Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Форма Т-60. Записка-расчёт о предоставлении отпуска работнику». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Все отпускные, которые нужно выдать работнику, рассчитываются как умножение цифры в графе 6 на цифру в графе 7. А затем из суммы нужно обязательно удержать НДФЛ. То есть приводится только та сумма, которая и будет выплачена сотруднику фактически.
Особенности применения формы Т-60
В процессе использования формы Т-60 работодателю нужно учитывать, что:
- Записка должна быть составлена и подписана до того, как произошла фактическая выплата отпускных — поскольку именно на ее основании производится выплата.
Дата составления записки, указанная в ней, может совпадать с датой издания приказа на отпуск или же быть более поздней. Следовательно, записку нужно успеть составить не позднее, чем за 3 дня до выхода человека в отпуск.
- В случае, если отпуск отменен и перенесен, и издается новый приказ — то должна быть составлена еще одна записка.
Одна записка, таким образом, соответствует одному уникальному приказу.
- Перерасчет отпуска — не основание для издания новой формы.
Бывает, что уже по факту выхода человека в отпуск (и выплаты ему отпускных) бухгалтер обнаруживает, что исчислил отпускные с ошибкой. В этом случае доплата в установленном порядке прибавляется к будущей зарплате данного человека. Или к его следующим отпускным — которые будут отражены в новой записке. Может быть оформлено удержание — если переплата допущена в пользу работника.
- Записка-расчет — пример документа, который может составляться несколькими разными специалистами (каждый из них заполняет записку в пределах своей компетенции).
Как правило, за отражение сведений на первой странице отвечает кадровик — поскольку именно у него должен иметься доступ к тем сведениям, что предполагается указать в первой части документа. А за отражение данных на странице «Расчет оплаты отпуска» — уже бухгалтер. Документ должен быть своевременно передан ему кадровиком. По итогам заполнения на записке должно быть 2 подписи — кадровика и бухгалтера.
Храниться документ должен в бухгалтерии — «конечной инстанции», которая завершает утверждение записки-расчета. Она же и будет показывать записку проверяющим.
- Графа 5 (количество отработанных часов) заполняется, только если по сотруднику велся суммированный учет рабочего времени.
Если у человека оклад — не нужно пересчитывать его на часы, графа остается пустой.
- В графе «За период работы» (блок А) указывается рабочий год.
Он может быть дольше 365 дней. Дело в том, что в рабочий год не входят (ст. 121 ТК РФ):
- отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет;
- отпуска за свой счет длиннее 14 дней;
- время прогулов и иных периодов отсутствия человека на рабочем месте без уважительных причин.
При этом, не следует путать период, указываемый в блоке А, с количеством отработанных календарных дней — которое отражается в графе 4 таблицы раздела «Расчет оплаты отпуска». Количество календарных дней исчисляется так:
- Подсчитываем количество полных отработанных месяцев.
- Умножаем каждый на 29,3.
- Подсчитываем календарные дни работы в каждом из неполных отработанных месяцев.
Для этого 29,3 делим на общее количество дней в месяце, а затем умножаем результат на разницу между общим количеством дней в данном месяце (в который включаются и выходные) и количеством дней отсутствия человека на работе.
- Суммируем календарные дни работы в полных и неполных месяцах.
Итоговая сумма, скорее всего, будет значительно отличаться от рабочего года, который указывается в блоке А.
- В случае, если по приказу, в соответствии с которым составляется записка, человеку дается один и тот же тип отпуска (например, ежегодный оплачиваемый) за разные рабочие годы, то на первом листе бланка блок А нужно продублировать 2 раза.
В каждом из блоков А будет указан отдельный рабочий год (и длительность отпуска по каждому из них).
- Если человек выходит в отпуск в месяце составления записки, и возвращается на работу в том же месяце, то в графе «Начислено» на второй странице документа заполняются данные в графах 7-10.
Если выходит в следующем месяце (или месяцах — которых может быть несколько, например, если это педагогический работник или человек, работающий на Крайнем Севере, где дается длинный отпуск) — то в графах 11-14.
Если отпуск частично приходится частично на месяц составления записки, частично — на следующий (следующие), то общая сумма исчисленных отпускных распределяется между двумя столбцами пропорционально.
Конкретный месяц в графе «Начислено» указывается словами. Например, если записка составлялась в июне, и выходит человек в отпуск в июне, то пишется, что начислено «За июнь» (ниже указывается, что это текущий месяц).
