Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сдача документов при ликвидации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обработка массива документов для передачи упрощается, если в компании существует грамотно организованный архив и отлажен процесс его пополнения. В таком случае остается провести обработку сведений, которые еще не вошли в архив, а также сверку готовых дел.
Дом ученых НЦЧ РАН Успешно проведены работы по обработке дел постоянного, переплету документов, а так же выделению к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. ОАО «Мегафон» ОАО «Мегафон» благодарит компанию » Столичный Архивист» за качественное и своевременное выполнение работ по обработке абонентской документации. Муниципалитет района Бескудниково г. Москвы Успешно проведены работы по обработке дел постоянного и временного хранения, переплету документов и состовлению историчесского аппарата к архивному фонду. Федеральный фонд обязательного медицинского страхования Компанией ООО «Столичный Архивист» были успешно проведены работы по вывозу и уничтожению документов с истекшими сроками хранения. ФГУП Московский завод по обработке специальных сплавов Компанией ООО «Столичный Архивист» были успешно проведены работы по выделению документов с истекшими сроками хранения к уничтожению и их последующему уничтожению.
Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством
Сдача документов в архив при ликвидации организации
Процесс сдачи в архив является многоэтапным, при этом следует неукоснительно соблюдать порядок передачи архива (выражаясь иначе, чередование этапов). В первую очередь выполняется экспертиза практической и научной ценности передаваемых документов, после чего отобранные дела включаются в так называемую сдаточную опись.
Мнение о том, что такая опись может иметь произвольную форму, является глубоко ошибочным: ее форма определена на законодательном уровне и должна строго соблюдаться. Свои требования установлены и в отношении формы обложки дела длительного хранения. Они содержатся в соответствующих правилах, которые так и называются — «Обложка дел длительного хранения. Типы, разделы, технические требования». Надо не забывать, что в случае ненадлежащего оформления документов принимающая сторона имеет основание не принять документы на хранение. Порядок сдачи документов в архив подразумевает также создание научно-справочного аппарата на передаваемый архив.
Итак, мы видим, что порядок передачи документов в архив весьма сложен и требует учета множества особенностей. Практический опыт показывает: попытки руководства предприятия выполнить соответствующие мероприятия силами своих сотрудников чаще всего приводят к значительным потерям рабочего времени и при этом далеко не всегда оказываются результативными.
1. Позвонить нам для определения стоимости услуг по сдаче документов в архив.
2. Заключить с нами договор.
3. Определить дату и время начала работ.
Услуги антикризисного управляющего от компании №1 в Беларуси
Приведем список часто встречаемых проблем на этапе архивирования и работы с архивом бумажных документов:
Таблица 1 — Проблемы бумажного архива документов
| Проблема | Описание и последствия |
| Потеря документа | Проблема может возникнуть как до отправки документа в архив, так и после. Это чревато неприятностями и потерями для бизнеса. |
| Медленный поиск по архиву | Большое количество документов усложняет поиск нужного экземпляра и занимает много времени. Бухгалтер на протяжении нескольких часов может перебирать стопки бумаг. |
| Высокие затраты на аренду помещения | Для архива документов приходится арендовать или строить отдельные помещения — это лишние затраты, которых нужно избегать. |
| Отсутствие централизованного хранилища | Территориально разделенной сети представительств и филиалов одной организации необходимо либо организовывать несколько архивов на местах, либо же собирать все документы в одном месте, что неудобно и затратно. |
| Отсутствие возможности совместной работы с одним экземпляром документа | Нескольким сотрудникам нужно работать с одним документом, поэтому делаются копии — а это дополнительные финансовые затраты. Что делать, если в разных филиалах потребовался оригинал одного и того же документа одновременно? |
| Нет поддержки версионности документов | Если документ уже отправлен в архив, а позднее в него внесли изменения, то нужно старую версию заменить текущей. В таком случае нужно найти требуемый документ, оформить новый, списать старый. Может получиться так, что в архиве документ не заменен новой версией, что при налоговых проверках грозит штрафами и санкциями для бизнеса. |
| Отсутствует режим работы в реальном времени | Присутствуют затраты времени на поиск и отправку документов, а также доставку документов из архива и в архив. |
| Трудоемкий процесс подготовки налоговой и аудиторской отчетности | На подготовку к сдаче налоговой отчетности уходит много времени. Приходится искать востребованные документы, перебирая кипы бумаг. В территориально рассредоточенных филиалах сложности усугубляются рассредоточенностью документов. |
| Крайне низкий уровень конфиденциальности | Практически любой сотрудник может получить доступ к документу, который не предназначен для просмотра третьими лицами. |
| Неподготовленность архива к чрезвычайным ситуациям | В случае возникновения чрезвычайных ситуаций (пожар, кража, стихийное бедствие), бумажный архив финансовых документов предприятия оказывается крайне незащищенным. |
| Низкий уровень структурированности | Зачастую документы отсортированы неверно, находятся не в тех местах, где должны. Это затрудняет дальнейшую работу с архивом. |
Сдача документов в архив при банкротстве
(Воропаев С.)
