Заполняем справку о доходах 2-НДФЛ за 2022 год: на что обращать внимание

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заполняем справку о доходах 2-НДФЛ за 2022 год: на что обращать внимание». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Для этого нужно обратиться в бухгалтерию по месту работы. По закону справку в бумажном варианте должны выдать в течение трёх дней (но в некоторых случаях это сделать невозможно, например, удалёнщикам). Проверьте, стоит ли на документе печать организации и подпись представителя компании. Справку можно получить за любой период работы.

Новые сроки и расчётный период

Когда платить налоги

С 2023 года компании будут переводить налоги на единый налоговый счёт к единому сроку — уплатить налоги нужно будет до 28-го числа каждого месяца. Расчётный период для НДФЛ установлен с 23-го числа предыдущего месяца до 22-го числа расчётного месяца.

Например, если компания удерживает НДФЛ с зарплаты, выплаченной с 23 марта до 22 апреля, то заплатить налоги с неё она должна до 28 апреля.

Специальные сроки для января и декабря

Январь: удержанные налоги с зарплаты, начисленной с 1 по 22 января, уплачиваются до 28 января.

Декабрь: удержанные налоги с зарплаты, выплаченной с 23 по 31 декабря, уплачиваются в последний рабочий день года.

Когда сдавать декларации

Установлен новый единый срок сдачи налоговых отчётов — до 25-го числа, следующего за отчётным периодом. У 6-НДФЛ отчётным периодом считается I квартал, 6 и 9 месяцев. За год декларацию сдаём до 25 февраля. 3-НДФЛ сдаётся за год до 30 апреля следующего года.

Кто обязан сдавать справку 2-НДФЛ

Справку 2-НДФЛ необходимо сдавать в налоговую инспекцию. Это касается тех организаций и индивидуальных предпринимателей (ИП), которые выплачивают заработную плату сотрудникам. Это сказано в статьях 226 и 230 Налогового Кодекса РФ. В некоторых случаях сдавать 2-НДФЛ в налоговую инспекцию не нужно. Это касается следующих ситуаций

В каких случаях не нужно сдавать 2-НДФЛ	Основание
если в течение года организация или ИП, имеющий в найме сотрудников, не выплачивали им зарплату и других начислений, которые облагаются НДФЛ.	пункт 2 статьи 230 Налогового Кодекса РФ.
ИП, нотариусам и адвокатам, ведущим свою практику	пункт 1 статьи 227 Налогового Кодекса РФ
при выплате необлагаемых доходов	Письмо ФНС № БС-4-11/787@ от 19.01.2017, пункт 28 статьи 217 Налогового Кодекса РФ
при выплате доходов в случаях, когда физическое лицо должно самостоятельно уплатить налог, например, при выплатах в рамках договора подряда	статьи 227, 228 Налогового Кодекса РФ
если были выплачены доходы, указанные в статье 226.1 Налогового Кодекса РФ	cтатья 226.1 Налогового Кодекса РФ
если организация купила у физического лица имущество или имущественные права, которые были его собственностью	пункт 1 cтатьи 228 Налогового Кодекса РФ
если организация или ИП вручали подарки физическим лицам, которые не являются сотрудниками, например, в рамках рекламных акций. При этом дарящему необходимо сообщить об этом в налоговую инспекцию	пункт 9 статьи 226 Налогового Кодекса РФ, пункт 5 статьи 226 Налогового Кодекса РФ
если организация или ИП выступают в качестве комиссионеров	пункт 1 статьи 996 Гражданского Кодекса РФ

В общем, общее правило такое — нет дохода, при котором организация или ИП выступают в качестве налоговых агентов – нет 2-НДФЛ, поэтому «нулевые» формы 2-НДФЛ также не нужно сдавать. При реорганизации компании, сдавать за нее отчетность должен правопреемник. Это сказано в пункте 5 статьи 230 Налогового Кодекса РФ. Если вдруг у правопреемника есть свои обязательства по сдаче 2-НДФЛ, то в этом случае, он должен отчитаться и по своим обязательствам и за реорганизованную компанию. Это сказано в Письме ФНС № ГД-4-11/582@ от 17.01.2023.

Что такое справка 2-НДФЛ

НДФЛ расшифровывается как «налог на доходы физических лиц». Документов, связанных с этим налогом, несколько, поэтому они для большей понятности пронумерованы цифрами от 1 до 5. Большинство из них нужно в основном предпринимателям и владельцам собственного бизнеса: таким образом бизнесмен отчитывается в налоговую об обязательных выплатах. Однако 2-НДФЛ может пригодиться и физическому лицу. Это справка, сообщающая о доходах человека, которые облагаются налогом, например информация о его зарплате. Этот документ показывает, сколько денег человек получил за определенный период и каков размер обязательных налогов, которые он выплатил со своего дохода. Справка подтверждает материальный уровень человека и отображает, какую сумму тот получает ежемесячно.

