указывается причина инвентаризационной проверки (плановая, внеплановая и почему)
- В конце приказа необходимо обозначить дату, когда надо предоставить в бухгалтерскую службу результаты проверки.
- Подпись руководителя организации.
Задачи и периодичность инвентаризации
Как уже ранее отмечалось, инвентаризационная проверка — это сверка данных бухучета наличию имущества (обязательств) организации по факту на определенную дату. Главными целями инвентаризационной проверки являются:
- проверка правильности отражения всех хозопераций в бухучете за период;
- выявление различных допущенных ошибок;
- контроль расчетов по различным обязательствам организации;
- выявление не используемого имущества;
- контроль полной сохранности имущества.
Помимо итоговых годовых инвентаризаций, законодательно установлены случаи, когда проведение инвентаризационных проверок является обязательным:
- при сдаче имущества в аренду, его продаже или выкупе;
- при реорганизации или ликвидации;
- при выявлении злоупотреблений, порчи, кражи имущества;
- перед годовой бух.отчетностью;
- при изменении матответственных лиц;
- при чрезвычайных обстоятельствах.
Кроме того, причинами инвентаризационной проверки могут быть:
- требование судебных органов;
- контрольные ревизии;
- аудит;
- изменение состояния ТМЦ.
- Отметим, что инвентаризационная проверка может проводится, и по имуществу, не принадлежащему организации — взятые в аренду объекты или находящиеся на хранении.
Когда проводят проверку
Приказ обычно составляют по распоряжению руководителя в плановом или внеплановом порядке. Ответственный за это главный бухгалтер либо иной работник бухгалтерии, а если он заболел или отсутствует, — лицо, уполномоченное на ведение бухгалтерской документации.
Инвентаризация обязательна в нескольких случаях (п. 27 приказа Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н):
- перед составлением годовой отчетности (потребуется инвентаризировать все активы и обязательства);
- при смене материально ответственных лиц, в том числе связанных с передачей имущества третьим лицам;
- после чрезвычайных ситуаций — пожаров, наводнений, иных бедствий;
- при выявлении хищений или порчи имущества.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как правильно провести инвентаризацию. Используйте эти инструкции бесплатно.
Оформление результатов инвентаризации
Проверка заключается в сравнении и сопоставлении фактических объемов ценностей с теми, которые зафиксированы в первичных документах. Сначала члены комиссии знакомятся с описями имеющихся ценностей, товаров, запасов. Затем они сравнивают имущество в наличии с тем, что указано на бумаге.
По окончании процедуры подсчета и сопоставления члены комиссии оформляют документы, содержащие результаты проверки. Чаще всего это не один документ, а несколько. Так, выявленные расхождения фиксируются в ведомости учета результатов. В качестве шаблона такого документа используют форму № ИНВ-26 из постановления Госкомстата от 27.03.2000 № 26.
Документы для оформления результатов инвентаризации составляются после ее проведения. Например, если ваша организация проводила инвентаризацию перед составлением годовой отчетности в декабре 2020, то разрешается оформить документы по ее результатам уже в январе 2021. Если выявлено расхождение между фактическими данными и данными бухгалтерского учета, то их необходимо зафиксировать в сличительной ведомости. На объекты, находящиеся на ответственном хранении, или арендуемые объекты составляется отдельная сличительная ведомость.
Бухгалтер составляет сличительную ведомость в двух экземплярах. Один из них останется в бухгалтерии, второй передается материально ответственному лицу.
Позже итоги обсуждаются на специальном заседании постоянной инвентаризационной комиссии, которое является основанием для составления протокола. Утвержденной формы для протокола нет, поэтому главные требования — правильно указать данные из распоряжения об инициировании контрольных мероприятий, о членах комиссии, выявленных расхождениях. Если несоответствий нет, это надо задокументировать. Одновременно комиссия выдвигает предложения оприходовать, списать выявленные излишки (недостатки), отразить их в балансе. Кроме того, в протоколе допустимо зафиксировать иные инициативы, к примеру, усилить охрану, чтобы в будущем избежать хищений. Итак, в списке итоговых документов содержатся следующие документы:
- ведомость учета результатов;
- сличительная ведомость результатов инвентаризации;
- сличительная ведомость результатов инвентаризации ценностей, находящихся в собственности организации;
- сличительная ведомость результатов инвентаризации арендуемых объектов;
- инвентаризационная опись;
- объяснительная записка.
Как составить распоряжение на проверку по форме № ИНВ-22
Образец приказа о проведении инвентаризации был разработан и утвержден Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88. Это форма № ИНВ-22. Ею необходимо пользоваться независимо от того, с чем связано разбирательство, является ли оно полным или частичным, было заранее запланировано или будет проводиться неожиданно.
Приказ на инвентаризацию образца 2019 года содержит:
- конкретную цель проведения — инвентаризация товаров, основных средств, активов, дебиторских задолженностей, всего имущества;
- перечисление подразделений организации, где будет проводиться проверка, к примеру, только на складе или в ином отделе, по всей компании;
- период и длительность мероприятия — с какой по какую дату проходит, когда предоставить результаты проверочных действий;
- состав комиссии, в том числе Ф.И.О. ее председателя, — в нее могут входить не только сотрудники компании, способные оценить состояние имущества и обязательств, но и сторонние аудиторы;
- данные о приказе: его дата, номер, информация о подписавшем распоряжение руководителе.
После того как устанавливающий документ подготовлен, его необходимо зарегистрировать в журнале для учета контроля исполнения таких решений. Соответствующую форму реестра можно взять из Постановления Госкомстата № 88 — форма № ИНВ-23. Это необязательно, компания может разработать собственный вариант журнала, но для удобства можно пользоваться шаблоном, предложенным чиновниками.
Важно, чтобы с приказом были ознакомлены все перечисленные в нем работники. Свои подписи они могут ставить непосредственно на листе, содержащем данные о предстоящей проверке, либо на отдельном листе ознакомления с документом, который подшивается к распоряжению.
О намерении провести сопоставление товаров, запасов, ценностей на бумаге и в действительности надо уведомить под подпись также материально ответственных лиц того подразделения, где проводится сверка.
Пошаговая инструкция по составлению приказа
Шаг 1. Указываем название документа.
Шаг 2. В соответствующие поля вписываем наименование организации (ИП), указываем ОКПО, пишем дату составления.
Шаг 3. Заполняем основную часть распоряжения. Здесь следует уточнить тип проверки и ее цели, а также перечислить участвующих в мероприятии членов инвентаризационной комиссии и ее председателя. Их имена и отчества можно сокращать.
Шаг 4. Указываем, какие именно материальные ценности и в каких отделах и обособленных подразделениях фирмы надлежит проверить.
Шаг 5. Указываем точные сроки проведения проверки с датой ее начала и окончания.
Шаг 6. Сообщаем о причинах необходимости инвентаризировать ценности.
Шаг 7. Указываем сроки сдачи итогов проверки в бухгалтерию.
Шаг 8. Заверяем документ у руководителя.
Шаг 9. Присваиваем номер и регистрируем в специальном журнале.
Шаг 10. Знакомим с ним всех заинтересованных лиц, включая работников отделов и подразделений, где будет проходить проверка.