(«ЭЖ-Юрист», 2006, N 13)
СДАЧА ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ ПРИ БАНКРОТСТВЕ
С. ВОРОПАЕВ
Сергей Воропаев, кандидат юридических наук.
Когда все имущество должника распродано, когда все средства, вырученные в результате такой продажи, потрачены на погашение текущих платежей, задолженности по заработной плате, а также по другим обязательствам должника, перед вынесением определения о завершении конкурсного производства перед судьей встает вопрос: распорядился ли конкурсный управляющий важными документами общества надлежащим образом?
На основании п. 3 ст. 129 Федерального закона «О несостоятельности (банкротстве)» конкурсный управляющий вправе передать на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами. Порядок и условия такой передачи определяются федеральными законами и иными нормативными правовыми актами.
Утративший силу Закон от 08.01.98 N 6-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)» в отличие от ныне действующего вышеуказанное правомочие относил к обязанности, что следовало из смысла п. 3 ст. 101 упомянутого Закона.
В соответствии с п. 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.
Налицо коллизия норм Федерального закона «О несостоятельности (банкротстве)» и норм Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации».
На данный момент передача на хранение документов должника в Архивный фонд судьями рассматривается как право, то есть противоречия Закона «Об архивном деле в Российской Федерации» и Закона «О несостоятельности (банкротстве)» разрешаются в пользу последнего. Попробуем разобраться, правы ли они.
Очевидно, что новый Закон о банкротстве поставил судей в довольно трудное положение: с одной стороны, существует специальный закон, которым регламентируется процесс о банкротстве и который, как считают многие правоприменители, имеет первостепенное значение сравнительно с Законом «Об архивном деле в РФ».
С другой стороны, несмотря на всю диспозитивность указанной нормы Закона о банкротстве, существует императивная (обязывающая) норма Закона об архивном деле, регулирующая тот же объект. В этой ситуации императивная норма имеет перевес над диспозитивной, и, таким образом, при отсутствии ликвидационной комиссии конкурсный управляющий обязан сдать надлежащие документы в соответствующий архив до завершения конкурсного производства.
В судебной практике, имеющей место в связи с указанными обстоятельствами, возникает довольно странная ситуация.
Так, в соответствии с Постановлением ФАС Западно-Сибирского округа от 22.07.2003 производство по делу в связи с подачей иска конкурсного управляющего о понуждении Архивного управления принять на хранение документы, образовавшиеся в процессе деятельности предприятия, правомерно было прекращено судом первой инстанции в связи с неподведомственностью спора арбитражному суду.
В то же время Постановлением ФАС Восточно-Сибирского округа от 06.04.2004 было поддержано определение арбитражного суда первой инстанции, согласно которому отказ в принятии на хранение документов, действия либо бездействие уполномоченных по хранению документов органов могут быть обжалованы только в порядке, установленном главой 24 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации «Рассмотрение дел об оспаривании ненормативных правовых актов, решений и действий (бездействия) государственных органов, органов местного самоуправления, иных органов, должностных лиц».
Государственной Думой Томской области внесен проект N 43195-4 Федерального закона «О внесении изменений в ТК РФ, КоАП РФ и ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)», которым предусматривается административная ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, предусматривается обязанность конкурсного управляющего передать на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, а также устанавливается обязанность работодателя в случае его ликвидации осуществить передачу на хранение соответствующих документов, содержащих персональные данные работника.