Как правильно заполнять новую справку

В двух словах описать весь процесс составления такого важного отчетного документа, как справка 2-НДФЛ, непросто. Но все же уделим несколько слов порядку и особенностям заполнения. Основная структура справки – это заголовок и пять разделов. Учитывая новшества, заполнять 2-НДФЛ теперь нужно по каждой ставке отдельно. Указывать нужно все пункты, даже если они не помещаются на одной странице. Сведения о налоговом агенте и его подпись необходимо проставлять на каждой странице документа.

В заголовке новой формы должен присутствовать номер справки и дата составления. Поле «Признак» отмечается цифрой «1» для обычной справки, «3» – для правопреемников, «2» – при отсутствии возможности удержания налог. Это поле бухгалтер имеет право оставлять нетронутым, если справка будет выдана физлицу по его запросу.

Новые сроки уплаты и ежемесячные уведомления.

Все налоги, включая НДФЛ, будут уплачиваться в единый срок — до 28 числа каждого месяца. Но НДФЛ будут еще две платежные даты:

• последний рабочий день года — для налога, удержанного с 23 по 31 декабря;

• 28 января — для налога, удержанного с 1 по 22 января.

Те, кто будет платить НДФЛ на единый налоговый счет, должны будут подавать в налоговую уведомления об исчисленном налоге:

• каждый месяц не позднее 25 числа — о налоге, удержанном с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего;

• не позднее 25 января — о налоге, удержанном с 1 по 22 января;

• не позднее последнего рабочего дня в году — о налоге, удержанном с 23 по 31 декабря.

Правила заполнения 2-НДФЛ

При оформлении формы документа используется унифицированный бланк. Он содержится во всех бухгалтерских программах, осуществляющих расчет заработной платы и налогов с начисленных физическим лицам сумм.

1. Все сведения, которые содержит справка, должны соответствовать регистрам налогового учета. Начисление в одном периоде (календарном году) сумм физическому лицу, которые облагаются по разным налоговым ставкам, требует заполнение соответствующих разделов справки (3-5) раздельно по каждой ставке.
2. Если форма не поместилась на одном листе, то формируется многостраничный документ. Каждый лист при этом подписывается руководителем или доверенным лицом и главным бухгалтером. Печать проставлять не требуется.
3. Документ состоит из пяти разделов, заполнение каждого мы рассмотрим подробнее.

Новые сроки сдачи в 2020 году

Налогоплательщикам сдавать отчетность по новым формам придется по новым срокам. Теперь последняя дата предоставления отчета не зависит от того, удержан налог с выплаченных доходов или нет. Законодательством определены следующие условия:

1. Если налог удержан (признак 1 или 3), значит, организация должна отправить отчет не позднее 1 марта года, следующего за отчетным. В нашем случае 1 марта выпадает на воскресенье. Предусмотрен перенос на 02.03.2019. Отметим, что ранее для справок с признаком 1 или 3 действовал иной срок — до 1 апреля.
2. Налог удержать невозможно (признак 2 или 4) — организация должна отчитаться по таким выплатам до 01.03.2019, действует правило переноса на 02.03.2019.

Как заполнить справку 2-НДФЛ

Справка 2-НДФЛ представлена пятью разделами, в которых содержится информация:

1. Организации, выступающей в роли налогового агента, удерживающей с дохода работника налог и перечисляющей его в бюджет.
2. О физлице, с дохода которого удерживается НДФЛ.
3. О доходах, выплаченных физлицу, с которых удержан налог по разным ставкам НДФЛ.
4. О вычетах, предоставляемых по различным основаниям физическому лицу.
5. Об общей сумме дохода физлица и общей сумме НДФЛ.

Порядок заполнения справки 2-НДФЛ следующий:

Разделы справки 2-НДФЛ	Порядок заполнения
Первый раздел	Указывается год, за который заполняется справка, порядковый номер документа, код налоговой, в которой подается справка. Поле «Признак» указывается был ли удержан НДФЛ (1) или сделать это невозможно (2). Указываются сведения об организации (наименование, ИНН).
Второй раздел	Сведения о физлице, которому компания выплачивала доход. Указывается его ИНН и статус (для резидентов -1, для нерезидентов — 2). Отражается информация о гражданстве работника, код страны и паспортные данные.
Третий раздел	Указываются данные о доходах физлица в разбивкой в зависимости от налоговой ставки. По каждому месяцу доход отражается отдельно.
Четвертый раздел	Указываются сведения о налоговых вычетах физлица. Если он вправе получить имущественный вычет, то в справке 2-НДФЛ отражается информация о соответствующем уведомлении налогового органа.
Пятый раздел	Отражается обобщенная информация о доходах, предоставленных вычетах и перечисленном в бюджет НДФЛ.