Как производится расчет отпускных
ПРИМЕР 1
За 6 месяцев работы сотрудник получал ежемесячно по 40 000 рублей. Общая сумма составит 6*40 000 = 240 000 рублей. За это же время количество отработанных дней составило, например, 130 дней (работник не брал больничных и отгулов). Тогда 240 000/130 = 1846,15 рублей – это средний дневной заработок. Предположим, что предоставлен полный отпуск, т.е. сразу 28 дней. Тогда 1846,15*28 = 51 692,3 рубля. Но из этой суммы необходимо вычесть налог на доходы, т.е. 13%. Итоговая «чистая» сумма отпускных составит 44 972,3 рублей.
ПРИМЕР 2
За те же 6 месяцев работы сотрудник отработал не 130 дней, а фактически 115, поскольку в течение 15 календарных дней он находился на больничном. При этом в соответствии с законодательством он имел право на получение 60% от своего среднего заработка во время нахождения на больничном (поскольку его суммарный официальный стаж менее 5 лет).
Допустим, он получается такую же среднемесячную зарплату. Тогда его заработок за день тоже составляет 1846,15 рублей. А за 1 день больничного он получит только 60% от среднедневного заработка, т.е. 1107,69 рублей. Тогда за 15 дней на больничном он должен получить 15*1107,69 = 16 615,35 рублей. Соответственно, за остальные 115 дней работы он получает полную зарплату: 1846,15*115 = 212 307,25 рублей.
Складываем эту цифру с суммой, полученной за больничный: 212 307,25 + 16 615,35 = 228 922,6 рублей. Вычитаем налог на доходы и получаем 199 162,66 рублей. Это весь заработок за 130 дней. Теперь нужно разделить на 130, чтобы узнать заработок за 1 день (средний): получается 1532,02 рубля. Умножаем на 28 отпускных дней и получаем 42 896,57 рублей – такую сумму работник должен получить за отпуск.
Заполнение унифицированной формы
Бланк формы Т-60 состоит из двух разделов, а именно:
- раздел о персональных сведениях о работнике (заполняется кадровым специалистом);
- специализированный раздел, в который входят сведения о начислении отпускных (заполняется бухгалтерией).
В первый раздел (персональный) подлежат внесению следующие записи:
- наименование работодателя;
- номер документа в соответствии с нумерацией издаваемых документов;
- ФИО работника;
- должность и место работы работника, табельный номер;
- период, за который работнику предоставляется отпуск;
- количество дней отпуска, дата ухода в отпуск и дата возвращения на работу;
- сведения об ином отпуске, если работник уходит не в очередной оплачиваемый отпуск, а берет учебный или дополнительный отпуск;
- подпись сотрудника кадровой службы (или иного должностного лица), заполнившего первый раздел записки.
Заполнение записки-расчета (форма Т-60) на предоставление отпуска
С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.
Форма Т-60 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» и используется при условии если в организации применяются унифицированные формы. Если применяются самостоятельно разработанные формы, то они обязательно должны быть утверждены Приказом и локальными актами со всеми обязательными реквизитами.
Основанием для составления формы Т-60 являются следующие документы:
- Приказ на отпуск по форме Т-6 Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику
- Расчетные ведомости или данные личного счета за предыдущие 12 месяцев, где указан размер начисленной зарплаты
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1: форма Т-60 не предусматривает основания для предоставления отпуска. Нужно ли внести эти данные?
Ответ: Унифицированная форма Т-60 (если такая используется) не отражает этого, поэтому вносить данные нет необходимости. Для удобства ведения документооборота в организации можно принять собственную форму документа и утвердить ее в соответствующем порядке.
Вопрос №2: Работник подает заявление об отпуске за 10 дней до начала отпуска. Что делать
Ответ: Законодательно срок подачи заявления не регулируется. Если у вас в локальных актах прописан срок подачи заявления, должно быть прописано что делать, если заявление подано с опозданием (например, это перенос отпуска). Но при этом регулируются сроки расчета по перечислению отпускных (3 дня до начала отпуска).
Образец заполнения записки-расчета о предоставлении отпуска
С этой стороны записка расчет о предоставлении отпуска заполняется кадровым специалистом.
В верхней части записывается полное название компании, а в графе справа проставляется ее код по классификатору ОКПО.
После этого рядом с наименованием бланка указывается его порядковый номер и дата оформления.
Следующие строки необходимы для отражения личных сведений о работнике, который уходит в отпуск — полные Ф.И.О., присвоенный ему табельный номер, подразделение, в котором он выполняет работу и название должности по штатному расписанию.
Далее, форма Т-60 разделяется на две части. Раздел А заполняется, если работник оформляет ежегодный оплачиваемый отпуск. Здесь нужно указать за какой период предоставлено время отдыха, его продолжительность в днях, а также даты начала и завершения.