Проблема также заключается и в том, что конкурсные управляющие зачастую не имеют возможности передать на хранение документы должника в связи с недостаточностью средств, имеющихся в распоряжении управляющих, так как резерв денежных средств, полученных в ходе конкурсного производства, к моменту вынесения судом определения о завершении конкурсного производства, как правило, исчерпан.
При разрешении указанных вопросов следует иметь в виду, что невыполнение установленного законодательством об архивном деле порядка подготовки и сдачи на хранение архивных документов, содержащих информацию о трудовом стаже и заработной плате работников организаций, ликвидируемых в процессе банкротства, влечет нарушение конституционных прав граждан на ознакомление с документами и материалами, непосредственно затрагивающими их права.
Данные обстоятельства подтверждаются многочисленными жалобами граждан, обращающихся к органам власти с требованиями найти решение данной проблемы.
Очевидно, что данная проблема является временной и, вероятно, скоро будет решена путем внесения соответствующих изменений в законодательные акты.
Однако в настоящее время из двух вышеуказанных законодательных актов в части рассматриваемого вопроса приоритет следует признать за Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», как законодательном акте, более полно обеспечивающим соблюдение конституционных прав граждан.
Сдача документов в архив организации
АРХИВАРИУСЪ оказывает полный спектр услуг по подготовке и передаче документов на хранение в федеральный, региональный или ведомственный архив:
- Экспертизу ценности документов. Она нужна для того, чтобы отобрать документацию, которая подлежит передаче на государственное хранение.
- Архивирование. Эта услуга предполагает систематизацию и нумерацию листов в деле, переплет, оформление листа-заверителя и составление внутренней описи.
- Составление описей, предисловий к ним, исторических справок, актов и др.
- Согласование документов на экспертно-проверочной комиссии архива.
- Передача документов в архив с получением соответствующего акта о приеме документов.
У разной документации есть определенные сроки обязательного хранения. Та, которая содержит информацию о работе сотрудников, хранится дольше всего — 75 лет, а документы созданные после 2003 года — 50 лет, поскольку им на протяжении этого времени может понадобиться информация о трудовом стаже и других обстоятельствах наемного труда. Уставные документы хранятся 5 лет. Другие бумаги, не требующие обязательного хранения после ликвидации или банкротства, следует уничтожить в установленном порядке. Те, которые не требуют обязательной сдачи в архив, нужно сохранить в подходящем месте или передать в коммерческую службу хранения.
- решение и свидетельство о ликвидации или банкротстве;
- личные дела, трудовые контракты, лицевые счета работников;
- приказы о приеме, увольнении;
- документы о льготах, пособиях.
Если на предприятии были вредные условия труда, также понадобится направить в архив всю соответствующую документацию, подтверждающую работу сотрудников и оплату.
Иногда начиная разбираться, какие документы сдают в архив, организация сталкивается со сложностями — не хватает требуемых экземпляров бумаг. В этом случае на помощь придут профессионалы, которые правильно восстановят недостающие документы и подготовят полный пакет для передачи в архив. Наши сотрудники обладают большим опытом работы, связанной с архивированием, и помогают организациям любого уровня.
При банкротстве предприятия ответственность за сдачу архива несут конкурсные управляющие. Данная процедура очень сложна для неосведомленных лиц и должна выполняться профессионалами, проще обратиться к нам, чем пытаться что-то сделать самим. Не теряйте времени — оно бесценно! Наша компания при заключении договора обязуется в установленные сроки передать на постоянное хранение особенно ценные и уникальные документы Вашей фирмы. Вся документация пройдет процедуру упорядочения в соответствии с научно-справочным аппаратом.
Сдача документов по личному составу в государственный архив нужна в первую очередь для того, что бы работники могли подтвердить свой стаж и заработную плату. А принимая документы на хранение, сотрудники государственного архива проверяют каждое дело на правильность составления, поэтому нельзя просто привезти и оставить там документы. Нужна архивная обработка, согласно правилам государственного архива. Также у разных подразделений архива имеются в запасе свои, уникальные требования к документам, принимаемым ими на хранение.