Справка 2-НДФЛ подписывается руководителем компании.Что касается печати на документе, то следует помнить, то согласно закона 82-ФЗ, компании в настоящее время вправе работать без печати. Бланк справки 2-НДФЛ также не содержит теперь данный реквизит («М.П.» место печати). Это поле теперь просто не предусматривается. Таким образом, если компания сохранила печать и применяет ее, то она ставит печать в справке и какой-либо штраф за это взиматься не будет. Однако, и без печати справка будет считаться действительной.

Вправе ли вы отказать в выдаче справок до марта

Зачастую бухгалтерии не хотят выдавать работникам справки о доходах до тех пор, пока не сформируют формы 2-НДФЛ для сдачи в налоговую. На проверку данных НДФЛ-регистров за весь год нужно время, а и без того короткий рабочий январь занят другой отчетностью. Посмотрим, вправе ли вы заставить работников ждать до марта.

Выдавать справки о доходах физлицам налоговых агентов обязывает п. 3 ст. 230 НК. Однако срок выдачи там не определен. Не установлена в НК и ответственность за невыдачу справки.

В ТК есть срок выдачи работникам копий документов, связанных с работой, в том числе и справок о заработной плате, — 3 рабочих дня со дня подачи работником письменного заявления об этом8. Так как здесь сказано о копиях, есть мнение, что этот срок распространяется только на уже имеющиеся у организации документы. А в январе, когда работники приходят за справками, форма 2-НДФЛ у работодателя еще вполне правомерно может и не быть сформирована, так как по НК он обязан сделать и сдать ее только к марту.

Однако работнику вы должны выдать не форму 2-НДФЛ, а справку о доходах. Срок формирования этой справки не установлен, то есть предполагается, что ее можно сделать в любой момент. В ней собраны данные НДФЛ-регистра за прошлый год. Эти данные у вас уже должны быть, так как нужно постоянно вести учет получения физлицом от вас доходов, исчисления, удержания и перечисления НДФЛ9.

Таким образом, всем письменно запросившим справки работникам — как нынешним, так и бывшим — вы обязаны выдать их не позднее чем на 3-й рабочий день10. За нарушение этого срока возможен штраф11. А если справку запросил не имеющий с вами трудового договора человек, которому вы выплачивали в 2019 г. какие-то доходы, например ваш арендодатель, подрядчик либо исполнитель по ГПД? Тогда на выдачу справки у вас есть 30 дней12. За отказ тоже предусмотрен штраф13.

Кроме того, физлицо может истребовать у вас справку через суд14, обратившись туда за защитой своих прав. Это хоть и маловероятно, но не исключено.

Когда справку для работника придется уточнить?

Выдать работнику новую справку с другими данными нужно будет, если к моменту сдачи в свою налоговую инспекцию формы 2-НДФЛ вы:

• найдете ошибку в суммах доходов, вычетов и/или налога. Например, обнаружите, что неправомерно предоставили в 2019 г. вычет, не учли какой-то доход либо, наоборот, забыли про вычет, удержали НДФЛ с необлагаемого дохода;
• удержите налог, исчисленный с доходов 2019 г., который на момент выдачи справки работнику еще не был удержан правомерно (например, еще не была выплачена зарплата либо премия за декабрь) либо по ошибке;
• найдете ошибку в технических данных, например в кодировке доходов или вычетов.

Правила заполнения 2-НДФЛ

При оформлении формы документа используется унифицированный бланк. Он содержится во всех бухгалтерских программах, осуществляющих расчет заработной платы и налогов с начисленных физическим лицам сумм.

1. Все сведения, которые содержит справка, должны соответствовать регистрам налогового учета. Начисление в одном периоде (календарном году) сумм физическому лицу, которые облагаются по разным налоговым ставкам, требует заполнение соответствующих разделов справки (3-5) раздельно по каждой ставке.
2. Если форма не поместилась на одном листе, то формируется многостраничный документ. Каждый лист при этом подписывается руководителем или доверенным лицом и главным бухгалтером. Печать проставлять не требуется.
3. Документ состоит из пяти разделов, заполнение каждого мы рассмотрим подробнее.

Когда справка 2-НДФЛ не сдается?