Внимание! Раздел Б оформляется тогда, когда предоставлен дополнительный отпуск, либо иные другие виды оплачиваемого отпуска. Их право может устанавливаться результатами СОУТ либо внутренними локальными документами, например, такими как коллективный договор, или положение об отпусках и т.д.
В таблице необходимо подробно указать вид отдыха, даты начала и завершения, основание для предоставления.
Какие расчеты включаются в записку-расчет
Когда сотрудник уходит в отпуск, он имеет право на получение следующих сумм:
- Суммы невыплаченной ранее зарплаты.
- Суммы отпускных, рассчитанные согласно утвержденной законодательством методики определения среднего заработка.
- Суммы материальной помощи, если работнику согласно Положениям предприятия они полагаются.
- Суммы премий, если в ходе выполнения работы до отпуска работником были выполнены условия ее получения согласно нормативных актов.
- Пособия по временной нетрудоспособности, если отпуску предшествовала болезнь или травма у работника.
- Другие выплаты, предусмотренные законодательством.
Какие расчеты включаются в записку-расчет
Когда сотрудник уходит в отпуск, он имеет право на получение следующих сумм:
- Суммы невыплаченной ранее зарплаты.
- Суммы отпускных, рассчитанные согласно утвержденной законодательством методики определения среднего заработка.
- Суммы материальной помощи, если работнику согласно Положениям предприятия они полагаются.
- Суммы премий, если в ходе выполнения работы до отпуска работником были выполнены условия ее получения согласно нормативных актов.
- Пособия по временной нетрудоспособности, если отпуску предшествовала болезнь или травма у работника.
- Другие выплаты, предусмотренные законодательством.
Расчет отпуска — серьезная процедура, от правильности проведения которой зависит сумма отпускных, а значит, и настроение отпускника. Для этого удобно использовать форму Т-60, образец заполнения которой можно скачать на нашем сайте.
Посмотреть, как оформляется отпуск в других ситуациях, можно в статьях:
- «Как оформить перенос отпуска по желанию работника?»;
- «Как правильно оформить отпуск с последующим увольнением?»;
- «Оформляем отзыв из отпуска работника — образец приказа».
Записка -расчет по унифицированной форме Т-60 служит для расчета работнику отпускных и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого, учебного или других видах отпуска.
Унифицированная форма Т-60 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Не запрещается использование записки-расчета по форме, которую вы разработаете самостоятельно.
Вообще предоставление отпуска работнику состоит из следующих действий:
- работодатель издает приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;
- затем происходит расчет, выплата отпускных;
- на заключительном этапе необходимо внести информацию об отпуске в кадровые документы.
Рассчитать и выплатить отпускные работнику необходимо не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска.
Образец заполнения унифицированной формы Т60
Записка-расчет имеет две стороны. Лицевая сторона бланка состоит из основных сведений о работнике и предоставленном отпуске. На другой стороне бланка оформляется непосредственно расчет отпускных.
На первой странице необходимо заполнить данные работника: ФИО, структурное подразделение, должность. Затем необходимо заполнить графы на каком основании предоставляется отпуск и его длительность: а) ежегодный оплачиваемый отпуск и б) ежегодный дополнительный (другой) отпуск.
Далее, на другой стороне унифицированной формы Т-60, производится непосредственно расчет отпускных работника.
В графу 3 необходимо внести общую сумму выплат работнику отдельно за каждый месяц периода (по общему правилу период составляет 12 месяцев), с учетом всех корректировок — без каких-либо расчетов. Например, в феврале работнику повысили заработную плату, а в апреле он получил премию по итогам квартала — в справке вы указываете итоговую сумму.
Образец заполнения записки-расчета о предоставлении отпуска
С этой стороны записка расчет о предоставлении отпуска заполняется кадровым специалистом.
В верхней части записывается полное название компании, а в графе справа проставляется ее код по классификатору ОКПО.
После этого рядом с наименованием бланка указывается его порядковый номер и дата оформления.
Следующие строки необходимы для отражения личных сведений о работнике, который уходит в отпуск — полные Ф.И.О., присвоенный ему табельный номер, подразделение, в котором он выполняет работу и название должности по штатному расписанию.
Далее, форма Т-60 разделяется на две части. Раздел А заполняется, если работник оформляет ежегодный оплачиваемый отпуск. Здесь нужно указать за какой период предоставлено время отдыха, его продолжительность в днях, а также даты начала и завершения.
Внимание! Раздел Б оформляется тогда, когда предоставлен дополнительный отпуск, либо иные другие виды оплачиваемого отпуска. Их право может устанавливаться результатами СОУТ либо внутренними локальными документами, например, такими как коллективный договор, или положение об отпусках и т.д.
В таблице необходимо подробно указать вид отдыха, даты начала и завершения, основание для предоставления.