Вся кадровая документация, например, личные дела работников, личные карточки Т-2, трудовые договоры ликвидируемой организации, подлежат хранению в государственном архиве. Передача документов в архив при банкротстве в соответствии с законодательством РФ является обязательной. Помимо всего перечисленного, к сформированным делам необходимо прикрепить описи и предисловия к ним. Без такого научно-справочного аппарата Вашу документацию не примет ни один архив.
Посмотреть все статьи
- Передача документов в архив при ликвидации
- Архивная обработка документов
- Вывоз и уничтожение документов
- Систематизация документов
- Архивно-переплётные работы
- Организация электронного архива
- Хранение документов
- Сканирование документов
- Ввод данных
- Номенклатура дел
- Опись документов
- Аренда работников
- Внедрение электронного архива
- Сканирование документов A4
- Оцифровка бумажных архивов
- Сканирование документов А3
- Сканирование и распознавание документов
- Электронный архив программа
- Электронный архив проектной документации
- Электронный архив финансовых документов
- Корпоративный электронный архив
Проблемы бумажного документооборота
Приведем список часто встречаемых проблем на этапе архивирования и работы с архивом бумажных документов:
Таблица 1 — Проблемы бумажного архива документов
| Проблема | Описание и последствия |
| Потеря документа | Проблема может возникнуть как до отправки документа в архив, так и после. Это чревато неприятностями и потерями для бизнеса. |
| Медленный поиск по архиву | Большое количество документов усложняет поиск нужного экземпляра и занимает много времени. Бухгалтер на протяжении нескольких часов может перебирать стопки бумаг. |
| Высокие затраты на аренду помещения | Для архива документов приходится арендовать или строить отдельные помещения — это лишние затраты, которых нужно избегать. |
| Отсутствие централизованного хранилища | Территориально разделенной сети представительств и филиалов одной организации необходимо либо организовывать несколько архивов на местах, либо же собирать все документы в одном месте, что неудобно и затратно. |
| Отсутствие возможности совместной работы с одним экземпляром документа | Нескольким сотрудникам нужно работать с одним документом, поэтому делаются копии — а это дополнительные финансовые затраты. Что делать, если в разных филиалах потребовался оригинал одного и того же документа одновременно? |
| Нет поддержки версионности документов | Если документ уже отправлен в архив, а позднее в него внесли изменения, то нужно старую версию заменить текущей. В таком случае нужно найти требуемый документ, оформить новый, списать старый. Может получиться так, что в архиве документ не заменен новой версией, что при налоговых проверках грозит штрафами и санкциями для бизнеса. |
| Отсутствует режим работы в реальном времени | Присутствуют затраты времени на поиск и отправку документов, а также доставку документов из архива и в архив. |
| Трудоемкий процесс подготовки налоговой и аудиторской отчетности | На подготовку к сдаче налоговой отчетности уходит много времени. Приходится искать востребованные документы, перебирая кипы бумаг. В территориально рассредоточенных филиалах сложности усугубляются рассредоточенностью документов. |
| Крайне низкий уровень конфиденциальности | Практически любой сотрудник может получить доступ к документу, который не предназначен для просмотра третьими лицами. |
| Неподготовленность архива к чрезвычайным ситуациям | В случае возникновения чрезвычайных ситуаций (пожар, кража, стихийное бедствие), бумажный архив финансовых документов предприятия оказывается крайне незащищенным. |
| Низкий уровень структурированности | Зачастую документы отсортированы неверно, находятся не в тех местах, где должны. Это затрудняет дальнейшую работу с архивом. |
Правовое регулирование
Процесс подготовки необходимых документов и передачи их в архив регламентируется законами № 125-ФЗ от 22.10.04 и № 402-ФЗ от 06.12.11, а также приказами Минкультуры РФ № 558 от 25.08.10 и № 1182 от 31.07.07. Если речь идет о прекращении работы предприятий с длительной историей, применению подлежит также распоряжение Главного архива СССР от 15.08.88. Нормативный акт используется в отношении дел, сформированных в 80–90 годы ушедшего столетия.