Справку по форме 2-НДФЛ не требуется представлять в следующих случаях:

1. Когда произведены выплаты, не облагаемые налогом на доходы. По Налоговому кодексу к таким относятся пособия по беременности и родам, алименты и т.д.
2. Работнице, находящейся в декретном отпуске и не получающей заработную плату произведена выплата материальной помощи или подарок в размере, не превышающем 4 тысячи рублей. Эти выплаты освобождены от НДФЛ.
3. При покупке организацией у своего работника имущества. В соответствии со ст.226 НК налог не подлежит исчислению и удержанию, а также отражению в 2-НДФЛ. Физическое лицо обязано самостоятельно отчитаться о полученном доходе в виде налоговой декларации по форме 3-НДФЛ.
4. С выплат, произведенных предпринимателю, отчитывается в ИНФС он сам. При этом организация предварительно должна запросить у ИП следующие документы: ИНН, ЕГРП, а также БСО в подтверждение полученных средств.

Изменения в справке 2-НДФЛ

Серьезных изменений форма справки 2-НДФЛ не претерпела, хоть и сменила название. Основные поля для заполнения остались прежними, однако теперь в правом верхнему углу указано «Приложение 4 к Приказу ФНС России от 15.10.2020 № № ЕД-7-11/753» и параллельно добавился код по КНД – 1175018.

Зачем нужна справка 2-НДФЛ

Россияне, оформленные по трудовому договору, обязаны отчислять в казну ежемесячно 13% от зарплаты. Справка 2-НДФЛ нужна для подтверждения размера официальных доходов и величины удержанного налога. Работодатель отправляет в ФНС данные по каждому сотруднику. Налоговая видит, где трудится гражданин, какая у него зарплата, сколько он заплатил НДФЛ.

Чаще всего справку 2-НДФЛ берут при оформлении налогового вычета за покупку квартиры, оплату учебы, лечения, посещения спортивных секций. Такой документ требуют и в банке, когда гражданин подает заявку на кредит. Собираете бумаги на социальные пособия? Или хотите подтвердить, что дорогую покупку оплатили честно заработанными деньгами? Представьте по месту требования справку 2-НДФЛ: в ней отражены все нужные сведения.

В 6-НДФЛ нужно будет указывать новые коды доходов и вычетов.

В справках к форме 6-НДФЛ надо будет указывать новые коды доходов и вычетов по НДФЛ. Внесли коды для сделок с цифровыми финансовыми активами, коды для социального налогового вычета.

Проект поправок в приказ с кодами опубликован на федеральном портале.

Новые коды доходов, в частности, такие:

• 2540 — доход в натуральной форме в виде цифровых финансовых активов или цифровых прав, включающих одновременно ЦФА и утилитарные цифровые права;

• 2650 — матвыгода от приобретения ЦФА у взаимозависимых лиц;

• 3032 —выплата в денежной форме, связанные с выкупом ЦФА;

• 3100 — доходы по договору о приемной семье, договору о патронатной семье;

• 3110 — компенсации от госорганов и общественных объединений за время исполнения государственных или иных обязанностей.

Новые коды вычетов, в том числе, такие:

• 290 — расходы по приобретению ЦФА;

• 330 — взносы в НПФ;

• 332 — взносы на добровольное страхование жизни.

Передача справок по ТКС

С 1 января 2021 года сдавать справки 2-НДФЛ по ТКС обязаны все налоговые агенты, если количество их сотрудников как минимум 25 человек. Это касается и сведений, которые организации будут подавать за 2015 год (письмо ФНС России от 5 ноября 2015 г. № БС-4-11/19263).

Передать в инспекцию сведения о доходах по телекоммуникационным каналам связи можно через оператора электронного документооборота. Использование такого варианта передачи сведений допускается, если налоговый агент:

1) располагает сертифицированными средствами криптографической защиты информации, совместимыми со средствами налоговой инспекции;

2) имеет возможность:

• сформировать сведения в соответствии с утвержденным электронным форматом;

• обеспечить шифрование и дешифрование информации с использованием шифровальных средств;

• сформировать усиленную квалифицированную электронную подпись при отправке и ее проверку при получении информации.

При передаче сведений по ТКС дублировать их на бумажных или электронных носителях не нужно.

Количество сведений, сгруппированных в один файл, не должно превышать 3000. Если количество сведений превышает эту величину, нужно сформировать несколько файлов. При этом в каждом файле должны содержаться сведения с одинаковой комбинацией реквизитов: ИНН и КПП налогового агента, ОКТМО, отчетный год, признак представленных сведений.

После отправки налоговым агентом справок по форме 2-НДФЛ налоговая инспекция:

• на следующий день подтвердит дату получения электронных документов соответствующим извещением;

• в течение 10 дней направит файлы с реестром сведений о доходах и протоколом приема сведений о доходах.

Сданными считают сведения, которые прошли форматный контроль и зафиксированы в Реестре, сформированном налоговой инспекцией.

Об этом сказано в пунктах 20–30 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576.

Похожие записи:

• Размер единого пособия на детей до 17 лет с 1 января 2023 года (таблица)
• Выход на пенсию в Казахстане: процедура, документы
• Ремонт без договора как вернуть деньги