В разделе В необходимо подвести общий итог — суммарная продолжительность всего отдыха, общая дата начала и завершения. Если работник оформляет только очередной отпуск, то сведения из этого раздела будут дублировать информацию из раздела А.
Завершается заполнение этой стороны подписью и личными данными кадрового специалиста.
Внесение информации на эту сторону бланка форма Т-60 выполняет бухгалтер-расчетчик после поступления его в бухгалтерию.
Данные о начисленной зарплате за предыдущие периоды выбираются из личного счета либо по расчетно-платежным ведомостям. После этого они записываются в таблицу расчета. В ней построчно заносятся месяц и год сведений для расчета (графы 1, 2), а также соответствующая этому времени сумма зарплаты (графа 3). В нижней части после заполнения производится общее суммирование с подведением итога.
Далее, заполняется верхняя правая таблица. В нее нужно занести общее число дней, которые используются для расчета (графа 4), либо же часов (графа 5). После этого выполняется расчет среднего заработка (графа 6).
Внимание! Средний заработок должен быть равен результату деления итоговой суммы зарплаты, принимаемой к расчету (графа 3), к количеству дней либо часов.
Следующая таблица состоит из двух одинаковых частей. В ней можно произвести разделение отпуска на две части, если он является переходящим из одного месяца в другой. Обе части включают в себя одинаковые по назначению столбцы.
В графы 7 и 11 заносится продолжительность каждого периода в днях. В графах 8 и 9, а также 12 и 13 показываются суммы начислений по каждому месяцу в зависимости от их источника финансирования. Если сотруднику полагаются какие-либо дополнительные выплаты (к примеру, материальная помощь) они отражаются в графах 10 и 14.
Графа 15 — итоговая, она содержит общую сумму начисленных отпускных.
Затем идет еще одна таблица, в которой указываются все необходимые суммы удержаний. К ним относятся налог НДФЛ (графа 16), алименты, материальный ущерб и т. д.
Бухгалтеру необходимо самостоятельно вписать нужные названия в графы 17-21. В графе 22 подводится общий итог по удержаниям. После этого в графу 23 записывается итоговая сумма к выдаче на руки (от результата графы 15 отнимается результат графы 23).
Эту же итоговую сумму необходимо ниже указать прописью, а также проставить реквизиты документа, по которому она была выплачена (номер, дата).
Расчет отпуска — серьезная процедура, от правильности проведения которой зависит сумма отпускных, а значит, и настроение отпускника. Для этого удобно использовать форму Т-60, образец заполнения которой можно скачать на нашем сайте.
Посмотреть, как оформляется отпуск в других ситуациях, можно в статьях:
- «Как оформить перенос отпуска по желанию работника?»;
- «Как правильно оформить отпуск с последующим увольнением?»;
- «Оформляем отзыв из отпуска работника — образец приказа».
Записка -расчет по унифицированной форме Т-60 служит для расчета работнику отпускных и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого, учебного или других видах отпуска.
Унифицированная форма Т-60 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Не запрещается использование записки-расчета по форме, которую вы разработаете самостоятельно.
Вообще предоставление отпуска работнику состоит из следующих действий:
- работодатель издает приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;
- затем происходит расчет, выплата отпускных;
- на заключительном этапе необходимо внести информацию об отпуске в кадровые документы.
Рассчитать и выплатить отпускные работнику необходимо не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска.
Работник уходит в отпуск: оформляем расчет отпускных
Отпуск — приятное во всех отношениях событие, но только не для работников бухгалтерии в сезон отпусков. В крупной компании рассчитывать отпускные приходится регулярно. Рассмотрим, как это происходит, на примере.
В ООО «Бригантина» для оформления кадровых и бухгалтерских документов используют автоматизированную программу, и при расчете очередных основных и (или) дополнительных отпусков эта система формирует унифицированную форму Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» — именно она служит первичным документом в данной ситуации.
Как исправить ошибку, допущенную в первичном документе, смотрите в материале «Исправление ошибок в первичке: ФНС вводит новые правила».
Какие расчеты включаются в записку-расчет
Когда сотрудник уходит в отпуск, он имеет право на получение следующих сумм:
- Суммы невыплаченной ранее зарплаты.
- Суммы отпускных, рассчитанные согласно утвержденной законодательством методики определения среднего заработка.
- Суммы материальной помощи, если работнику согласно Положениям предприятия они полагаются.
- Суммы премий, если в ходе выполнения работы до отпуска работником были выполнены условия ее получения согласно нормативных актов.
- Пособия по временной нетрудоспособности, если отпуску предшествовала болезнь или травма у работника.
- Другие выплаты, предусмотренные законодательством.