Большое значение имеют и договорные отношения (п.10 статьи 23 закона 125-ФЗ). Территориальными подразделениями Федеральной архивной службы РФ от негосударственных организаций принимаются только сведения по личному составу. Остальные бумаги и материалы компании вынуждены хранить самостоятельно. Документы после ликвидации ООО нельзя просто уничтожить. Выходом становится заключение договора. Подписать контракт на оказание услуги можно с государственной структурой или специализированным центром.
Несколько иначе вопрос стоит при реорганизации предприятия. Дела в этой ситуации передаются компании-правопреемнице. Если прекращению подлежит деятельность филиала или представительства, архив просто перемещают в центр. Документацию нужно передать вышестоящей организации по правилам, установленным локальными инструкциями и положениями. В этом случае санкции фирме не грозят.
Материалы подготовлены группой консультантов-методологов ЗАО
Согласно пункту 1 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Это, так называемые первичные учетные документы, на основании которых собственно и ведется бухгалтерский учет. Кроме того, бухгалтеру приходится вести соответствующие регистры, а также составлять отчетность. В итоге накапливается большое количество документации. И естественно возникает вопрос: куда девать все эти «бумажки»? Сдать в архив – скажете вы. Но как правильно это сделать? Как долго хранить те или иные документы? А когда этот срок закончится, что делать дальше?
Тем более что в 2003 году вступил в силу ряд документов, так или иначе, касающихся хранения документов на предприятиях. В частности, это ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», он утвержден постановлением Госкомстата России от 3 марта 2003 года № 65-ст, и вступил в силу с 1 июля 2003 года. Ну и, конечно же, постановление ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов». Последний документ предназначен для акционерных обществ. Как вы помните, Федеральный закон «Об акционерных обществах» содержит требование: акционерное общество обязано хранить по месту своего нахождения документы, перечень которых определен в статье 89 указанного Закона. При этом порядок и сроки хранения таких документов, согласно закону, должны были быть установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг (ФКЦБ России). Однако, до последнего времени документа, регулирующего этот вопрос, не существовало (за исключением документа общего характера, применимого не только к акционерным обществам, но и к организациям различных организационно-правовых форм — Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, который утвержден Росархивом от 6 октября 2000 г.).
Куда сдавать кадровые документы при ликвидации?
Подготавливая документы в архив при ликвидации Общества с ограниченной ответственностью или ИП, владельцы часто задаются вопросом: что делать с кадровыми делами? Ответ прост: их также необходимо сдавать в государственный архив, придерживаясь следующих правил:
- каждый документ должен быть должным образом и в полном объеме заполнен, при необходимости содержать подписи должностных лиц и печать, предоставленных в полном объеме (комплекте);
- должна быть проведена экспертиза ценности, по результатам которой все документы формируются в дела, нумеруются, заносятся в опись и переплетаются в архивный переплет;
- подготавливаются предисловия к описям, историческая справка;
- проводится согласование с представителем архива качества проведенной архивной обработки (визуальное изучение каждого дела и состава описи).
Обязанность и порядок сдачи документации в архив после ликвидации предприятия регламентированы следующими нормативными документами:
- ГК РФ ;
Фактически процесс сдачи документации на хранение регулируется в большей степени только двумя последними законами из тех, что представлены в списке выше:
- — обязывает всех руководителей и учредителей при ликвидации, независимо от форм собственности, передавать важные документы о хозяйственной деятельности в архив после прекращения деятельности.
- — регулирует вопрос сдачи документации в случае принудительного прекращения деятельности юридического лица на хранение в специальные структуры.
Стоимость сдачи документации в архив составляется 20.000 рублей . Отдельно рассчитывается стоимость архивной обработки сдаваемых на хранение документов.
Решение принято: компания ликвидируется. Но, к сожалению, это еще не конец. Впереди вас ждет болезненный процесс расставания с ее богатым прошлым: начиная от выплат задолженностей и заканчивая сверкой отчетности с налоговыми органами. Однако и это еще не финишная прямая. Документы — главное наследство ликвидируемой компании, с которым нужно поступить по уму. В обратном случае от недовольства будущих пенсионеров вам не спастись. Что же делать с документами при ликвидации и в какой архив передать ваше бумажное сокровище?
При ликвидации компании документы должны быть переданы на хранение в государственный архив. Это требование не обсуждается ни для коммерческих, ни для государственных организаций. Неважно, работала ли ваша фирма ради процветания российского государства или сугубо на благо частных лиц: часть документов непременно окажутся в распоряжении государственного или муниципального архива. Какие документы и на каких условиях нужно передавать в архив, мы расскажем вам в этой статье. Но прежде необходимо отметить несколько важных законодательных актов, которыми следует руководствоваться во время принятия решений о судьбе документов ликвидируемой компании.
ВС: при ликвидации юрлица его документы не подлежат безусловному уничтожению
Дела, не подлежащие передаче в архив, должны храниться до 10 лет. Место их нахождения остается то структурное подразделение, где они были подготовлены. Подобные акты также не требуют и особого оформления. Тем не менее их стоит расположить так, чтобы в любой момент можно было найти нужные сведения. Для них составляются отдельные описи по заранее установленным правилам.
Перечень документов, которые необходимо уничтожить в связи с истечением срока их хранения, определяется той же экспертной комиссией на ежегодном заседании. Несмотря на то, что время их хранения истекло, перед утилизацией необходимо разрешение руководителя организации.
Необходимость утилизации возникает и электронных экземпляров. Как правило, у каждого акта есть столбцы с указанием срока хранения и фактически прошедшего времени с его начала. Если второе равно или превышает первое, то документ необходимо уничтожить.
Например, есть дела от 2012 года, которые были переданы на хранение в 2013-м. Их требуется держать в течение 4-х лет. Это значит, что составлять акт об уничтожении данных документов можно только в 2018-м году. Если рассматривать электронную версию, то программа 1С просто не даст включить в акт об уничтожении дела, которые еще должны храниться.
Дела внутри описи фонда распределяют с учетом следующих признаков:
• структурного (в соответствии с принадлежностью дел к структурным подразделениям. Например, в описи могут быть разделы: «Секретариат», «Отдел кадров», «Бухгалтерия» и др.);
• хронологического (по периодам или датам, к которым относятся дела);
• номинального (по видам и разновидностям документов).
Дела систематизируются в описи по признакам, применение которых наиболее целесообразно для документов фонда.
Чаще всего при систематизации используют несколько признаков.
В Примере 5 дела систематизированы в описи по номинальному признаку.
Описательная статья описи – это совокупность сведений о деле, включающая следующие графы (см. Пример 5):
• графа 1 – порядковый номер;
• графа 2 – индекс дела по номенклатуре дел (при ее наличии). При отсутствии номенклатуры дел в организации графу 2 можно изъять, оговорив данное действие в предисловии к описи;
• графа 3 – заголовок дела (в т.ч. указывается подлинность документа);
• графа 4 – дата дела;
• графа 5 – количество листов в деле;
• графа 6 – заполняется по необходимости (в основном ее используют для различных записей при хранении дел в Архиве).
Хранение, сдача в архив и уничтожение бухгалтерских документов организации
Необходимость передачи документов в архив при ликвидации регламентируется п. 10 ст. 23 Федерального закона «Об архивном деле Российской Федерации». Документы с не истекшим сроком хранения передаются на хранение в государственный или муниципальный архив.
Предварительная подготовка документов, включает в себя следующее:
- экспертиза документов для установления ценности и сроков хранения;
- оформление дел;
- описание документов, подлежащих временному и постоянному хранению;
- прошивка документов, если она не была выполнена ранее;
- согласование с принимающим архивом.
Перед тем как сдать документы в архив, нами проверяется правильность архивной обработки каждого из них. При выявлении ошибок или недоработок мы их исправляем и выполняем грамотную подготовку для гарантированного принятия их в государственный или муниципальный архив.
Перед тем как сдать документы в архив при ликвидации, необходимо знать, какая именно документация должна быть передана на хранение в государственный или муниципальный архив.
А именно:
- трудовые договоры и соглашения, а также подрядные договоры;
- приказы о приеме и увольнении сотрудников, начислении зарплаты,
- личные карточки работников согласно форме Т-2;
- документы о выдаче заработной платы, пособий, а также иных выплат;
- а также иные документы, возникшие в процессе деятельности организации и подлежащие временному или постоянному хранению.
Для гражданина первыми и основными действием для запуска процесса банкротства, является составление заявления и сбор необходимых документов – приложений к данному заявлению. Именно от того, правильно ли и грамотно составлено заявление, все ли собраны нужные материалы, действительно ли они подтверждают неплатежеспособность, зависит исход самой процедуры банкротства. В отношении физического лица, суд банкротство открывает после того, как признает поданные документы и основания, изложенные в заявлении достаточными для этого.
Заявление о банкротстве гражданина должно соответствовать общей процессуальной структуре, и содержать такие основные пункты:
- Адрес и наименование суда, уполномоченного рассматривать такое заявление.
- Сведения о должнике: где живет, место работы, учебы, паспортные данные, индивидуальный налоговый номер, сведения о детях, средства связи.
- Сведения о кредиторах (наименование и адрес).
- Основания, на которые опирается заявитель, подтверждающие его несостоятельность.
- Сведения о доходах и размере долгов.
К заявлению следует приложить документальное подтверждение оплаты судебных издержек за рассмотрение дела, а также документы для банкротства, четко прописанные в законе о несостоятельности. К ним относятся:
- Документы, подтверждающие невозможность выплатить свои долги. Например, справка о задолженности, письменная претензия кредитора и т.п. – счет о состоянии непогашенной задолженности.
- Подтверждение существующих обязательств, по которым у гражданина существует долг. Например, договора о займах, кредитах, долговые расписки.
- Выписка по всем существующим или существовавшим счетам за последние 3 года.
- Сведения из ЕГРИП в виде выписки о том, ведет ли заявитель хозяйственную деятельность в качестве индивидуального предпринимателя. Действительна такая выписка только 5 дней.
- Списки, по утвержденной Минэкономразвитием России форме обо всех лицах, кому должен заявитель, и тех, кто должен ему, с подробным описанием суммы долга, номер и дату договора или иного рода сделки.
- По утвержденной Минэкономразвитием России форме, опись всего имущества заявителя, а также предоставить копии документов, подтверждающих право собственности на имущество или корпоративные права.
- Банковская справка за последние 3 года о наличии счетов, депозитов, состоянии счетов, движении средств, наличии электронных денег или переводов за указанный период.
- Копия страхового свидетельства о пенсионном страховании со сведениями о состоянии лицевого счета.
- Процедура банкротства физ лица, который на момент подачи заявления в суд является безработным, включает в себя обязательный запрос справки о присвоении заявителю статуса безработного.
- Копия свидетельства о браке должника, если он состоит в браке на момент подачи документов в суд.
- Справка из налоговой службы, если заявитель состоит там на учете.
- Если брак заявителя был расторгнут не ранее, чем за три года до обращения в суд, то к заявлению следует приложить и копию документа о расторжении брака.
- При наличии брачного контракта, его также необходимо предоставить суду.
- Судебные решения или иные документы о разделе супружеского имущества (если таковое имело место быть) за три предшествующих банкротству года.
- Копии документов о рождении детей.
Указанный перечень документов является обязательным, когда гражданин банкротство инициирует по собственному волеизъявлению, в связи с тяжелым финансовым состоянием. Для него такой исход может быть наиболее полезен, так как не все имущество должника физического лица подлежит изъятию и продаже. Так, например, единственное жилье может быть спасено от посягательств кредиторов. Вместе с квитанциями об оплате госпошлины и внесении денежной суммы на депозит суда для оплаты арбитражного управляющего, заявление с указанными документами должно быть подано в арбитражный суд.
Сдача документов в архив является одним из ключевых этапов делопроизводства. Речь идет о внутреннем архиве организации. Самыми сложными вопросами являются временной промежуток и правила хранения архивных документов, поскольку требования и положение разбросаны по разным нормативно-правовым актам. В любой организации есть документация (управленческая, кадровая, бухгалтерская), которая ежегодно подшивается в единое дело и подлежит хранению.
Полный методический перечень типовой управленческой документации и сроки хранения каждой из таких папок дела даны в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (с изменениями, внесенными 16.02.2016). О том, как долго должна храниться кадровая документация, говорят Трудовой кодекс (все, что касается расследования несчастного случая на производстве, — 45 лет) и закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (по личному составу любое дело, созданное до 2003 года, должно храниться 75 лет, любое более позднее дело — 50 лет). Порядок работы с бухгалтерскими и налоговыми документами определяет Налоговый кодекс, закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и ряд подзаконных актов.
Работа профессионалов
Именно поэтому передача документов в архив при банкротстве должна осуществляться исключительно профессионалами — таким образом вы сможете сэкономить массу времени, сил, нервов. Наша компания за своими плечами имеет плодотворный опыт архивной деятельности. Мы оказываем широкий спектр архивных услуг, среди которых особое место занимает сдача архива при банкротстве. Доверив передачу документов в архив именно нам, вы можете быть уверены в том, что сдача документов в архив при банкротстве будет осуществлена в кратчайшие сроки и максимально качественно.
Когда компания по тем или иным причинам заканчивает свою деятельность, у руководства и бухгалтерии возникает логичный вопрос: как сдать документы в архив при ликвидации? Ведь в процессе деятельности образовалось достаточно документов, которые подлежат хранению на протяжении определенного времени. На вопрос о том, как сдать документы в архив, могут ответить специалисты нашей компании. Более того, мы возьмем на себя данный процесс.
Архивное законодательство о передаче документов при ликвидации предприятий
Фрагмент документа. Пункт 9.7 Основных правил работы архивов организаций
9.7. При ликвидации организации ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником.
9.7.1. При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива, без правопреемника документы постоянного срока хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящей организации. В случае невозможности передачи документов в вышестоящую организацию по решению комиссии, образованной для передачи дел и имущества (ликвидационной комиссии), согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в государственный архив.
9.7.2. Документы по личному составу ликвидированной организации при отсутствии правопреемника и вышестоящей организации передаются на временное хранение в специализированный архив (центр) документов по личному составу, а при его отсутствии — в государственный архив.
9.7.3. Уничтожение документов с неистекшими сроками временного хранения организаций, ликвидируемых без правопреемника, проводится только по решению соответствующего органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации или муниципального образования и оформляется актом с приложением описи уничтожаемых документов.
9.7.4. Документы ликвидируемой без правопреемника организации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются в порядке, установленном в п. 2.4.1 — 2.4.7 настоящих Правил.
9.7.5. Организацию упорядочения документов ликвидируемой организации, передачи их на хранение или уничтожение осуществляет ликвидационная комиссия.
Эти основные положения, приведенные в разд. 9 Основных правил, являются основанием для проведения процедуры передачи дел.
Рассмотрим ситуацию, когда у ликвидируемого предприятия его правопреемник отсутствует. При этом мы должны руководствоваться п. 9.7.1 Основных правил. В данном случае прежде всего мы должны определить, является ли наше ликвидируемое предприятие источником комплектования государственного архива. Это можно узнать у соответствующего органа управления архивным делом.
Обычно госархив формируют крупные предприятия, действующие в системе федеральных министерств или ведомств. Основные правила для ликвидируемых организаций, у которых правопреемник отсутствует, предлагают два алгоритма действий:
Первый вариант — это передача архива ликвидируемого предприятия в вышестоящую организацию;
Второй вариант — передача такого архива в соответствующий государственный архив.
Если у организации нет ни правопреемника, ни вышестоящей организации, следует передать бумаги в один из специализированных архивов (центров) документов по личному составу. Они созданы в некоторых субъектах Российской Федерации. Например, в Москве подобные архивы действуют на основании Постановления Правительства Москвы от 01.02.2000 N 81 «О создании архивов административных округов».
Но следует отметить, что такие архивы или центры в нашей стране пока созданы далеко не везде. В случае отсутствия такого архива функции архивов по личному составу возложены на соответствующие государственные архивы.
Итак, наиболее частой бывает ситуация, когда ликвидируется предприятие, которое ранее никогда не являлось источником комплектования государственного архива. При этом отсутствует правопреемник ликвидируемого предприятия (допустим, его хозяин просто официально решил закрыть свое дело). Естественно, отсутствует и вышестоящая организация. На этом наиболее распространенном случае автор данной статьи и хотел бы остановиться подробнее.